Jei esate panašūs į daugelį 9–5, greičiausiai didžiąją dienos dalį praleisite siųsdami el. Laiškus, o likusią dalį - sekdami juos.
Jei galėtumėte tiesiog atsakyti į jūsų klausimą arba tam tikru laiku gauti grįžtamąjį ryšį apie ataskaitą, galite buldozuoti per savo darbų sąrašą ir paskambinti likus dienai iki nakties. Vietoj to, jūsų neatsakytas el. Laiškas yra palaidotas jūsų valdytojo gausioje dėžutėje, o jūs paliekate beviltišką savo kabinetą, rimtai svarstant apie SOS signalą. Ką tu darai?
Prieš paspausdami „siųsti“ kitame registracijos el. Laiške, pakeiskite temos eilutę į visas didžiosios raidės ir užklijuokite ant mylimiausio raudonojo šauktuko, pasinaudokite šiais patarimais, kad tai padarytumėte teisingą pirmą kartą.
1. Padarykite tai Snappy
Girdite šį patarimą, kai kalbama apie visas komunikacijos formas, tačiau el. Paštu ypač svarbu greitai persiųsti savo pranešimą. Ilgus teksto blokus atrodo bauginančiai skaityti, ypač vadybininkams, kurie nuolat užplūsta žinučių. Jei pranešimas yra per ilgas, rizikuojama jį atstumti ir pakartotinai įvertinti, kai yra daugiau laiko (kuris daugeliu atvejų niekada nebūna).
Mąstykite trumpai, tiksliai ir tiksliai. Kur galite, naudokite kulkas ar sąrašus. Laikykite kiekvieną pastraipą nuo keturių iki penkių eilučių, kad jas būtų lengva nugruntuoti - pranešimo lauke turėtumėte pamatyti daug laisvos vietos. Ir jei tai per sunku, tai gali būti ženklas, kad bandote per daug el. Laiškų aptarti temas. Laikykitės vienos temos kiekviename el. Laiške, o kitas siųskite atskirame viršelyje.
2. Kreipkitės į visus galimus klausimus ir užklausas
Tuo pat metu norite būti pakankamai išsamūs savo el. Laiške, kad nėra galimybių neteisingai interpretuoti ir kad gavėjui nereikia reikalauti daugiau informacijos. (Paskutinis dalykas, kurio jūs norite, yra pagaliau sulaukti tokio atsakymo ir užuot gavę sprendimą, jūs gaunate klausimą!)
Taigi numatykite klausimus, kuriuos iš anksto galite gauti, ir atsakykite į juos. Pvz., Jei jums reikia jūsų viršininko, kad pasirinktumėte artėjančio renginio vietą, pateikite nuorodas į restoranų ar viešbučių tinklalapius, pridėkite vietų, kurias žinote, kad norėsite pamatyti, nuotraukas ir pridėkite galimybių variantų kainų palyginimą. .
Atminkite: kuo daugiau darbo padarysite originaliam el. Laiškui, tuo mažiau darbo turėsite atlikti toliau dirbdami.
3. Išskirkite temą eilutėje
Parašykite išsamias temas, kad gavėjas aiškiai suprastų problemą ir raginimą veikti el. Laiško turinyje. Praleiskite neaiškias frazes, tokias kaip „Klausimai jums“ ir „Puiki susitikimo idėja“, o vietoj jų vartokite panašius dalykus: „Reikalingi atsiliepimai: pirmojo ketvirčio biudžeto posėdžio darbotvarkės punktai“.
Ši strategija taip pat padės lengvai ieškoti pranešimo gautuosiuose, jei gavėjas paskambins aptarti, o ne rašys atgal el.
4. Paryškinkite veiksmo elementus
Jei el. Laiške keliate daugiau nei vieną tašką arba užduodate daugiau nei vieną klausimą, įsitikinkite, kad šie elementai išsiskiria iš likusio pasakojimo, juos paryškindami, paryškindami arba suskirstydami į sąrašus su brūkšneliais. Kontrastas natūraliai atkreipia gavėjo dėmesį į pranešimo mėsą (kūrinį, kurio negalite sau leisti praleisti!) Ir yra puikus vadovas skimeriams, kurie greitina el. Laišką.
5. Švinas su poreikių skaičiumi
Kaip nelinksma, kai el. Laiške pateikėte keletą variantų, iš kurių gavėjas gali pasirinkti, tik gavęs atsakymą: „Skamba gerai!“? Norėdami to išvengti, įsitikinkite, kad tikslai yra aiškūs. Jei norite siųsti el. Laiškus su daugiau nei vienu klausimu, pirmoje žinutės eilutėje atkreipkite dėmesį į užklausų skaičių, kad gavėjas tiksliai žinotų, kiek jų reikia ieškoti ir adresuoti. Jei visose žinutėse keliate klausimus, rizikuojate, kad gavėjas perims svarbią informaciją.
6. Žinokite, kada pasiimti telefoną
Jei manote, kad dėl šios temos reikės (ar reikia) kelių el. Laiškų, kurių pabaiga nėra akivaizdi, praleiskite arba visiškai sustabdykite el. Pašto diskusiją. Kai kuriuos reikalus geriausia atlikti telefonu arba asmeniškai, ypač kai logistika ar santykiai yra sudėtingi. Tiesą sakant, jūsų pasiryžimas išeiti iš el. Pašto šydo yra ne tik pats veiksmingiausias šiais atvejais, bet taip pat rodo atkaklumą ir iniciatyvumą.
Norintys ir tikėdamiesi jūsų pranešimai nebus atidaryti, tačiau pritaikę šiuos patarimus jūs tai padarysite. Jei norite, kad jūsų el. Laiškai išsiskirtų ir nustotų sukti ratus dėl tolesnių veiksmų, pagalvokite - galbūt iš tikrųjų turėsite dar šiek tiek laiko savo rankose.
