Kartais jūs turite parašyti griežtus el. Laiškus.
Turite dalytis atsiliepimais su kitu, esančiu kitoje įstaigoje, arba nesutikti su suinteresuotosiomis šalimis, arba pasakyti kam nors, kas juos sujaukė. Kvietimo ar asmeninių susitikimų sukūrimas būtų per didelis reagavimas (ir rizikuotumėte situaciją padaryti dar didesne). .
Tai reiškia, kad kai klaidingiausiai gali būti klaidingai suprantamos geriausios pastabos, rizika yra dar didesnė, kai turite ką pasakyti.
Kaip kažkas, dirbantis nuotoliniu būdu, aš žmonėms nuolat siunčiu el. Laiškus. Ir nors aš tai dariau šimtus kartų, vis tiek gaunu mažą duobutę į skrandį, kai rašau, kad kažkieno darbe reikia daug pokyčių.
Tačiau žmonės dažnai reaguoja daug pozityviau, nei aš būčiau įsivaizdavęs. Kredituoju mano naudojamą formulę, dėl kurios atšiaurūs el. Laiškai yra kuo malonūs ir naudingi.
Štai kaip jis suskaidomas:
1 eilutė: pasakykite ką nors draugiško
Kai rašote įžanginę eilutę (po sveikinimo, tai yra), gali būti naudinga įsivaizduoti, kad tai pokalbis. Jei kas nors eitų prie tavęs ir nugrimztų tiesiai į jų tašką, tave atstumtų.
Štai kodėl tokia eilutė kaip „ Kaip buvo jūsų savaitgalis? arba aš tikiuosi, kad šis užrašas jums atrodo tinkamas ir nereikalingas, kaip gali atrodyti, ir padeda teisingą užrašą.
2 eilutė: Ačiū Jam ar jai
Jei tinka, malonu pastebėti kito žmogaus pastangas. Jūs nenorite pasinerti į tai, ką jie padarė neteisingai, nepripažindami savo laiko, kurį praleido bet kur, ką išsiuntė.
Tai taip paprasta, kaip: Labai ačiū už tai.
3 eilutė: atkreipkite dėmesį į ką nors teigiamo
Niekas nenori jaustis kaip idiotas (arba kaip jūs manote, kad jie kvaili). Taigi, nors nenorite mušti aplink krūmą, svarbu skirti laiko ir nurodyti vieną kito žmogaus stiprybę.
Pabandykite, matau, kur tai galėtų nuvesti. Pavyzdžiui, galite pasakyti tiesioginę ataskaitą, kurioje galite pamatyti, kaip jų įgyvendinta strategija padėtų komandai geriau veikti. Arba galite pasakyti kolegai, kad jie padarė puikų darbą spręsdami pagrindinį kliento rūpestį.
Žinoma, svarbu, kad šis komentaras būtų sąžiningas. Turėtumėte paminėti tai, kas iš tikrųjų naudinga, ir neturėtumėte gailėti pagyrimų taip plačiai, kad likusi jūsų žinutė visiškai užmerktų gavėją.
El. Pašto adresas: eikite per pokyčius (ir rezultatus)
Patikėkite ar ne: žmonės vertina žinodami, kodėl nusprendėte daryti dalykus kitaip. Tai prieštarauja intuicijai (nes kas gi nori išgirsti, kaip jie smulkiai sujaukė?), Tačiau iš tikrųjų tai rodo, kad tu turi aukštą jų nuomonę.
Tai rodo, kad jūs nesutiksite su jais vien dėl to. Be to, tai rodo, kad jie yra pakankamai protingi, kad galėtų mokytis iš atsiliepimų ir įgyvendinti jūsų lūkesčius.
Norėdami pernelyg nesigilinti į tai, kas suklydo, apsiribokite sakiniais, kurių formatas yra …. Ir jei turite daugiau nei vieną pakeitimą, naudokite kulkas.
Tai atrodo taip:
Arba:
- Pamatysite, kad mes atlikome keletą pakeitimų aikštės denyje, remdamiesi vadovų komandos atsiliepimais.
- Be to, aš norėčiau, kad tie pokyčiai vyktų ir per kitus pristatymo aspektus, nes mes norėtume, kad jie būtų nuoseklūs.
Paskutinė eilutė
Visada paklauskite, ar galėtumėte ką nors paaiškinti ar atsakyti į klausimus.
Nors prašau praneškite, jei galiu atsakyti į bet kokius klausimus, kurie gali atrodyti akivaizdūs, jie tarnauja tikslui. Tai daro visą jūsų el. Pašto dvasią labiau bendradarbiaujančią.
Staiga jis pereina nuo sakydamas „čia yra pokyčiai - laikotarpis“ į „čia yra pokyčiai“ - galėtumėte man pranešti, jei kuris nors iš jų neturi prasmės? “Tai rodo, kad jūs vis dar vertinate kito žmogaus nuomonę.
Tuomet viskas, ką palikote, yra atsijungimas - tai padarys bet koks standartinis atsijungimas (geriausia nuoširdžiai, ačiū!).
Viską sudėjus
- Pokyčių pavyzdys ir kaip tai duos teigiamą rezultatą
- Jei taikoma: dviejų pakeitimų pavyzdys ir kaip tai duos teigiamą rezultatą
- Jei taikoma: trijų pakeitimų pavyzdys ir kaip tai duos teigiamą rezultatą
Dabar, kai surašėte tikrai konstruktyvų atsiliepimą, skirkite minutę laiko pagalvoti apie savo temą. Galbūt viskas, ko jums reikia, yra atsakymas, tačiau gali būti, kad nedidelis pakeitimas turi įtakos visam tonui. (Ar žinojai, kad „šiandien“ geriau už „skubų“? Daugiau apie tai - ir kitų žodžių, kurių reikia vengti - čia.)
Ne kiekviena jūsų siunčiama žinia bus pilna pagyrimo - ir tai gerai. Jei sugaišite laiko apgalvotai parašyti, tai nukeliausite dar ilgai.
