"Dos" ir "Dont" duomenų įvedimas "Excel"

Ši pamoka apima keletą pagrindinių duomenų ir duomenų neįvedimo į skaičiuoklių programas, tokias kaip "Excel", "Google" skaičiuoklės ir "Open Office Calc".

Pirmą kartą teisingai įvedus duomenis, vėliau galėsite išvengti problemų ir palengvinsite daugybės "Excel" įrankių ir funkcijų, tokių kaip formulės ir diagramos, naudojimą.

Excel duomenų įvedimo apžvalga

Naudodamiesi "Excel", visada turėtumėte nepamiršti, kad jūs turėtumėte:

Daryk planuoti savo skaičiuoklę.
Ne paliekant tuščias eilutes ar stulpelius, kai įvedate susijusius duomenis.
Daryk dažnai išsaugokite ir išsaugokite dvi vietas.
Ne naudoti numerius kaip stulpelių antraštes ir neįtraukti vienetų su duomenimis.
Daryk naudokite ląstelių nuorodas ir pavadinimų grupes formulėse.
Ne palikite langelius, kurių formulės atrakintos.
Daryk rūšiuoti savo duomenis.

Planuokite savo skaičiuoklę

Kalbant apie duomenų įvedimą į "Excel", prieš pradedant įvesti, yra gera idėja planuoti šiek tiek.

Žinant, kaip bus naudojamas darbalapis, duomenys, kuriuos jis bus, ir tai, kas bus padaryta naudojant šiuos duomenis, gali labai paveikti galutinį darbalapio lapą.

Planavimas prieš įvedant tekstą gali sutaupyti laiko vėliau, jei skaičiuoklę reikia pertvarkyti, kad ji būtų efektyvesnė ir lengviau dirbti.

Pažymi dėmesį

Koks yra skaičiuoklės tikslas?
Kiek duomenų bus laikoma skaičiuoklė?
Ar reikia diagramų?
Ar skaičiuoklė bus atspausdinta?

Koks yra skaičiuoklės tikslas?

Skaičiuoklės tikslas padės nustatyti duomenų vietą, nes svarbiausia informacija turi būti matoma ir lengvai prieinama.
Kokie skaičiavimai reikalingi? Apskaičiavimai turi įtakos kurioms formules ir funkcijas reikia ir kur jie bus.

Kiek duomenų bus skaičiuoklė laikoma?

Duomenų skaičius, kurį iš pradžių laikys skaičiuoklė, ir kiek vėliau bus pridėta, paveiks naudojamų darbų skaičių.

Nepamirškite savo duomenų per daug, nes tai gali būti sunku surasti konkrečią informaciją, o skaičiavimai, apimantys kelis lapus, arba darbaknygiai gali pradėti įtakoti "Excel" našumą.
Didelių darbo lapų atveju kartais naudinga rodyti svarbius stulpelių sumos virš stulpelių antraščių, o ne verčia naudotojus pereiti iki darbalapio apačios, kad pamatytų informaciją.

Ar diagramos reikalingos?

Jei visi ar dalis duomenų turi būti rodomi diagramoje ar diagramose, tai gali turėti įtakos informacijos išdėstymui.

Atsižvelgiant į diagramos tipą, gali tekti sugrupuoti duomenis kitaip, pvz., Naudojant agregatų diagramų santraukos plotą.
Didelėms skaičiuoklėms diagramos gali būti perkeltos į atskirus puslapius, kad būtų lengviau išstumti.

Ar skaičiuoklė bus spausdinama?

Kaip tvarkyti duomenys gali būti paveikti, jei bus spausdinami visi ar kai kurie duomenys, priklausomai nuo to, ar pasirinktas portretas ar kraštovaizdžio išdėstymas, ir kiek reikia lapų.

