El. Paštas tuo pačiu metu sukėlė revoliuciją mūsų profesiniame gyvenime ir pavertė juos visiškas galvos skausmas.
Revoliucinė pusė - gana nuostabi galimybė žmonėms laiku siųsti žinutes ir bet kuriuo metu perduoti juos tiesiai priešais save. Mes galime susisiekti su kitais nepertraukdami jų vakarienės, nemiegantys naktį ar priversdami sustoti susitikimo, pokalbio ar kito įvykio viduryje, kad mus pripažintų. Tačiau tuo pat metu mes suprantame, kad mūsų pranešimai greičiausiai bus matomi per kelias minutes ar valandas nuo jų išsiuntimo.
Tačiau kalbant apie visišką galvos skausmą, el. Paštas blogina mūsų gyvenimo kokybę, galimybę dirbti ir daugeliui - bet kokią gerovės savijautą. Pastaraisiais metais atlikti tyrimai rodo, kad vidutinis profesionalas praleidžia iki trečdalio savo darbo savaitės pirmiausia gautuosiuose. Užimtiems specialistams, kurie negali sau leisti atsisakyti trečdalio dienos laiko, tai taip pat dažnai reiškia, kad vėlyvos nakties valandos praleidžiamos žinutėmis, tik norint pabusti ir rasti dešimtis naujų ten laukiančių.
Ir praėjus mėnesiams ar metams po šio ciklo, jūs galite įsivaizduoti, kaip asmuo, gaunantis jūsų labai svarbų el. Laišką, gali jaustis šiek tiek pasipiktinęs, net net neatsidaręs.
Taigi, kaip jūs galite naudoti šį įrankį savo naudai - nesvarbu, ar tai vyksta aktyviai ieškant darbo, ar kasdieniniame profesiniame gyvenime - nesukuriant šiukšlių kitos šalies gautuosiuose ir neprivedant jo ar jos palaidoti gyvam?
1 žingsnis: paklauskite savęs: „Ar ši žinia yra pakankamai svarbi, norint pelnyti el. Laišką?“
Būkime atviri. Tam tikro procento jūsų atsiųstų užrašų (ypač baimės „Aš manau, kad aš eisiu į priekį ir nugalėsiu visus“ mėgėjų) turbūt nereikėjo siųsti. Galėjote iššokti virš savo bendradarbio stalo, nusiųsti greitą tekstą ar sugalvoti, koks jis bebūtų jūsų vienišas.
Taigi, prieš purškdami žemę bendraudami, paklauskite savęs: „Ar tai reikia išsiųsti?“ Ir iškart po to (darant prielaidą, kad pirmasis atsakymas yra „taip“) paklauskite savęs: „Ar tai geriausia terpė pranešimui, kurio man reikia perteikti?"
Jei taip, tęskite.
2 veiksmas: gerai išnaudokite temos eilutę
Jei norite, kad jūsų pranešimas būtų priimtas palankiai, greitai perskaitykite ir, jei į jį buvo atsakyta, atsakykite, atlikite tai: strategijuokite tiesiai iš temos eilutės.
Užuot nugrimzdę į kokią nors šifruotą, per daug išnaudotą ar nuobodžią temą (pvz., „Tolesni“ arba „Klausimas“ arba „Reikia pagalbos“), patraukite asmenį pasisveikinti. Apsvarstykite ką nors panašaus į: „Nurodė Billas Smithas - rinkodaros vadovo vaidmuo“ arba „Laiku pateiktas prašymas - reikia parašo iki vidurdienio, ketvirtadienį“. Heckas, jei jūsų pranešimas yra pakankamai trumpas, visą el. PM šiandien? “)
Esmė čia yra tokia: Tarkime, kad jūsų el. Pašto adresas sėdės su daugybe kitų asmenų gavėjo gautuosiuose. Įtikinama temos eilutė padės užtikrinti, kad ji bus laiku perskaityta (ir į ją atsakyta).
O štai ir pastabą, palikite „pažymėti šį skubų“ variantą tikrai neatidėliotinoms situacijoms. Greičiausias būdas susierzinti yra „raudona vėliava“, kas skubiai reikalinga niekam, išskyrus jus.
3 žingsnis: Palengvinkite dalykus kitai šaliai
Kadangi kasdien gaunu daugiau nei 100 el. Laiškų, aš labai stengiuosi, kad žmonių, kuriems siunčiu el. Laiškus, gyvenimas būtų lengvas. Ir man tai patinka kaip iš proto, kai jie daro tą patį su manimi. Kaip konkrečiai jūs galite tai padaryti?
Pirma, jei jūsų užrašas yra daugiau informacijos taškas, nei kažkas, į kurį tikitės atsakymo, apsvarstykite galimybę pradėti nuo kažko panašaus: „Atsakymo nereikia - aš tik norėjau jums tai pranešti …“
Tai taip pat palengvins jūsų pašto dėžutės naštą, nes kita šalis nesijaus priversta atsiųsti pastabos, sakydama: „Ačiū už tai“ arba „Gauta žinutė“.
Kitas dalykas - kuo trumpesnis. Prieš pradėdami siųsti, pereikite ir patikrinkite korektūrą. Ar tai glausta? Ar galite iškirpti ką nors, kas nėra gyvybiškai svarbu? Ar jūs ėmėtės siautulingo minčių srauto ir baigėte 14 pastraipų esė? Nesiųskite nieko gremėzdiško, jei tą pačią žinutę galite perduoti per pusę kopijos.
Be to, jei turite vieną ar du „negali praleisti“ taškų, kuriuos bandote padaryti, apsvarstykite galimybę paryškinti juos, kad recenzentas iškart juos pamatytų. (Tiesiog naudokitės priežiūra - nenorite, kad ji atrodytų taip, kaip šaukiate žmogaus.)
Ir galiausiai dirbkite kaip išprotėję, kad viską, ko reikia bendravimui, sudėkite į vieną el. Laišką, o ne į penkis. Retkarčiais „Oi! Pamiršau priedą! “Arba„ O šaudyk, dar vienas dalykas … “žagsėjimas vadinamas žmogumi. Įprastinis trijų ar keturių pranešimų apie greitą gaisrą siuntimas vienam asmeniui, nes nesugebėjote surinkti savo minčių prieš atsisėsdamas prie kompiuterio, nebus laikomas mielu.
Be abejo, neturėtumėte vengti siųsti el. Laiškų, bijodami, kad jie piktinsis, kad išdrįsote užpildyti jų pašto dėžutę. Tai viena geriausių verslo komunikacijos priemonių, kurią turime, ypač tiems iš mūsų, kurie dirba su žmonėmis keliose laiko juostose.
Bet strategijos taikymas savo požiūryje ir dėmesingas gavėjas tikrai padės maksimaliai padidinti pranešimo galią ir šansus, kad sulauksite teigiamo atsakymo.
