Kaip jūs visi tikriausiai jau žinote dabar, aš esu didžiulis el. Pašto žinovas. Nesvarbu, ar norite žinoti, kaip sutvarkyti pašto dėžutę, išvalyti ją per savaitgalį, ar atlikti visą pavasario valymą, aš esu jūsų galva. Tačiau yra vienas dalykas, apie kurį dar nekalbėjome: kaip elgtis su atskirais el. Laiškais, kai jie gaunami.
Štai kastuvas. Geriausias būdas kontroliuoti gautus laiškus yra apsispręsti, ką daryti su kiekvienu el. Laišku pirmą kartą jį pamačius, užuot tiesiog žvilgtelėjęs į jį ir pažadėjęs su juo susitvarkyti vėliau. Tai turi du privalumus: tai užtikrina, kad gautieji visų pirma netampa netvarkinga netvarka, ir taupo laiką, nes nereikia žiūrėti į tą patį el. Laišką daugiau nei vieną kartą.
Skamba sunkiai, bet nėra - reikia tik šiek tiek suplanuoti ir pateikti keletą paprastų klausimų. Pradėkime.
Pasirinkite laiką
Pirma, nebent jūsų darbas reikalauja, kad jūs nedelsdami reaguotumėte į el. Laiškus, aš rekomenduoju kelis kartus per dieną perskaityti visus savo naujus laiškus. Šis laikas gali būti skirtingas kiekvieną dieną, jis tiesiog turi būti apgalvotas: Pvz., Šiandien aš atidėsiu nuo 9–10 ryto, kad einu per savo pašto dėžutę, tada vėl pažvelgsiu į 4–5. Tarp jų nuskaitysiu svarbius el. Laiškus, bet ignoruoju likusius.
Aš žinau, kad tai sunku padaryti (ir taip, aš buvau žinomas spustelėjęs GIF, einantį aplink!), Bet jei laikysitės šio grafiko, pastebėsite, kad einant per jūsų gautuosius yra daug mažiau pastangų. Jau nekalbant apie tai, kad turėsite realų darbą, turėsite daug laiko.
Paklauskite savęs to
Kitas žingsnis - peržiūrėti gautuosius, perskaityti kiekvieną el. Laišką po vieną ir užduoti sau šį greitą kiekvienos žinutės klausimų sąrašą:
1. Ar man reikėjo gauti šį el. Laišką?
Aš žinau, kad man skamba kaip sugedęs įrašas, bet jūs turėtumėte tai paklausti kiekvieną kartą. Tai geras priminimas atsisakyti prenumeratų, filtruoti ir pašalinti save iš sąrašų ir informacinių biuletenių, kurių jums nereikia. Sumažinti el. Laišką visada yra mano knygos laimėjimas.
2. Ar man iš viso reikia į tai atsakyti?
Keista, tačiau atsakymas ne visada yra „taip“. Jei tai informacinis ar grupinis el. Paštas, į kurį nereikia atsakyti, perskaitykite jį, atkreipkite dėmesį į naudingą informaciją, tada archyvuokite arba įdėkite jį.
3. Ar aš esu tinkamas asmuo, turintis tai spręsti, ar turėčiau tai atiduoti?
Panašiai prisiminkite, kad jums nereikia nešti naštos, kai darote viską, ko iš jūsų reikalaujama. Jūs žinote, ką aš turiu galvoje: tuos skaičius, kuriais naudojote, kol pasamdėte jaunesnįjį analitiką, tačiau jūsų viršininkas teiraujasi jūsų, vietoj to, kelionių planavimas, kuris iš tikrųjų turėtų vykti per kitą skyrių, skaičius, kurį jūs prašėte padaryti nors to nėra jūsų pareigybės aprašyme. Atlikite šias periferines užduotis tinkamam asmeniui. Ne tik išvalysite gautųjų aplanką, bet ir paliksite daugiau laiko pagrindiniam darbui atlikti.
4. Ar man reikia informacijos iš kažkieno, kad galėčiau atsakyti?
Jei atsakymas yra teigiamas, paprašykite to asmens dabar informacijos, kad galėtumėte perkelti el. Laišką iš savo lėkštės. Galbūt norėsite atsakyti, pranešdami siuntėjui, kad dirbate su juo, ir parašykite pastabą, kad po kelių dienų susisiekite su asmeniu, kurio laukiate. Tuo tarpu paduokite el. Laišką arba naudokitės „Boomerang“, jei norite jį reikiamu metu grąžinti į gautuosius.
5. Ar galiu atsakyti į el. Laišką dabar - per mažiau nei 5 minutes?
Štai kur dauguma žmonių keliauja aukštyn. Daugybė el. Laiškų nereikalauja papildomos informacijos iš jūsų ar kitų asmenų; į juos gana greitai galima atsakyti. Tokiu atveju iškart atsakykite į el. Laišką; tai sutaupys jums laiko antrą kartą perskaityti, apdoroti ir galvoti apie tai. Premija: kuo anksčiau atsakysite į el. Laišką, tuo priimtinesnis bus labai trumpas atsakymas.
6. Ar skubu?
Deja, skubumas nėra jūsų rankose, todėl, jei el. Laiškas yra skubus, nuspręskite, ar norite su juo susidoroti dabar, ar pasirūpinkite tuo, kai baigsite išvalyti gautuosius. Aš pasisakau už pastarąjį, nes jūs šiek tiek sulaužysite savo žingsnį, jei pereisite nuo to, kad kiekvienam el. Laiškui skirtumėte kelias minutes, o ne į vieną temą.
Susidurk su likusiais - pagal tavo sąlygas
Taigi kaip su likusiais? Jei el. Laiškui reikia daugiau nei penkių minučių atsakymo ir jis nėra skubus, nuspręskite, kada jums tinkamiausias laikas su juo susidoroti.
Aš dažniausiai elgiuosi su el. Laiškais, į kuriuos reikia ilgai atsakyti raštu gauto pašto aplanko pabaigoje. Arba, jei man yra įtempta diena, aš bumerangu juos iki tos dienos, kai manau, kad turėsiu daugiau laiko. Žinutėms, kurioms reikalingas didesnis darbas (maketavimas, maketavimas, „Excel“ skaičiaus graužimas), aš įtraukiu tas užduotis į savo darbų sąrašą ir suplanuoju, kad jų grafikas nekeltų el. Laiškų.
„Pro“ patarimas: kad šis procesas vyktų dar greičiau, nustatykite savo el. Paštą taip, kad, susitvarkę su vienu el. Laišku, jį atidavę ar ištrynę, būsite nukreipti tiesiai į kitą el. Pašto dėžutėje, o ne atgal į laiškų sąrašą. („Gmail“ galite tai padaryti naudodamiesi automatinio patobulinimo parinktimi „Google Labs“.) Tai užtikrins, kad gausite visus savo el. Laiškus, užuot skyrę laiko nuspręsti, kuriai žinutei atkreipti dėmesį į kitą!