Jei reikia naudoti portreto vaizdą į įprastą raidžių dydžio popierių (8 1/2 X 11), apsvarstykite galimybę pateikti daugumą duomenų eilučių po kelių stulpelių, kad visos pozicijos būtų matomos viename lape.
Jei reikia kelių lapų, apsvarstykite galimybę spausdinti skilčių antraštes kiekvieno puslapio viršuje, kad duomenų skaitymas būtų lengvesnis.
Jei reikia spausdinti daugybę duomenų stulpelių, kraštovaizdžio planas gali išlaikyti visas pozicijas viename puslapyje. Vėlgi, jei reikia kelių lapų, spausdinkite kiekvieno puslapio viršuje esančias stulpelių antraštes.
Jei žemėlapiai turi būti atspausdinti, perkeliant juos į atskirą lapą, galite supaprastinti užduotį.

Negalima palikti tuščių eilučių ar stulpelių su susijusiais duomenimis

Išlaikant tuščias duomenų eilutes ar stulpelius duomenų lentelėse ar susijusiuose duomenų rinkiniuose gali būti labai sunku tinkamai naudoti keletą "Excel" funkcijų, tokių kaip diagramos, sukimosi lenteles ir tam tikras funkcijas.

Net tuščios eilutės ar stulpelio su duomenimis elementai gali sukelti problemų, kaip parodyta paveikslėlyje aukščiau.

Tuščių vietų nebuvimas taip pat padės "Excel" lengviau aptikti ir pasirinkti visus susijusius duomenis diapazone, jei naudojamos tokios funkcijos kaip rūšiavimas, filtravimas ar automatinis naudojimas.

Užuot palikę tuščias eilutes ar stulpelius, naudokite paryškintuosius ar paryškintus sienų arba formato antraštes ir etiketes, kad būtų galima sugrupuoti duomenis ir lengviau skaityti.

Jei įmanoma, įveskite duomenis stulpelyje.

Kurdami skaičiuoklę, lentelės pirmojo stulpelio viršuje įrašykite apibūdinamą antraštę su toliau pateiktais duomenimis.
Jei yra daugiau nei viena duomenų serija, įrašykite juos viena po kitos stulpeliuose (iš kairės į dešinę) su kiekvienos viršutinės duomenų serijos pavadinimu.

Laikyti nesusijusius duomenis atskirti

Vienu metu svarbu išlaikyti susijusius duomenis, tuo pačiu metu gali būti naudinga atskirti nesusijusius duomenų grupes.

Jei paliksite tuščius stulpelius ar eilutes tarp skirtingų duomenų grupių ar kitų darbalapyje esančių duomenų, "Excel" bus dar lengviau teisingai aptikti ir pasirinkti atitinkamus duomenų grupes ar lenteles.

Ar "Išsaugoti dažnai"

Dažnai svarbu išsaugoti savo darbą, negalima pervertinti - ar per daug dažnai pasakoma.

Žinoma, jei naudojate internetinę skaičiuoklę, pvz., "Google" skaičiuokles arba "Excel Online" tada taupymas nėra problema, nes nei viena programa neturi galimybės išsaugoti, o vietoj to, dirbti su automatinio išsaugojimo funkcija.

Kompiuterinių programų atveju, po dviejų ar trijų pakeitimų, ar ji prideda duomenis, keičia formatavimą ar įveda formulę, išsaugokite darbalapį.

Jei tai atrodo per daug, išsaugokite bent kas dvi ar tris minutes.

Nors kompiuterių ir kompiuterių programinės įrangos stabilumas per pastaruosius keletą metų gerokai pagerėjo, programinė įranga vis tiek sugenda, vis tiek atsiranda elektros energijos tiekimo sutrikimų, o kiti žmonės kartais perkelia maitinimo laidą ir ištraukia jį iš sieninio lizdo.

O kai tai atsitiks, bet kokio duomenų kiekio praradimas - didelis ar mažas - tik padidins jūsų darbo krūvį, kai bandysite rekonstruoti tai, ką jau padarėte.

Excel turi AutoSave funkcija, kuri paprastai veikia labai gerai, tačiau neturėtų būti remiamasi. Įsivaizduokite, kaip išsaugoti savo duomenis dažnai.

