Štai tokia liūdna realybė: vadovai posėdžiuose praleidžia nuo 35% iki 50% savo laiko, tačiau vadovai daugiau kaip pusę tų susitikimų laiko nesėkmėmis.
Tai nėra toks šokiruojantis. Pernelyg dažnai smegenų šturmo sesija yra tik šiek tiek per ilga arba per ilga, painiava ar nelinksma arba visiškai neveiksminga.
Žinoma, yra keletas sprendimų. Galėtume atšaukti. Galėtume pertvarkyti. Susitikimą galėtume paversti el. Pašto grandine ar silpna diskusija.
Tam tikrais atvejais tai yra tinkami veiksmai. Bet kartais turime iš tikrųjų pasistengti, kad suprastume, kur trūksta mūsų susitikimų, ir aktyviai stengtis juos sureguliuoti. Nes juk negalime tiesiog atsisakyti susitikti su žmonėmis niekada - nieko nebus padaryta.
Jei ieškote kaltininko, pabandykite užduoti sau šiuos klausimus ir pritaikykite šiuos patarimus, kad darbe vyktų efektyvesni susitikimai:
1–3 klausimai prieš susitikimą
Taip, jūsų susitikimas gali žlugti dar neprasidėjus. Štai apie ką turėtumėte galvoti, kai tik išsiųsite kvietimą.
1. Ar jaučiatės pasiruošę?
Ar visos jūsų medžiagos yra nustatytos? Ar yra sudarytas planas, kaip vyks susitikimas? Ar yra ir yra rezervuota konferencijų salė?
Didžiausias jūsų draugas bus darbotvarkė - jūs negalite surengti puikaus susitikimo be jo.
Kitas svarbus dalykas, kurį reikia pasiruošti iš anksto, yra jūsų susitikimo tikslas. Paklauskite savęs (ir galbūt užrašykite): „Ką aš noriu įvykdyti?“ Tai gali būti kažkas maža, pavyzdžiui, atnaujinti savo komandą, arba didelis, pavyzdžiui, sugalvoti strategiją, kaip padidinti vartotojų įsitraukimą. Įsitikinkite, kad visi siekia šio tikslo, kad nebandytumėte perduoti vienos konflikto metu prieštaringų idėjų.
„Turite turėti skyrių apie norimą rezultatą, kuris skiriasi nuo darbotvarkės“, - sako Devanté Lewis-Jackson, „The Muse“ vidutinės rinkos pardavimų vadovas. „Darbotvarkėje aptariama, kas vyks posėdžio metu, tačiau norimas rezultatas sukuria sutarimą dėl to, kas turi būti padaryta prieš pasibaigiant susitikimui. Tai ypač padeda, kai pokalbis pašalinamas iš darbotvarkės temų. “
2. Ar kiti žmonės jaučiasi pasirengę?
Ne kiekviename jūsų vadovaujamame ar lankomame susitikime reikės, kad žmonės iš anksto peržiūrėtų, užpildytų ar gautų medžiagos. Tačiau jei jie tai daro, aš labai rekomenduoju pasirūpinti, kad visi turėtų tam pakankamai laiko ir išteklių (vėlgi, naudokitės šia darbotvarke!).
Tačiau dažnai mes kuriame susitikimus prieš apsvarstydami kontekstą ir skaidrumą. Dėl to žmonės pradeda pokalbį netinkamoje erdvėje. Pavyzdžiui, paimkite ką nors naujo ir neturite jokios informacijos apie jūsų įmonės istoriją. Arba tas, kuris lankosi sprinto susitikime ir niekada anksčiau nėra dirbęs su inžinierių komanda. Jie tikriausiai nesiruošia daug išeiti iš susitikimo ar įneš kokių nors vertingų įžvalgų, arba jie gali nutraukti diskusiją nuo kurso.
Taigi, prieš eidami, paklauskite savęs:
- Ar visi žino, kodėl mes rengiame šį susitikimą?
- Ar visi žino, kodėl būtent jie buvo pakviesti į šį susitikimą?
- Ar visi esame informuoti apie tai, ką aptarsime šiame susitikime?
- Ar visi pažįsta visus kitus šiame susitikime? Jei ne, ką jie turi žinoti?
- Ar tarp žmonių yra kokia nors įtampa, kuri gali kliudyti progresui šiame susitikime?
Jei atsakymas neigiamas, galite atitraukti asmenį (arba žmones) arba nušauti greitą el. Laišką, kad suteiktų jiems šiek tiek informacijos.
