Po kelerių metų aš perėjau į vadovo pareigas, kuriose pirmą kartą buvau atsakingas už šešerių komandos priežiūrą. Turėdamas savo MBA ir kruopščiai išanalizavęs savo „Myers-Briggs“ tipą, maniau, kad valdyti ir motyvuoti žmones, su kuriais dirbau, bus lengva.
Nors šios priemonės pasirodė naudingos, jos manęs visiškai neparengė vienai iš sunkiausių vadybininko pareigų: teikti metines veiklos apžvalgas. Pasirodo, vadovai jų bijo tiek, kiek darbuotojai! Nepaisant natūralaus mūsų noro, apžvalgos yra neišvengiama (ir svarbi) darbo dalis ir kritinė jūsų komandos augimo dalis. Taigi, jei siekiate būti superžvaigždė, vadinasi, laikas pasirodyti kiek įmanoma geriau atsiliepimuose.
Ta dvasia, štai, kaip pradėti.
Pagrindai
Jums gali kilti pagunda savaitę prieš apžvalgą surinkti geriausius savo darbuotojų atsiliepimus, tačiau tikriausiai jau žinote, kad neturėtumėte. Jūs turėtumėte traktuoti procesą kaip metų trukmės užsiėmimą ir gerai apgalvoti jį anksčiau laiko. Planavimas padės jums pateikti išsamesnius atsiliepimus, o apžvelgus sezoną nebus jokių staigmenų nei jums, nei jūsų darbuotojams - būtent to ir reikėtų siekti.
Pirmiausia nustatykite geriausią metų laiką apžvalgoms atlikti. Sužinokite, ar jūsų organizacijai yra tinkamas grafikas ar procesas (dažniausiai tai daro dauguma didelių įmonių), ir pagalvokite, kada vyksta jūsų biudžeto sudarymo procesas ar kada galite paskirstyti premijas. Jei turite lankstumo, norite išvengti didelių darbų sezonų, nes pasiruošimo ir atsiliepimų procesas gali būti sudėtingas ir intensyvus, o užimtą sezoną niekas nenori daryti apžvalgų.
Tada atitinkamai sudarykite savo metinį tvarkaraštį ir nurodykite laiką darbuotojams. Nieko apie apžvalgą - nuo turinio iki laiko - niekada nereikėtų nustebinti.
Dabar, tarkime, tarkime, kad jūsų apžvalgos sezonas bus metų pabaigoje, gruodį. Štai kaip turėtų atrodyti jūsų metinis tvarkaraštis:
Sausis (Metų pradžia)
Nustatykite tikslus ir lūkesčius
Metų pradžioje susitikkite su darbuotojais, kad pasidalytumėte savo metiniais tikslais ir lūkesčiais komandai. Tada susitikkite su jais individualiai, kad nustatytumėte savo veiklos tikslus. Tai ne tik užtikrins, kad visi supranta savo lūkesčius metams, bet ir suteikia aiškią gairę, kurios turite laikytis kiekvieną kartą aptardami ateinančių mėnesių rezultatus.
Geriausias būdas užsibrėžti tikslus yra naudoti „SMART“ ( S tiksli, lengvai pritaikoma, keičiama, orientuota į rezultatus, T imta) sistemą. (Reikia pradmens? Čia supažindinkite su pagrindais.) Ir atsiminkite, kad nors tikslai turėtų būti būdingi kiekvieno žmogaus vaidmeniui, jie taip pat turėtų būti aiškiai suderinti su organizaciniais tikslais, kad darbuotojai galėtų pamatyti, kaip jų pasirodymas paveikia visą komandą.
Po susitikimų surašykite įmonės ir kiekvieno darbuotojo tikslus ir įdėkite juos į el. Laišką. Jūsų darbuotojai įvertins žinią, kad dirba iš to paties egzemplioriaus, kurį naudojate, ir turės aiškų planą, kuriuo turės vadovautis visus metus.