Nuorodos į taupymą

Taupymas neturi būti sudėtinga užduotis perkelti pelę į juostelę ir spustelėti piktogramas, įprasti išsaugoti įprotį naudodamiesi sparčiuoju klaviatūros kombinacija:

Ctrl + S

Ar įrašykite dvi vietas

Kitas taupymo aspektas, kurio negalima pervertinti, yra taupymo svarba dviem skirtingoms vietoms.

Antroji vieta, žinoma, yra atsarginė kopija, ir ji buvo daug kartų sakoma " Atsarginės kopijos yra kaip draudimas: turėkite vieną, o jūs tikriausiai to nereikės, jos neturite, o tikriausiai būsite '.

Geriausias atsarginės kopijos yra tas, kuris yra kitokioje fizinėje vietoje nei originalas. Galų gale, kokia prasmė turi dvi rinkmenos egzempliorius, jeigu jie:

Ar tame pačiame kietajame diske nepavyksta?
Ar yra tame pačiame kompiuteryje, kuris pavogtas?
Ar tame pačiame pastate deginama žemė?

Žiniatinklio atsarginės kopijos

Vėlgi atsarginės kopijos kūrimas neturi būti sudėtinga ar daug laiko reikalaujanti užduotis.

Jei saugumas nėra problema - jei, tarkim, darbalapyje yra jūsų DVD įrašų sąrašas - elektroniniu paštu atsiųsite kopiją naudodami žiniatinklio paštą, kad kopija išliktų serveryje, tikriausiai pakanka.

Jei saugumas yra problema, žiniatinklio saugykla vis dar yra pasirinkimas, nors tai yra tokia įmonė, kuri specializuojasi tokio pobūdžio dalykų, ir už tai moka mokesčius.

Atsižvelgiant į internetines skaičiuokles, galbūt programos savininkai atsarginę kopiją savo serveriuose - ir tai apima visus naudotojo duomenis. Tačiau, norėdami būti saugūs, atsisiųskite failo kopiją į savo kompiuterį.

Nenaudokite numerių kaip stulpelių pavadinimų ir neuždenkite vienetų su duomenimis

Naudodami stulpelių viršuje ir eilučių pradžioje naudokite antraštes, kad galėtumėte identifikuoti savo duomenis, nes tokios operacijos kaip rūšiavimas daug lengviau, tačiau nenaudokite tokių skaičių kaip 2012 m., 2013 m. Ir tt - daryti tai

Kaip parodyta paveikslėlyje aukščiau, skaičiuojant galima netyčia įtraukti stulpelių ir eilučių pavadinimus, kurie yra tik skaičiai. Jei jūsų formulėse yra tokių funkcijų kaip:

AutoSum
AutoMax
AutoAverage

kuri automatiškai parenka funkcijos argumentų duomenų diapazoną.

Paprastai tokioms funkcijoms pirmiausia ieškoma skaičių stulpelių virš jų, kur jie yra, o paskui kairėje eilučių skaičių, o visos pozicijos, kurios yra tik skaičiai, bus įtraukti į pasirinktą diapazoną.

Skaičiai, naudojami kaip eilučių antraštės, taip pat gali būti klaidingi kaip kitos duomenų grupės, jei jos pasirinktos kaip diagramos intervalo dalis, o ne kaip ašies etiketės.

Formuliuoti numerius pavadinimuose langeliuose kaip tekstą arba sukurti teksto etiketes prieš kiekvieną skaičių su apostrofu (') - pvz., "2012" ir "2013". Apostropė nerodoma ląstelėje, tačiau jis keičia skaičių į tekstinius duomenis.

Laikykite vienetus pozicijose

Neįrašykite valiutos, temperatūros, atstumo ar kitų vienetų į kiekvieną langelį su numerių duomenimis.

