Praėjusį mėnesį pasiūliau tris patarimus, kaip geriau valdyti projektą, įskaitant tai, kaip tinkamai deleguoti, kaip maksimaliai išnaudoti įrankius ir kaip prasmingai uždaryti projektą. Tačiau projekto valdymas pateikia tiek daug unikalių iššūkių, nes yra didžiulė tyrimų sritis, nuolat pristatanti naujus požiūrius ir perspektyvas, todėl negalėjau atsisakyti keleto patarimų.
Šie patarimai sutelkti į tai, kaip iniciatyviai valdyti kelis dalykus, kurie gali jums parodyti kelią ir nugrimzti į jūsų sėkmę. Kartais atrodo, kad mažas nesėkmės demonas slepiasi kiekviename kampe ir laukia, kol pateiks jums gerą „susikaupimą“! Štai kaip rizikos valdymas, pokyčių valdymas ir apimties valdymas pagerins jūsų šansus sulaukti pasisekimo.
1. Atidžiai atkreipkite dėmesį į savo riziką
Rizika yra grėsmė, kuri dar neturi išsipildyti, ir pirmas dalykas, kurį galite padaryti, kad jis neįvyktų, yra tiesiog žinoti, kad jis egzistuoja. Jei kuriate naują programą, kurią klientai gali naudoti apmokėdami sąskaitas, rizika gali svyruoti nuo mažesnio ar vidutinio sunkumo (komandos narys paskiriamas kitam asmeniui, paliekant trumpą personalą) iki didžiosios (pakeitus mobiliųjų mokėjimų taisykles, jums reikia: naudoti visiškai skirtingas technologijas). Jūs negalite užkirsti kelio kiekvienai rizikai, bet išsami ir apgalvota bet kokios įsivaizduojamos rizikos ataskaita gali padėti jums valdyti galimybę.
Projekto planavimo etape sukurkite rizikos žurnalą, kuriame galėtumėte sekti bet kokią riziką, kuri gali sukelti iššūkį jūsų dienotvarkei, biudžetui ar jūsų galimybei užbaigti projektą. Internete galima rasti daugybę skirtingų šablonų, tačiau daugumoje jų siūloma įtraukti rizikos apibūdinimą, datą, kada ji iškilo, tikimybę, kad ji įvyks, ir pasekmių, jei tai įvyks, sunkumą. Kiekvienai rizikai turėtų būti paskirtas savininkas, kuris turėtų ją stebėti, o svarbiausia - prasmingas veiksmų rinkinys, kurio galima imtis siekiant sumažinti tos rizikos atsiradimo tikimybę (jei tokia egzistuoja). Pvz., Rizika, kad serveris gali sugesti, ir dėl to gali būti prarasti žmonių duomenys, gali būti nedidelė, bet labai sunki, patenkinama dėl atsarginių serverių diegimo švelninimo plano. Nors tikimybė yra nedidelė, poveikis būtų toks didelis, kad ankstyvi ir saugūs žingsniai siekiant įvertinti jo galimybę būtų verti sąnaudų ir pastangų.
Atminkite, kad tai turėtų būti gyvas, kvėpuojantis dokumentas, todėl reikia atsižvelgti į naują riziką ir ją stebėti, nes ji kyla projekto metu.
2. Padėkite pagrindą pokyčiams
Projekto valdymas būtinai reiškia, kad tam tikru būdu sutrikdote status quo. Ir ne paslaptis, kad daugeliui žmonių, švelniai tariant, sunku ir sunku. Baltojoje knygoje, skirtoje Projektų valdymo institutui, konsultantas Marge'as Combe'as aptaria pasirengimo pokyčiams koncepciją, kuri yra ir kapitalo, ir žmogiškojo, ir kitokio pobūdžio. Organizacija yra pasirengusi atsiduoti pokyčiams ir psichologinis žmonių, kuriems reikalingas bendradarbiavimas, noras. įgyvendinti pakeitimą. Jei negalite sau leisti atlikti pakeitimo arba jei visi jūsų darbuotojai yra pasižymėję protesto ženklais, akivaizdu, kad jūs negalite judėti pirmyn.