Kovas, birželis ir rugsėjis (kas 3 mėnesius arba kas mėnesį)
Laikykite „Touch-Base“ susitikimus
Vadovai dažnai panikuoja apibendrinti ir komentuoti žmonių rezultatus peržiūros metu, tačiau tiesa yra tai, kad niekas, ką jūs įtraukiate į tą metinį susitikimą, neturėtų būti nauja informacija. Geriau turėtumėte sekti savo darbuotojų tikslus ir teikti jiems atsiliepimus ištisus metus. Nesvarbu, ar norite registruotis kas mėnesį ar kas ketvirtį, iš anksto suplanuokite šiuos susitikimus metų pradžioje, kad jie nebūtų nustumti į galinį degiklį.
Prieš kiekvieną susitikimą paruoškite trumpą darbotvarkę. Turėtumėte peržiūrėti darbuotojo metinius tikslus, aptarti jūsų išdėstytus lūkesčius ir išspręsti visus iškilusius klausimus ar papildomas užduotis. Jei yra ketvirčio metrikų ar ilgalaikių projekto atnaujinimų, kuriuos reikia peržiūrėti, dabar pats laikas tai padaryti.
Taip pat norėsite praleisti laiką teikdami kiekvienam asmeniui neoficialų atsiliepimą apie jo / jos pasirodymą, įskaitant pagyrimus, kai to reikia, ir spręsdami visas vykstančias ar galimas problemas. (Taip, tai sunki dalis.) Vienas dalykas, kuris man pasirodė naudingas, yra kadrų komentarai, atsižvelgiant į elgesį, kurį kažkas turėtų pradėti , sustabdyti ar tęsti : Galbūt norėtumėte, kad darbuotojas pradėtų jus kopijuoti el. Laiškuose į kiti vadovai, nustokite daryti ilgas pietų pertraukėles arba tęskite projektus pasibaigus nustatytam terminui. Taip pat užmegzkite šį pokalbį ir paprašykite kiekvieno darbuotojo pasidalyti savo mintimis ir klausimais.
Po kiekvieno iš šių susitikimų užsirašykite sau tai, ką aptarėte. Patikėk manimi - kai metų pabaiga pasislinks, džiaugsis, jei turėsi šias užrašus, kurie padės apibendrinti metus ir prisiminti, ką aptarėte su žmonėmis per pirmuosius porą ketvirčių.
Spalis / lapkritis (du mėnesiai prieš peržiūrą)
Paprašykite savo darbuotojų paruošti
Likus porai mėnesių iki faktinių apžvalgų, suplanuokite oficialių susitikimų su kiekvienu komandos nariu datas. Šiuo metu taip pat turėtumėte paprašyti jų pradėti kaupti metinius rezultatus. Pradėkite nuo bet kokių oficialių formų, kurias jūsų įmonė nori naudoti, arba sukurkite savo, paprašydami kiekvieno darbuotojo paruošti savo pagrindinių darbo įsipareigojimų, dabartinio projekto darbo santrauką ir tikslų bei laimėjimų aprašą.
Taip pat gali būti naudinga, jei kiekvienas darbuotojas užpildo rašytinį savęs vertinimą. Tai ne tik padeda darbuotojams jausti, kaip jie gali pasakyti, bet ir iššūkį jiems sąžiningai įvertinti savo elgesį, kuris yra naudingas kalbant apie jų darbą. Geriausi savęs vertinimai apima 6–10 atvirų klausimų, tokių kaip: Kokiais pasiekimais jūs labiausiai didžiuojatės šiais metais? Kur atsilikote nuo komandos ar savęs lūkesčių ir tikslų? Kokios yra jūsų augimo sritys ir kaip jas sprendžiate? Ar yra dalykų, kuriuos jūsų vadovas gali padaryti, kad toliau palaikytų jūsų pažangą ir sėkmę?