Jei tai padarysite, yra didelė tikimybė, kad "Excel" arba "Google" skaičiuoklė visus duomenis peržiūrės kaip tekstą.

Vietoje to reikia įterpti vienetus į stulpelio viršuje esančias antraštes, kurios, kaip ir bus, užtikrins, kad šios antraštės būtų bent jau tekstas ir nekurtų aptariamos problemos.

Tekstas į kairę, skaičiai į dešinę

Greitas būdas pasakyti, ar turite teksto ar numerio duomenis, yra patikrinti ląstelėje esančių duomenų derinimą. Pagal numatytuosius nustatymus tekstiniai duomenys yra išdėstyti kairėje "Excel" ir "Google" skaičiuoklėse, o skaičių duomenys yra išdėstyti dešinėje ląstelėje.

Nors šis numatytasis derinimas gali būti lengvai pakeistas, formatavimas paprastai netaikomas, kol po visų duomenų ir formulių nebuvo įvestas, todėl numatytasis derinimas gali suteikti jums pradinį paaiškinimą, kad darbe yra kažkas netinkamo.

Procentų ir valiutos simboliai

Geriausias visų duomenų įvedimo į darbalapį būdas yra įvesti tik paprastą numerį ir formatuoti langelį, kad būtų rodomas tinkamas numeris, ir tai apima procentus ir sumas valiuta.

Tačiau "Excel" ir "Google" skaičiuoklės priima procentinius simbolius, kurie įvedami į langelį kartu su skaičiumi, ir abu taip pat pripažįsta bendrų valiutų simbolius, pvz., Dolerio ženklą ($) arba britų svaro simbolį (£), jei jie įvedami į ląstelė kartu su numerių duomenimis, bet kiti valiutos simboliai, pvz., Pietų Afrikos Randas (R), tikriausiai bus aiškinami kaip tekstas.

Kad išvengtumėte galimų problemų, atlikite aukščiau paminėtą geriausią praktiką ir įveskite sumą, tada formatuokite langelį valiutai, o ne įvedate valiutos simbolį.

Ar naudokite ląstelių nuorodas ir pavadinimo diapazonus formulėse

Tiek ląstelių nuorodos, tiek pavadinimų diapazonai gali būti ir turėtų būti naudojami formulėse, kad būtų galima greičiau ir lengviau laikytis formulių ir išplėsti visą darbo lapą be klaidų ir atnaujinti.

Ląstelių nuorodos yra ląstelės stulpelio raidės ir eilės numeris, pvz., A1, B23 ir W987, derinys, ir jie naudojami nustatant duomenų vietą darbalapyje.
Nurodytas diapazonas arba apibrėžtas pavadinimas yra panaši į ląstelės nuorodą, nes ji naudojama ląstelių ar diapazono diapazonui identifikuoti darbo lape.

Nuorodos į duomenis Formulėse

Formulės yra naudojamos "Excel" atlikti skaičiavimus, tokius kaip pridėjimas arba atimtis.

Jei faktiniai skaičiai yra įtraukti į formules, tokias kaip:

= 5 + 3

Kiekvieną kartą, kai duomenys pasikeičia, sako 7 ir 6, formulė turi būti redaguojama ir skaičiai keičiami, todėl formulė tampa:

= 7 + 6

Jei vietoj to duomenys įvedami į lakštus darbalapyje, ląstelių nuorodos ar diapazono pavadinimai gali būti naudojami formulėje, o ne skaitmenyse.

Jei numeris 5 įrašomas į ląstelę A1 ir 3 į ląstelę A2, formulė tampa:

= A1 + A2

Norėdami atnaujinti duomenis, pakeiskite ląstelių A1 ir A2 turinį, tačiau formulė išliks tokia pati, kaip Excel automatiškai atnaujina formulės rezultatus.

Laiko ir pastangų taupymas padidėja, jei darbalapyje yra sudėtingesnių formulių, o daugelyje formulių nurodomi tie patys duomenys, nes duomenys turi būti keičiami tik vienoje vietoje, o visos nuorodos, kuriose ji yra, bus atnaujintos.

