Ten dirba labai daug talentingų administracinių padėjėjų. Aš sutikau daugybę žmonių - tiek vyrų, tiek moterų, kurie padarė karjerą kaip vykdomieji padėjėjai, biurų vadovai ar administracijos koordinatoriai, ugdydami savo talentus renginių planavimo, projektų valdymo ir klientų aptarnavimo srityse, kad gerai apmoka karjerą. Šis darbas yra svarbus ir palaiko verslą.
Tačiau nesu administracinio asistento padėjėjas ir nesu ypač talentingas atliekant šias administracines užduotis. Puikiai bendrauju su klientais, tačiau, kai reikia koordinuoti kelių žmonių keliones ir pervežimus, nesu tavo mergina. Aš esu draugiškas, tačiau mano balsas, panašus į savo balsą, kaip ir 10-mečio, netenka profesionalaus telefono elgesio. Aš natūraliai nežinau, kiek svarų bulvių salotų užsisakyti 20 asmenų pietums. Tiesą sakant, aš niekada neplanavau didelio vakarėlio - mama planavo visas mano vestuves.
Ir vis dėlto dažnai buvo manoma, kad dirbdama imsiuosi administracinių pareigų - užsirašinėti pastabas, užsisakyti pietus, pasidaryti kopijas - nes esu vienintelė projekte dalyvaujanti moteris. Panašią patirtį su manimi pasidalino ir daugelis profesionalių moterų. Tiesą sakant, buvusi leidybos ir žiniasklaidos pramonės kolegė neseniai man pasakė, kad jos kolegos vyrai laikė savaime suprantamu dalyku, kad ji siųsdavo kalendorinius kvietimus, rezervuotų susitikimų kambarius ir darytų pastabas įvairiems departamentams. Ji yra vyresnioji direktorė ir turi daugiau nei 15 metų patirtį, lygią ar didesnę už savo kolegas.
Dar labiau nerimą kelia prielaida, kad moterys yra labiau pasirengusios atlikti šiuos veiksmus, nei yra jų vyrai. Nors mes padarėme tiek didelę pažangą, kai kurie (nors, žinoma, ne visi) mūsų vyresnio amžiaus kolegos vyrai, atrodo, negali suklaidinti įsitikinimo, kad mes, vyrai, tiesiog geriau rašome užrašus ir išsiunčiame kvietimus.
Aš nesiryžtu parašyti „kaip“ kūrinio apie tai, kaip elgtis šioje situacijoje, nes atsakomybė už kultūrinių tradicijų atstatymą neturėtų tekti tik vienai lyčiai. Bet jei jūs esate panašus į mane, turite ką nuveikti (tikrasis darbas, darbas, kurį turite sumokėti) ir turite šią problemą užklupti pumpurą, kai ji vyksta. Taigi, pripažįstant, kad tai yra trumpalaikiai problemos, kurios taisyti prireiks daugiau nei poros darbo dienų, taisymai, štai kas man padėjo.
1. Paklauskite savęs: ar tai akimirka „Visos rankos ant denio“, ar tai netinkama?
Aš neprieštarauju, kad būsiu „padirbėjęs ant denio“ situacijos metu. Pvz., Aš šiuo metu dirbu mažame startuolyje ir dėl įmonės dydžio bei biudžeto prisiimu atsakomybę, susijusią su operacijomis, finansais ir žmogiškaisiais ištekliais, kurių paprastai iš rinkodaros kažko nereikia. Aš nemanau, kad šios papildomos pareigos yra tinkamos, o žemės klojimas pradedančiųjų pasaulyje.
Kita vertus, jei pastebėsite, kad jūsų komandos nariai pakartotinai prašo jūsų (vietoj kitų vienodai darbingų specialistų, o ypač vietoj savo kolegų vyrų), pasirūpinti administracinėmis užduotimis, nesusijusiomis su jūsų padėtimi, pavyzdžiui, užsisakyti arba pasiimti priešpiečių - pereikite prie Nr. 2.