Lapkritis (šešios savaitės prieš apžvalgą)
Paruoškite save vadovu
Tuo tarpu prieš recenzijas turėtumėte praleisti mėnesius, sudarydami savo pastabas ir kiekvieno darbuotojo rezultatus. Pradėkite rinkti tiek kiekybinius darbuotojų veiklos rodiklius, pavyzdžiui, pardavimo ataskaitas, skambučių įrašus ir terminų ataskaitas, tiek kokybines priemones, kurios gali apimti klientų ir klientų atsiliepimus ar jūsų asmeninius pastebėjimus. Ištraukite tuos užrašus, kuriuos per metus pasiėmėte ir savo kontaktiniuose susitikimuose.
Viena įprasta priemonė yra 360 laipsnių peržiūra, pagrįsta darbuotojų įsivertinimu ir kolegų atsiliepimais, taip pat aukštesnių ir pavaldinių atsiliepimais. Labai paprastą versiją galite rasti svetainėje HowsMyWork.com arba išsamesnę versiją - Inc.com. Nedvejodami pritaikykite šiuos šablonus savo poreikiams patenkinti.
Peržiūrėdami rezultatus paklauskite savęs: ar šis asmuo įgyvendina savo tikslus, lūkesčius ir įmonės sėkmės rodiklius? Jei ne, kodėl - ir ar galite tai pakeisti? Jei taip - ar yra apdovanojimų, pripažinimų ar didesnių projektų, kuriuos galite skirti sustiprinti savo žvaigždės vaidmenis? Štai čia atsiranda premijos!
Gruodis (1 mėnuo prieš peržiūrą)
Paruoškite savo dokumentus
Atlikę visus savo tyrimus, laikas surinkti kiekvieno darbuotojo įsivertinimą, visus išorinius atsiliepimus ir bet kokius svarbius duomenis - naudokitės šia informacija ruošdami vertinimo formas, rašytinius laiškus, paaiškinančius jūsų atsiliepimus ir kalbėjimo taškus jūsų veidui. diskusija akis į akį.
Pirmiausia išsiaiškinkite, kokį formatą ar struktūrą norite naudoti. Čia turite šiek tiek lankstumo, tačiau rinkitės struktūrą, kuri jaustųsi išsami ir padėtų jūsų darbuotojui sekti. Pavyzdžiui, apžvalgą galite susisteminti pagal tikslus, kuriuos nustatote kartu, kalbėdami per juos po vieną ar apie svarbiausius darbuotojo projektus, vykdydami kiekvieną projektą ir aptardami svarbius tikslus.
Tada, nesvarbu, kokį formatą pasirinksite, norėsite nustatyti abi tvirtinimo ir skatinimo sritis, taip pat visas susirūpinimą keliančias sritis (arba sritis, kuriose darbuotojas gali toliau augti). Kiekvienai kategorijai pasirinkite 2–3 pagrindines sritis, į kurias reikia atkreipti dėmesį, kad jūsų pokalbis jaustųsi esminis, tačiau susikaupęs. Sukurkite kalbėjimo taškus, kuriuos palaiko jūsų surinkti duomenys, tada kiekviename taške pateikite savo ateities lūkesčių ir veiksmų, susijusių su šiuo tikslu, suvestinę. (Darbuotojai - ypač gerai dirbantys darbuotojai - nekenčia išėjimo iš peržiūros jausmo, tarsi nieko iš to nepadarė ar jie nežinotų, ką toliau daryti. Taigi, net tose srityse, kur kas nors gerai daro, turėtumėte pagalvoti apie tolimesnius žingsnius ir ateities ar „tempimo“ tikslus.)
Turėdami visus šiuos išteklius turėsite prasmingą pokalbį su kiekvienu savo komandos nariu.
Gruodžio pabaiga
Surenkite asmeninio peržiūros susitikimą
Dabar belieka atsisėsti su savo darbuotojais dėl oficialios peržiūros. Tai yra pati sudėtingiausia proceso dalis, tačiau kartu ir pati svarbiausia. Taigi sekite kitą mūsų serijos dalį, kurioje sužinosite, kaip atlikti apžvalgą, įskaitant įžvalgą apie tai, kaip elgtis su skirtingais asmenybės tipais, ir efektyviai prašyti atsiliepimų.
