El. Paštas: jis randa kelią į kiekvieną mūsų gyvenimo kampelį. Asmeninis el. Paštas. Darbo el. Mokyklos el. Antras asmeninis el. Paštas (už šlamštą). Verslo pasaulis yra svarbiausia el. Pašto tvarkyklė, per dieną sugeneruojanti daugiau nei 108 milijardus el. Laiškų.
Kai el. Paštas dominuoja jūsų pokalbiuose visais gyvenimo aspektais, ypač profesiniame gyvenime, kiekvieną dieną siųsite daug užklausų. Nuo to, kad paprašote, kad kas nors buhalterijoje parengtų jums ataskaitą, ir paprašykite, kad kažkas suprojektuotų grafinį dizainą, kad padėtumėte suformatuoti pasiūlymą, tikriausiai siunčiate daug el. Laiškų, kuriuose prašoma palankumo.
Tačiau kai jūsų užklausa nėra asmeniškai, gavėjui tampa per lengva ignoruoti jūsų pranešimą, kol jis dingsta užmirštuose aplanke arba, dar blogiau, jį visiškai ištrinti.
Taigi, kai jums reikia palankumo, kaip parašyti el. Laišką, kuris gaus atsakymą? Trumpas atsakymas yra: atsargiai. Čia yra keli patarimai, padėsiantys sukurti pranešimą, kuris iš tikrųjų atkreiptų jūsų skaitytojo dėmesį ir jums reikalingą atsakymą.
Naudokite temą eilutei savo naudai
Pirmiausia: temos eilutė yra dėl priežasties. Naudokite jį, kad aiškiai praneštumėte gavėjui, kodėl ką tik pridėjote naują el. Laišką prie jo gautų laiškų aplanko, ir iškart padidinsite galimybę, kad jis ar ji tikrai atidarys.
Neaiški temos eilutė (pvz., „Klauskite“) nėra naudinga ir gali erzinti. Jūs nenorite, kad kas nors atiduotų jūsų el. Laišką esant susierzinusiai būsenai, kai jums kažko reikia. Gerbkite gavėjo laiką ir leiskite jam tiksliai žinoti, kodėl jūs išsiuntėte pranešimą. Pavyzdžiui: „Reikia jūsų apžvalgos: programos brošiūros pritaikymai“.
Reikia pagalbos kuriant puikią temą? Peržiūrėkite šiuos patarimus.
Sveikinkite savo skaitytoją prieš pateikdami reikalavimus
Aš dažnai gaunu studentų el. Laiškus, kurie iškart pradeda užklausą, paklausimą ar klausimą, nesivargindami pirmiausia pasakyti: „Labas rytas“ ar net tiesiog „Labas“. Jūs (tikiuosi) neužsėsite į kažkieno kabinetą ir pradėsite rėkti reikalauja, todėl nedarykite to ir el. paštu.
Jums nereikia įsitraukti į ilgą malonumų sąrašą, tačiau nepakenksite įmesdami ką nors asmeniško prieš pradėdami savo prašymą: „Sveika, Randi! Kaip šį savaitgalį sekė 10K? Šeštadienį galvojau apie tave ir pasiunčiau gerus garsus. “Arba:„ Labas rytas, Jokūbai. Kaip praėjo tavo savaitgalis? Tai buvo puikus sodo oras - tikiuosi, jūs sugebėjote išnaudoti visas galimybes! “
Šie sveikinimai yra trumpi ir paprasti, tačiau jie rodo malonų nuoširdų gavėjų susidomėjimą. Prisimeni, ką sakiau anksčiau, nenorėdamas, kad atidarant savo el. Pašto adresą skaitytojas susierzintų? Sunku jaustis erzinančiam dėl to, kas komentuoja ar užduoda klausimą apie tai, kas tau svarbu. Pagaliau jūsų gavėjas yra žmogus, turintis jausmus ir interesus ne biure. Kartais geriausias būdas užmegzti ryšį su žmogumi ir pritraukti jį prie kažko, kad būtų jauku.
Prisiminkite, ko išmokote anglų kalbos pamokoje
Jei jūsų užklausa yra skubi, gali kilti pagunda skubiai išsiųsti el. Laišką su tekstu panašiais sutrumpinimais, skubotai parašytais sakiniais ir raibuliuojančiomis pastraipomis, kuriose nėra reikšmingų skyrybos ženklų. Jei atsidursite šioje būsenoje, sustokite. Giliai įkvėpk. Kai prašote pagalbos, paskutinis dalykas, kurį norite padaryti, yra tai, kad kam nors sunku suprasti jūsų prašymą. Jei gavėjas negali suprasti jūsų el. Pašto, tiesiog pakenkėte savo galimybėms gauti reikiamą pagalbą.