3. Ar žmonės jaudinasi?
Akivaizdu, kad niekas negalės šokinėti aukštyn ir žemyn galvodamas apie jūsų susitikimą, nebent jūs laikote naminių šuniukų augintinį (tokiu atveju turiu paklausti, kur pasiklydau mano kvietime).
Tačiau jūsų komanda turėtų jausti tam tikrą būdą ir, tikiuosi, labiau link teigiamų emocijų pabaigos. Jie gali būti ne ekstaziniai, kad kalbėtųsi apie ketvirčio pajamas, tačiau jiems gali palengvėti, kad pagaliau susipažinote su svarbia informacija arba turite erdvės užduoti svarbiausius klausimus.
Jei jie dejuoja ir jų dejavimai neturi nieko bendra su nekenčiamais susitikimais ir viskuo, kas susiję su šio tipo susitikimais, kaskite šiek tiek giliau. Gali būti, kad tai bus ankstesnio pokalbio pakartojimas ir švaistomas laikas, arba kai kurie nariai jaučiasi nepasirengę, arba kažkas yra atstumtas ir visi yra nusiminę. Net įmanoma, kad jūsų komanda yra padidėjusi ir neturi pralaidumo bei energijos, kad galėtų praleisti valandos trukmės pristatymą. Nepaisant to, iš kur sklinda neigiama energija, prieš įeidami į kambarį, turite ją išspręsti.
4–7 klausimai susitikimo metu
Vien todėl, kad tinkamai pasiruošėte, dar nereiškia, kad esate aiškus. Yra keli dalykai, kuriuos turite žinoti akimirką, kad užtikrintumėte, jog viskas vyks sklandžiai.
4. Ar paslėpiate visus svarbiausius dalykus?
Jūs atėjote atlikti darbą - atsakyti į klausimą, išnagrinėti idėją, apibrėžti naują procesą, kad ir ką. Gero susitikimo ženklas yra tas, kuris to pasiekia per jūsų ribotą laiką.
Tai padaryti yra gana paprasta. Vykdykite savo darbotvarkę iki T (arba bent kiek įmanoma atidžiau). Kas 10–15 minučių pasitikrinkite, ar jūs vis dar svarstote temą. Jei ne, nukreipkite pokalbį atgal ir sutikite įkišti kaištį į kokią liestinę, kuriai buvote vėliau. Sutikite dar kartą apsilankyti bet kur, ko praleidote neprisijungęs arba kitame susitikime (ir tą užduotį paskirkite kam nors kambaryje). Negalima bėgti, nebent visi kiti gali susitarti susitikti ilgiau. Skirdami daugiau laiko žmonėms apsunkinsite kitų svarbių galutinių terminų laikymąsi.
„Visa susitikimo esmė yra apsispręsti dėl kažko ir dėl to, kas / kas / kaip vykdomas veiksmas“, - sako Heatherlyn Nelson, „The Muse“ biuro operacijų vadovė. „Paprasčiau tariant, jei negalite sugalvoti ieškinių ar sprendimų, kuriuos galite pareikšti, neorganizuokite posėdžio.“
5. Ar visi (ar mažiausiai visi) atkreipia dėmesį?
Turbūt ruožas yra 100 proc. Auditorijos, kad visos akys būtų nukreiptos į tave, telefonai žemai, ant jų vietų krašto (mes galų gale esame lengvai išsiblaškę žmonės), bet beveik visi turėtų tavęs klausytis. laikas.
Norėdami priversti žmones klausytis, reikia šiek tiek jūsų pastangų. Laikykite dalykus trumpus ir jaukius. Aiškiai aprašykite kitus veiksmus. Naudokite lengvai skaitomus ir suprantamus vaizdus. Uždrausti nešiojamuosius kompiuterius (jei galite).
Tai puikus skaitymas apie tai, kodėl niekas neklauso jūsų susitikimų ir kaip tai sutvarkyti.
6. Ar žmonės užduoda klausimus ir ar jiems atsakoma?
Aš sakyčiau, kad retai būna susitikimų, kuriuose niekas neužduoda nė vieno klausimo. Tokiu atveju žmonės tikriausiai nekreipia dėmesio ir greičiausiai užduos jums daugybę klausimų po to, kai įvyks susitikimas (ir jums reikės perskaityti Nr. 5).
Tačiau svarbu ne tik turėti sudomintą auditoriją, bet ir iš tikrųjų išspręsti jų problemas. Pernelyg dažnai sakome: „Aš prie to taško vėliau“ arba „Pažadu, kad atsakysiu tuo pabaigoje“ ir niekada prie jo negrįšime. Taigi įsitikinkite, kad aprėpiate visus pagrindus, net jei tai reiškia, kad užsirašote jų klausimą arba paprašykite pakartoti pristatymo pabaigoje.
