Pašto adresą. Negaliu su tuo gyventi. Negaliu savo darbo atlikti be jo. Ar aš teisus?
Praėjusiais metais mes išsiuntėme daugiau nei 2, 5 milijardo laiškų. Ir štai blogos žinios. Nepaisant nemažo plėšikavimo, tikimasi, kad šis skaičius augs. Tūris yra problema, kaip ir laikas, kurį praleidžiate tam. Tiesą sakant, ataskaitose sakoma, kad jūs tai patikrinate maždaug 36 kartus per valandą. 36 kartus. Per vieną valandą.
Kai tik pradėsite svajoti apie tai, kas yra jūsų gautuosiuose, prireiks maždaug 16 minučių, kad atkreiptumėte savo dėmesį į kitus savo darbus. O jei jums reikia dokumento, kuris kažkur palaidotas jūsų el. Laiške, jį rasti jums užtruks apie dvi minutes. Atlikite matematiką: tai greitai padidina jūsų našumo marą.
Jums to reikia, kad atliktumėte savo darbą. Jūs negalite tiesiog griovį kaip blogo įpročio. Tiesą sakant, neabejotinai kažkas, kuo labai pasitikite, kad gautumėte informacijos, pritarimą ar atsakymus iš kolegų, kad galėtumėte patobulinti darbą.
Bet jei jums neaišku, ko norite iš kitų siųsdami el. Laišką, arba jei neužduodate gerų klausimų, prisiminkite tai 36 kartus per valandą? Taip, gerai, žiūrėkite, kad šis įvertinimas žymiai padidėtų. Neabejoju, kad tai skamba patraukliai. Čia yra keturi patarimai, kuriuos galite naudoti norėdami sumažinti ir pagreitinti mainus ir geriau nei bet kada bendrauti.
1. Paaiškinkite savo klausimą
Ar kada nors išmetėte idėją kolegai ir pasibaigėte klausimu: „Mintys?“ Jei jūsų tikslas yra gauti kažkieno indėlį per nustatytą terminą, projekto kryptį ar rekomendaciją dėl variantų, jūs turite suteikti jam ką nors daugiau specifinis darbui su. Galų gale, jis nenori daugiau laiko praleisti bandydamas iššifruoti jūsų pranešimą, nei norite praleisti skaitydamas jo atsakymą.
Jei ką tik išsiuntėte planą, kuriame reikia imtis veiksmų, pavyzdžiui, užuot baigę neterminuotą ir miglotą, „Mintys?“, Užduokite konkretų klausimą, pvz., „Ko reikės realiai įgyvendinant šį planą iki kitos savaitės ? Praneškite man, ar galiu ką nors padaryti, kad tai būtų pritaikyta ASAP. “Jūsų kolega sugebės greitai ir tiesiogiai atsakyti, o jūsų atsakymas bus kokybiškesnis.
2. Iškirpkite į Chase
Sara, A tipo projekto narė, su kuria dažnai dirbate, nori visko savaites anksčiau laiko. Ji vėl prie to. Gaunate el. Laišką su pristatymu su juokingai trumpu terminu. Jūs nusivylėte ir susigundėte atsakyti: „Ar galite man skirti daugiau laiko šiam projektui?“ Tikėdamiesi iš naujo derėtis dėl galutinio termino. Jei tai padarysite, prireiks dar pusšimčio atsakymų, jei norite išspręsti tik laiko juostą.
Geriau pasakykite savo kolegai, ką galite padaryti, ir palikite tai. Sveiki, Sarah, aš savo eilėje jau turiu tris kitus prioritetinius projektus. Aš tai padarysiu iki kito ketvirtadienio dienos pabaigos. Jei man pavyks tai padaryti greičiau, pranešu. Ačiū už kantrybę. Padaryta.
3. Nustokite klausinėti
Kai kurie pranešimai generuoja nereikalingus laiškus, nes nesąmoningai kviečiate atsakymus. Norėdami to išvengti, nustokite klausti: „Ar tai turi prasmės?“ Verčiau sakykite „Praneškite man, jei turite klausimų“. Jei gavėjas turi užklausą, jis jums praneš; priešingu atveju jis žinos, kad jokio atsakymo nereikia.
Taip pat galite uždaryti, pavyzdžiui, „praneškite man, jei nesame su tuo susiję“, arba „praneškite man, jei norite apie tai pakalbėti toliau.“ Ši glausta kalba leidžia suprasti, kad pokalbis baigtas, nebent išduoti gavėjo gale.
4. Neatsisakykite pavadinimo
Jūsų pranešimo tema yra aukso efektyvumas. Naudokitės tuo nekilnojamuoju turtu, kad skaitytojui būtų įdomu, kiek laiko jiems reikia skirti. Eikite tuos perteklinius el. Laiškus per pasą.
Pavadinimu nurodykite skubumą, rezultatą ir tvarkaraštį. Pvz., Pavadinime gali būti kažkas panašaus į: „Veiksmo reikia iki penktadienio vidurdienio | „Acme“ projektas numatomas kitą savaitę. “
Dabar jūsų skaitytojas žino, kad tam reikės šiek tiek dėmesio. Ji supranta, kad yra atsakymo ir darbo terminas, kurį jai reikia sutelkti, kad ji būtų baigta kitą savaitę. Tas atskiras ir konkretus teiginys neleidžia judėti pirmyn ir atgal.
Atsižvelgiant į tai, kiek laiko ir dėmesio reikia el. Laiškui, tiek siuntėjui, tiek gavėjui, galite pamatyti, kaip keli paprasti būdai padės jums siųsti pranešimus, kurie maina mažiau atsakymų ir pagerins bendrą bendravimą tarp jūsų ir jūsų bendradarbių ar klientų . Ar tai nebūtų šaunu? Kai jūsų komunikacija taps ypač efektyvi, jūs ne tik labiau jausitės kontroliuodami gautuosius, bet ir jūsų kolegos įvertins, kaip efektyviai jūs jiems taip pat padedate.
Tačiau atminkite, kad kartais geriausia yra tiesiog pokalbį atjungti. Paprastai tariant, jei nepavyksta išspręsti problemos trimis el. Pašto mainais arba jei dėl nepaprastai ilgos gijos įvyko netinkamas bendravimas, pasiūlykite tiesioginį pokalbį, kad galėtumėte greitai išspręsti problemą.