Taigi, ką galite padaryti, kad pamatytumėte pokyčius, didelius ar mažus? Apčiuopiamus pokyčių valdymo aspektus yra šiek tiek lengviau spręsti. Jei akivaizdu, kad neturite pinigų, įrangos ar technologinių galimybių darbui atlikti, tada į tai turite nedelsdami atkreipti dėmesį.
Atidžiau reikia atlikti kultūrinį ir psichologinį darbą. Jei darbuotojai ar klientai yra atsparūs pokyčiams, skirkite laiko suprasti, kodėl. Galbūt įvyko nesusipratimas, kurį galite pašalinti, arba esminė jūsų plano klaida, kurios jūs nesvarstėte. Kanceliarijos darbuotojų komanda gali nugirsti pakeitimą nuo popierinių formų apdorojimo prie elektroninių formų. Užuot darius prielaidą, kad komanda yra atspari pokyčiams, diskusija su jais dėl jų išlygų gali atskleisti, kad elektroninė sistema neturi būdų tvarkyti išimčių, o tai galiausiai suardys ir du atskirus procesus. Darbuotojų, kurie šią dieną naudotųsi diena iš dienos, supratimas gali padėti užtikrinti, kad pokyčiai tarnaus visai organizacijai.
Organizacijos, kuriose yra žmonių, kurie yra atviri pokyčiams ir supranta pokyčius bei jų naudą jiems, daug labiau linkę pamatyti, kad pokyčiai vyksta sklandžiai, nei tie, kurie savo žmones laiko tamsoje.
3. Pagalvokite apie šliaužimą kaip savo mirtingojo priešą
Apimties šliaužimas - kai jūsų projekto parametrai palaipsniui pranoksta pradines jūsų nustatytas ribas - yra dažnas projektų pašalinimas. Taip yra iš esmės todėl, kad dažnai atrodo prasminga išplėsti savo pradinę taikymo sritį. Galite pastebėti, kad akimirką „kodėl aš negalvojau apie tai“, plyšote kakta arba suinteresuotas asmuo įsitikino, kad papildomas skambutis ar švilpukas sutaupys darbuotojų valandas kiekvieną dieną.
Paprastai nesigilinkite į šiuos reikalavimus - kartoju, nedarykite jų.
Žinoma, kartais reikalavimai pasikeičia, ir šiandien gali būti lengviau pakeisti žaidimą, nei sugrįžti, kai viskas pasakyta ir padaryta. Bet šie papildymai dažnai prideda, todėl jūs patenkate tiesiai į nepatenkintą perteklinio biudžeto ir ne pagal grafiką.
Geriausias būdas išvengti šliaužimo yra praleisti daugiau laiko ir energijos iš anksto kaupiant reikalavimus, išsamiai apklausti asmenis, turinčius dalyko žinių, ir užduoti tinkamus klausimus, kad įsitikintumėte, jog nieko netrūksta. Ir neišvengiamu atveju, kurį jūs darote, atidžiai apsvarstykite savo taikymo srities pakeitimo išlaidas ir naudą. Jei reikia, turėkite vykstantį antrosios fazės patobulinimų sąrašą, kurį galėsite peržiūrėti dar kartą, kai pradinis projektas bus ne vietoje.
Tiek daug, kiek pasiekėte norimų rezultatų reikiamame laiko plane, galite atsekti kaip iniciatyvūs. Treniruokis, kad užuosti problemą dar prieš ją iškylant, ir pajusti apimties vilkiką, kol jis jus nukreipia blaškydamasis. Jūs negalvosite apie viską, tačiau įžvalga bet kurią dieną pranoksta užpakalį.