Atminkite, kad gali būti ir kitų priežasčių, kodėl žmonės neužduoda klausimų. Galbūt sukūrėte aplinką, galbūt netyčia, kur jie nesijaučia jaukiai. Arba, galbūt, žmones taip išstumia iš diskusijos, kad net nežinote, nuo ko pradėti klausti. Tokiu atveju jūs tikriausiai pasimetėte pateikdami jiems kontekstą (žr. Patarimą Nr. 2).
7. Ar yra reikšmingų tam tikrų žmonių kalbėjimo modelių (ar jų visai nekalba)?
Jūs greičiausiai pakvietėte visus į kambarį, nes norėjote jų nuomonės ar indėlio į projektą. Galiausiai idėjos, susijusios su jūsų susitikimu, bus stipresnės ir labiau suderintos, jei visi prisistatys. Taigi norite įsitikinti, kad visi prisideda bent kartą per laiką kartu.
Teoriškai tai skamba puikiai, tačiau ne visada tai yra tikrovė. Kai kurie žmonės garsiau ir labiau pasitiki savimi nei kiti, kai kurie žmonės užima aukštesnes valdžios pozicijas nei kiti, o kai kurie žmonės nesijaučia įtraukiami ar gerbiami kaip kiti kambaryje. Pavyzdys: Tyrimai rodo, kad moterys dažniau nei vyrai įsiterpia į pokalbius.
Stenkitės būti tinkamos rūšies diskusijų vedėja. Išjunkite rambinančius bendradarbius. Netrukdykite. Laikykis žmonių, kuriems trukdo. Kreipkitės į žmones, kurie daug nesakė arba kurie gali būti drovesni. Tai ypač pasakytina apie nuotolinius žmones, kurie nėra fiziškai kambaryje.
Taip pat atminkite, kad jūs taip pat patenkate į šią kategoriją, net ir kaip susitikimų organizatorius! Kai kuriais atvejais prasminga būti tuo, kas kalba daugiausia, tačiau net tada turėtumėte įsitikinti, kad visi kambario balsai yra girdimi ir stiprinami. (Čia yra keletas patarimų, kaip neleisti sau rėkti ir atpažinti, kai per daug kalbi.)
8-10 klausimai po susitikimo
Beveik ten! Jei norite, kad jūsų susitikimai kiekvieną kartą būtų homerunai, pagalvokite apie tai žemiau.
8. Ar visi žengia teisingus kitus žingsnius?
Galite pasakyti, kada susitikimas vyko prastai, kai visi išeina iš kambario ir išeina daryti dalykus tiksliai taip, kaip nenorėjote .
Venkite to aiškiai ir aiškiai nurodydami kitus veiksmus. Prieš pradėdami darbą, kreipkitės į:
- Ką reikia padaryti?
- Kaip tai reikia padaryti?
- Kada tai reikia padaryti?
- Kas bus atsakingas už tai?
- Kas prižiūrės / stebės jos sėkmę?
9. Ar buvo pasiektas didesnis susitikimo tikslas?
Ar atrodo, kad žmonės yra labiau motyvuoti daryti reikalus vėliau? Ar atrodo, kad jie dirba efektyviau? Ar yra mažiau painiavos ar užduodama mažiau klausimų? Ar pasiekėte savo pirminį tikslą? Tikėtina, kad jei atsakymas yra taip, jūs padarėte viską gerai (o jei atsakymas neigiamas, perskaitykite aukščiau pateiktus skyrius, kad sužinotumėte, kur suklydote).
10. Ar kiti žmonės taip pat jautėsi, kad susitikimas buvo produktyvus?
Atskiriu šį klausimą nuo aukščiau pateikto, nes tam reikia iš tikrųjų paklausti žmonių, kaip jie jautėsi susitikimo metu, o ne daryti prielaidą.
Svarbu gauti tiesioginį grįžtamąjį ryšį (ypač kaip vadovą). Gali būti, kad susitikimas praėjo be kliūčių, bet visi kiti nesutinka - klausymas padės išsiaiškinti, kodėl jis nebuvo sėkmingas, ir kaip kitą kartą padaryti geriau. Aišku, jūs negalite kiekvieno klausti kaskart susitikę, kaip sekėsi, tačiau tai darydami kiekvieną kartą įsitikinsite, kad einate teisingu keliu.
Niekas nemėgsta susitikimų, tad kodėl priversti juos dvokti? Atsakykite į šiuos klausimus atsakydami į priekį, ir jūs daug mažiau linkę padaryti savo susitikimus nesėkmingus.
