Pastaruoju metu vis dažniau skambinu su verslu susijusiais telefono skambučiais, kurie, nepaisant buvimo su protingais žmonėmis, paliko man blogą įspūdį. Žinoma, skambučiai atrodo gana paprasti, tačiau viskas, pradedant technologiniais nesklandumais, kurių buvo galima išvengti, ir prastas laiko valdymas, gali iš tikrųjų paveikti jūsų klientų ir kolegų įspūdžius apie jus (jau neminint jūsų produktyvumo).
Taigi, kaip ir nerašytos el. Pašto ir susitikimų taisyklės, aš pateikiu verslo telefonų ir konferencijų skambučių, kurių turėtų laikytis visi, gaires. Štai vis produktyvesni (ir mažiau erzinantys) skambučiai amžiams!
Prieš skambindami susitarkite, kuris asmuo skambina kam ir kuriuo numeriu. El. Laiškų siuntimas praėjus trims minutėms po skambučio turėjo prasidėti „kur turėčiau jums paskambinti?“ eikvoja visų laiką.
Paprastai, jei kažko klausiate kažkieno, turėtumėte pasiūlyti paskambinti jam. Jei padedate kam nors kitam, paprašykite, kad tas asmuo jums paskambintų, kad niekam nereikėtų persekioti.
Suplanuokite skambutį tiek laiko, kiek jums reikia, ir atminkite, kad tai gali būti penkios, 10 ar 20 minučių. Jūs neturėtumėte suapvalinti arčiausiai 30 minučių.
Jei iš anksto žinote, kad vėluosite skambinti, praneškite kitam asmeniui el. Paštu ir pasiūlykite paskambinti jam ar jai, kai būsite pasiruošę.
Jei asmuo, kuriam skambinate, nepasiima, nepalikite žinutės pirmą kartą. Pabandykite dar kartą po 1–2 minučių ir, jei jis nesirenka, palikite žinutę ir el. Laišką, leisdami jam žinoti, kad paskambinote, ir nurodydami, kiek daugiau laiko turėsite. Nepaskambinkite po to, nebent tai būtų skubi.
Jei kalba daugiau nei du žmonės, nustatykite telefono ryšį iš anksto. Čia yra daugybė nemokamų paslaugų, tokių kaip „UberConference“.
Skambinkite kuo mažiau žmonių ir įsitikinkite, kad visi ten reikalingi. Kuo daugiau žmonių linijoje, tuo mažiau visi kreipia dėmesį.
Įsitikinkite, kad skambinate iš tylios, geros signalo vietos. Jei įmanoma, naudodamiesi sausumos linijomis, išvengsite signalo problemų.
Jei atsidursite triukšmingoje vietoje, nedelsdami praneškite žmonėms, kad būsite nutildyti, nebent jūs kalbėsite. Tai reikia gerbti.
Jei neskambinate iš telefono, kurį naudojate reguliariai, įsitikinkite, kad žinote, kaip juo naudotis. Tai ypač svarbu naudojant nežinomą biuro telefonų sistemą.
Aš nerekomenduoju naudoti skaidrių, kad ką nors pateiktumėte skambučio metu, nebent jūs darote demonstracinę versiją, bet jei esate, nesiųskite jų el. Paštu. Vietoj to, naudokitės ekrano bendro naudojimo paslauga, tokia kaip „GoToMeeting“ arba „Screenleap“, kad įsitikintumėte, jog žmonės nežiūri, peršoka į priekį ir tada nebeatsimena.
Jei naudojate ekrano bendro naudojimo paslaugą, įsitikinkite, kad ji veikia prieš prasidedant skambučiui ir kad jūsų kolegos turi viską, kas jiems reikalinga prieš skambinant.
Jei pirmą kartą susitinkate su žmonėmis ar tikrai norite, kad žmonės atkreiptų dėmesį, pagalvokite apie vaizdo konferencijas.
Pradėkite laiku, kaip ir susitikimų metu. Laukti stragglers tik skatina.
Jei prisijungiate prie konferencijos pokalbio, nedelsdami prisistatykite, kad niekas nenustebtų, kad tris minutes klausėtės, jų manymu, pokalbio „vienas su vienu“.
Jei kas nors prisijungia pavėluotai, neprisipažink. Jis eikvoja visų kitų laiką. Paskatinkite šį asmenį pokalbio pabaigoje susivokti su kuo nors ir pamatyti, kas buvo praleista.
Apžvelkite, kas esate ir kodėl skambinate per pirmąsias 120 sekundžių po skambučio, tada nustatykite savo darbotvarkę ar tikslą. Kiti skambučio žmonės turėtų iš karto žinoti, ko norite.
Pirmosiomis kiekvieno skambučio minutėmis patvirtinkite, kiek laiko visi turi kalbėti, kad galėtumėte atitinkamai valdyti pokalbį.
Jei linijoje yra daugiau nei trys žmonės, organizatorius turėtų greitai paskambinti vardiniu skambučiu, kad įsitikintų, jog ten yra visi, ir, jei įmanoma, trumpai pristatyti juos.
Apsilankykite individualiuose prisistatymuose tik tuo atveju, jei tai padės verslui susitvarkyti ir įtraukite tai į jūsų darbotvarkę. Priešingu atveju sugaišite daug laiko.
Nebent kalbėtumėte apie tai, kad dalijatės savo patirtimi, turėtumėte kalbėti ne daugiau kaip 70% laiko. Jei linijoje yra daug žmonių, šis skaičius sumažėja iki 25%.
Laikykite trumpus sakinius ir reguliariai darykite pertraukas tarp idėjų. Tai leis žmonėms įeiti ar užduoti klausimus.
Jei esate skambučių organizatorius, jūsų darbas yra kviesti žmones dalyvauti, jei jie nekalba ir kažkas kitas monopolizuoja pokalbį.
Strategiškai naudokite nutildymo mygtuką. Jei nutildysite 90% skambučio, greičiausiai nevisiškai atkreipiate dėmesį.
Nebūkite tas asmuo, kuris tikrina el. Paštą ir turi paprašyti pakartoti klausimą. Jei pastebite, kad tikrinate el. Paštą daugumos skambučių metu, jie yra per ilgi, juose dalyvauja per daug žmonių, arba jums nereikia būti jais.
Likus penkioms minutėms iki skambučio pabaigos, įspėkite visus, kad jis įvyksta, ir paklauskite, ar nėra klausimų. Jei įmanoma, neleiskite jam bėgti - tai nepagarbu kitų žmonėms.
Sekite kitus veiksmus, kai skambutis tęsis, ir atsiųskite juos el. Paštu kaip priminimą.
Pasakyk mums! Kokia jūsų mėgstamiausia telefono skambučio taisyklė? Bet ko mes praleidome?