2. Nenustatykite precedento
Vienoje iš pirmųjų pareigų baigdamas mokyklą pirmą dieną pasiūliau pasiimti pietus savo viršininkui. Aš stengiausi būti gražus, bet nesąmoningai sukūriau pavojingą precedentą: Vėliau jis manęs paprašė, kad aš visą laiką gaučiau jam pietų.
Būti draugiškam ir paslaugiam nėra nieko blogo, tačiau yra daugybė būdų, kaip išreikšti norą peržengti ir pareikalauti pareigų, išskyrus asmeninių pavedimų vykdymą ar pašokimą, kai kam nors reikia „FedExed“. Pasimokyk iš mano klaidos ir ilgai ir sunkiai galvok, prieš eidamas šiuo keliu.
Tiesą sakant, jūs taip pat galite sukurti precedentą, kurio nedarysite: Jei esate projekto komandoje, kuriai nėra paskirtas administracijos asmuo, skirkite laiko pirminio planavimo susitikimo metu ir tiesiogiai kreipkitės į klausimą, kas rūpinkitės susitikimų organizavimu, dokumentų spausdinimu ir pan. Iš „get-go“ rekomenduokite, kad šios užduotys būtų padalintos visiems arba kad komandos nariai pakaitomis.
3. Mokykite juos, kaip žvejoti
Savanorystės tikslas atlikti administracines užduotis turėtų būti parodyti jūsų norą bendradarbiauti ir atlikti darbą, o ne parodyti, kad tiesiog darysite darbą kitiems žmonėms. Turint tai omenyje, jei pastebite, kad kolegos pakartotinai prašo nuskaityti, siųsti faksu, kopijuoti ar planuoti susitikimus, tiesiog pasakykite: „Leiskite parodyti jums, kaip tai padaryti, kad nereikėtų manęs nuolat klausinėti. Tai tikrai lengva. “Ir tada eikite juos per procesą.
Tai tiek atgrasys žmogų iš naujo paklausti šio palankumo, tiek sumažins kvailą požiūrį „Aš tiesiog toks bejėgis ir blogas su technologijomis, argi ne taip miela?“, Kuris dažnai lydimas šių prašymų. Jūs ir aš abu žinome, kad tokios užduotys nereikalauja stebuklingų galių, o tik kelias minutes laiko. Ir kalbant apie laiką:
4. Stovėkite už savo brangų laiką
Jei kolega paprašo jūsų nukopijuoti ir sutvarkyti 40 puslapių dokumentų šūsnį, jis prašo skirti laiko užduočiai, kurią galėtų atlikti daugelis žmonių, užuot dirbę prie jūsų tikrųjų projektų, kuriuos, tikėtina, galite padaryti tik jūs.
Kanceliarinė veikla yra svarbu, bet tai nereiškia, kad turite jais rūpintis diena iš dienos. Jūs turite atlikti kitą darbą, o laiko atėmimas gali turėti neigiamą poveikį. Jei jūsų našumas nukenčia dėl to, kad per daug laiko praleidote administracinėms užduotims, jūsų vadovas tai matys kaip nesugebėjimą efektyviai nustatyti prioritetus. Taip pat galėtumėte nusiųsti pranešimą, kad iš tikrųjų renkatės darbą, susijusį su operacijomis. Vietoj to atminkite, kad bet kokia „neprivaloma“ atsakomybė turėtų būti galimybė pademonstruoti savo įgūdžius, tobulėti profesionaliai arba parodyti vadovui, kad sąmoningai galvojate apie savo ateitį bendrovėje.
Negaliu pakankamai pabrėžti, kad administraciniame darbe nėra nieko žeminančio. Bet jei jūs nesate administracijos vaidmuo, nėra jokios priežasties, kodėl jūsų kolegos turėtų reikalauti ar manyti, kad esate numatytasis administratorius vien todėl, kad esate vienintelė moteris konferencijų salėje. Atsistokite sau ir grįžkite į darbą.
