Dauguma kompanijų yra susipažinę su tuo, ką galima padaryti "Microsoft Word" ir "Excel" programose, tačiau suprasti, ką "Microsoft Access" gali padaryti, yra šiek tiek sunkiau suvokti. Idėja sukurti duomenų bazes ir bandyti jas išlaikyti atrodo kaip nereikalingas išteklių naudojimas; tačiau mažosioms įmonėms ši programa gali suteikti keletą skirtingų pranašumų, ypač kai kalbama apie augimo ir organizavimo valdymą. Tai suteikia smulkesnioms įmonėms daug daugiau galimybių sekti duomenis ir projektus nei "Excel" ar "Word".
Prieiga gali užtrukti daugiau laiko mokytis nei dažniausiai naudojamos "Microsoft" programos, tačiau ji taip pat turi didžiausią pridėtinę vertę stebėjimo projektams, biudžetams ir augimui. Visi duomenys, reikalingi mažam verslui palyginti ir analizuoti, yra laikomi vienoje programoje, todėl ataskaitų ir diagramų tvarkymas yra lengvesnis nei daugelyje kitų programų. "Microsoft" siūlo keletą šablonų mokymosi procesui supaprastinti, o vartotojai gali pritaikyti šablonus taip, kaip jie eina. "Microsoft Access" pagrindų supratimas gali padėti mažosioms įmonėms kasdien užfiksuoti visą naudą.
Premija. Jei jau naudojate skaičiuoklę, lengvai konvertuokite "Excel" skaičiuoklę į prieigos duomenų bazę.
Klientų informacijos tvarkymas
"Microsoft Access" duomenų bazė leidžia verslui sekti visą reikalingą informaciją kiekvienam klientui ar klientui, įskaitant adresus, užsakymo informaciją, sąskaitas faktūras ir mokėjimus. Kol duomenų bazė saugoma tinkle, kuriame visi darbuotojai gali jį pasiekti ir atnaujinti, informacija gali būti ir dabartinė. Kadangi kliento informacija yra svarbi kiekvienam smulkiajam verslui, duomenų bazė gali (ir turėtų būti) saugoma. Blankų formų įtraukimas į duomenų bazę padeda mažosioms įmonėms užtikrinti, kad darbuotojai įveda duomenis nuosekliai.
Kai vartotojai susipažįsta su programa, galima pridėti sudėtingesnes sudedamąsias dalis, pvz., Nukreipti į klientų adresus. Tai leidžia darbuotojams patikrinti naujų klientų adresus arba planuoti pristatymo maršrutus. Tai taip pat leidžia įmonėms kurti sąskaitas faktūras, siųsti el. Laiškus ir reguliarius laiškus bei stebėti, kada ir kaip buvo sumokėtos sąskaitos. "Access" klientų duomenų atnaujinimas ir saugojimas yra labiau patikimas nei skaičiuoklė ar "Word" dokumentas, ir supaprastina šios informacijos valdymą.
Finansinių duomenų stebėjimas
Daugelis įmonių įsigyja programinę įrangą, skirtą finansų stebėjimui, tačiau mažam verslui tai gali būti pernelyg didelė; be to, jis sukuria papildomą darbą. Duomenų bazėje "Access" galima ne tik sukurti sąskaitas faktūras, bet ir registruoti visas verslo išlaidas bei sandorius. Įmonėms, turinčioms visą "Microsoft Office Suite", įskaitant "Outlook" ir "Access", mokėjimo priminimai "Outlook" gali būti susieti su duomenų baze. Kai priminimas pasirodo, vartotojai gali atlikti reikiamus mokėjimus, įvesti "Access" duomenis ir uždaryti priminimą.
Verslo augimui gali tekti įsigyti sudėtingesnę programinę įrangą, o šios įmonės turi pranašumą, jei visi jų finansiniai duomenys yra saugomi "Access". Daugelis kitų programų gali pritaikyti duomenis, kurie buvo eksportuoti iš "Access", todėl lengviau perkelti informaciją, kai ateis laikas.