Pvz., Nemaloni pastraipa be tinkamų kablelių privers skaitytoją perskaityti ir perskaityti skyrius, kad įsitikintų, jog supranta, ką bandai bendrauti. Tam reikia papildomo laiko ir gali būti labai nelinksma - du dalykai, kurių norite išvengti. Pataisymas paprastas: parašykite išsamius sakinius. Padalinkite ilgas pastraipas į mažesnes dalis. Tinkamai naudokite kablelius.
Ir paskutinis skyrybos patarimas: Jei sakinius linkote baigti šauktukais, prašome liautis. Jei nepaskelbiate, kad jūsų komanda ką tik laimėjo bajilijono dolerių sandorį, jūsų sakiniui nereikia šauktukų eilės.
Nerašykite romano
Taip, siųsdami užklausą el. Paštu, turite būti atsargūs, pateikdami sveikinimą, išsamius sakinius ir tinkamas skyrybos ženklus. Bet visiškai įmanoma tuos dalykus įvykdyti ir pateikti savo prašymą tik keliais sakiniais, o ne keliomis pastraipomis.
Kai kurie karjeros ekspertai pataria, kad el. Laiškai neturėtų būti ilgesni nei penki sakiniai. Yra net įrankis, kuris gali padėti apsiriboti el. Laiškais iki pasirinkto sakinio skaičiaus.
Atsižvelgiant į jūsų užklausos sudėtingumą, ne visada galėsite laikytis pasiūlymo dėl penkių sakinių, tačiau turėtumėte parašyti savo pirmąjį juodraštį, tada pagalvokite, ar galite iškirpti kokią nors medžiagą, kad ją būtų lengviau perskaityti. Tada pažiūrėkite į galutinį produktą ir paklauskite savęs, ar prašymas yra aiškus, ar jis būtų patenkintas efektyviau telefonu ar asmeniškai.
Pavyzdžiui:
Pamatyti? Šlifuotas, bet iki galo. Užuot rašęs pastraipas apie priežastis, kodėl Randi būtų idealus kandidatas, autorius pateikė aiškų ir glaustą paaiškinimą, ko ji nori, o po to paprašė toliau jį aptarti.
Nesiųskite el. Laiško
Aš žinau - jūs tiesiog perskaitėte visą stulpelį apie efektyvaus „klausimo“ sudarymą el. Paštu, o dabar sakau, kad nespauskite „siųsti“. Koks susitarimas?
Įrašyti tą el. Laišką nebuvo švaistomi. Kartais įvesdami ir redaguodami užklausą galite lengviau apgalvoti savo pranešimą, kad jums būtų aišku, ko norite paklausti, kaip palaikysite prašymą ir kaip galėtumėte išspręsti klausimus ar rūpesčius, kylančius dėl užklausos. Tai gali būti vertingas pratimas, padėsiantis pasiruošti tiesioginiam klausimui.
Kai kurios užklausos yra visiškai tinkamos el. Paštu. Tačiau jei turite svarbų prašymą ir turite tiesioginį priėjimą prie asmens, kuris gali jums padėti, paklauskite savęs, ar asmeninis pokalbis būtų naudingesnis nei elektroninis prašymas. El. Paštu nėra jokio konteksto, balso tono, veido išraiškos ar emocijų. Kartais atsisėdęs nuo žmogaus ir leisdamas jam pamatyti savo tikrumą, jausmus, šypseną ar apmaudą - žinai, kad tave padaro žmogumi - gali tavo žinią parduoti kur kas geriau nei labiausiai apgalvotai sukurtą (bet neturinčią) -iš žmonijos) el.
Dėl įrašo aš nesu anti-technologija. Aš rašau daug el. Laiškų ir per daug laiko praleidžiu vikrindamas triušius per „Twitter“. Bet jei man tikrai reikia žmogaus įpirkos ar pagalbos, aš tikiu, kad galiu ir turėčiau stengtis pasiimti telefoną ar nueiti į jo kabinetą, kad paaiškinčiau, ko noriu ir kodėl, manau, kad tas žmogus gali man padėti.
Laikykite savo prašymą glaustą, tikslų ir nušlifuotą - elektroninį ar tiesioginį - ir turėsite daug didesnę galimybę gauti reikiamą pagalbą.