Rinkodaros ir pardavimo valdymas
Vienas iš mažiausiai naudojamų, tačiau galingiausių būdų naudotis "Access" yra stebėti rinkodaros ir pardavimo informaciją. Su jau esama klientų informacija, jau saugoma duomenų bazėje, paprasta siųsti el. Laiškus, skrajutes, kuponus ir įprastą laišką tiems, kurie gali būti suinteresuoti pardavimais ar specialiais pasiūlymais. Mažos įmonės gali stebėti, kiek jų esamų klientų reaguoja pagal rinkodaros kampanijas.
Naujiems klientams visos kampanijos gali būti kuriamos ir stebimos iš vienos vietos. Tai palengvina darbuotojams suprasti, kas jau yra baigta, ką dar reikia nuveikti ir kokių tolesnių veiksmų reikia.
Gamybos ir inventoriaus stebėjimas
Panašiai kaip ir kliento stebėjimas, duomenų stebėjimas atsargų, išteklių ir atsargų atžvilgiu yra ypač svarbus bet kuriam verslui. Prieiga leidžia lengvai įvesti duomenis apie siuntas sandėliuose ir sužinoti, kada reikia užsisakyti daugiau konkretaus produkto. Tai ypač svarbu gamintojams, kuriems reikalingas tam tikras kiekis įvairių produktų, pvz., Lėktuvo dalių ar farmacinių ingredientų.
Netgi paslaugų pramonė turi saugoti inventorizaciją, o visa ta informacija vienoje vietoje leidžia lengviau nustatyti, kuris kompiuteris yra priskirtas tam darbuotojui, arba nustatyti, kada reikia atnaujinti biuro įrangą. Nesvarbu, ar prižiūri transporto priemones, mobiliuosius įrenginius, serijinius numerius, registracijos informaciją, naudotojų žurnalus ar aparatinės įrangos naudojimo trukmę, smulkios įmonės gali lengviau sekti savo įrangą "Access".
Be aparatūros, įmonės turi turėti galimybę stebėti programinę įrangą. Nuo registracijos ir kompiuterių, kuriems leidžiama naudotis programine įranga iki informacijos apie versiją ir vartotojo, skaičių, įmonės turi turėti galimybę greitai ir tiksliai traukti informaciją apie savo dabartines konfigūracijas.
Ataskaitų ir analizių vykdymas
Galbūt pats galingas "Access" aspektas - tai naudotojo sugebėjimas generuoti ataskaitas ir diagramas iš visų duomenų. Gebėjimas kaupti viską, saugomą skirtingose duomenų bazėse, yra tai, kas "Microsoft Access" suteikia mažų įmonių elektrinę. Vartotojas gali greitai paruošti ataskaitą, kurioje palyginamos išteklių sąnaudos pagal dabartines kainas, sukurta schema, rodanti, kiek yra akcijų būsimoje rinkodaros kampanijoje, arba atlikti analizę, pagal kurią nustatoma, kurie klientai atsilieka nuo mokėjimų.Su šiek tiek papildomų žinių apie užklausas, mažosios įmonės gali kontroliuoti, kaip jos peržiūri duomenis.
Dar svarbiau, "Microsoft Access" gali būti susietas su kitais "Microsoft" produktais. Mažos įmonės gali peržiūrėti ataskaitą, ieškoti kliento duomenų ir generuoti sąskaitas faktūras "Word". Paštas suliejimas gali sudaryti reguliaraus pašto raides, tuo tarpu vartotojas vienu metu generuoja el. Laišką "Outlook". Duomenys gali būti eksportuojami į "Excel", siekiant išsamiau išnagrinėti išsamią informaciją ir iš ten siųsti į "PowerPoint" pristatymą. Galimybė integruotis su visais kitais "Microsoft" produktais yra geriausia priežastis naudoti "Access", kad būtų centralizuota visa įmonės informacija.