Naudojant ląstelių nuorodas ar pavadintus diapazonus, jūsų darbalapis taip pat saugesnis, nes jis leidžia apsaugoti formules nuo netyčinių pakeitimų, paliekant duomenų ląsteles, kurios tampa prieinamos.

Nurodymas Duomenys

Kitas "Excel" ir "Google Spreadsheets" ypatumas yra tai, kad jie leidžia įvedinėti ląstelių nuorodas ar diapazonų pavadinimus į formules naudodami žymėjimą, kuris apima paspaudimą ant ląstelės, kad įvedate nuorodą į formulę.

Nurodymas sumažina klaida, atsiradusi dėl to, kad įvedėte netinkamą langelio nuorodą arba neteisingai įrašėte diapazono pavadinimą.

Norėdami pasirinkti duomenis, naudokite vardinius diapazonus

Pateikdamas susijusių duomenų srities pavadinimą, žymiai lengviau pasirinkti duomenis atliekant rūšis ar filtravimo operacijas.

Jei duomenų zonos dydis pasikeičia, pavadinimo diapazonas gali būti lengvai redaguojamas naudojant vardų tvarkyklę.

Nepalikite ląstelių, kurių sudėtyje yra neužkrėstų formų

Praėjus tiek daug laiko, kaip gauti teisingą jų formulių ir naudojant teisingas ląstelių nuorodas, daugelis žmonių daro klaidą, paliekant šias formules pažeidžiamas atsitiktinių ar netyčinių pokyčių.

Įdėdami duomenis į lakštus į darbalapį ir po to nurodydami, kad duomenys pateikiami formulėse, ląstelės su formulėmis gali būti užrakintos ir prireikus apsaugotos slaptažodžiu, kad jie būtų saugūs.

Tuo pačiu metu ląstelės su duomenimis gali būti paliktos atrakinamos, kad lengvai būtų galima įvesti pakeitimus, siekiant išlaikyti skaičiuoklės atnaujinimą.

Darbalapio ar darbo knygos apsauga yra dviejų etapų procesas:

Įsitikinkite, kad teisingos ląstelės yra užrakintos.
Taikykite apsauginio lapo parinktį ir, jei norite, pridėkite slaptažodį.

Ar rūšiuoti savo duomenis

Ar sugalvok savo duomenis, kai baigsite jį įvesti.

"Excel" arba "Google Spreadsheets" nedidelis nerūšiuotų duomenų kiekis yra dažniausiai problema, tačiau dėl to, kad padidėja duomenų kiekis, sunku efektyviai dirbti su ja.

Suretuoti duomenys yra lengviau suprantami ir analizuojami, o kai kurioms funkcijoms ir priemonėms, tokioms kaip VLOOKUP ir SUBTOTAL, reikalingi rūšiuojami duomenys, siekiant grąžinti teisingus rezultatus.

Be to, įvairiais būdais galite rūšiuoti savo duomenis, kad būtų lengviau nustatyti tendencijas, kurios iš pradžių nėra akivaizdžios.

Rūšiuojamų duomenų pasirinkimas

Kol duomenys gali būti rūšiuojami, "Excel" turi žinoti tikslią rūšiuotą rūšį, kuri paprastai turi būti rūšiuojama. Paprastai "Excel" yra gana gera pasirinkdami susijusių duomenų sritis, kol įvedėte:

Nebuvo palikta tuščių eilučių ar stulpelių atitinkamų duomenų srityje;
Tuščios eilutės ir stulpeliai buvo palikti tarp susijusių duomenų sričių.

"Excel" netgi tiksliai nustatys, ar duomenų srityje yra laukų pavadinimai, ir išskirti šią eilutę iš rūšiuojamų įrašų.

Tačiau leidžiant "Excel" pasirinkti rūšiuotą rūšiuotę gali būti rizikinga, ypač dideliais kiekiais sunkiai patikrintų duomenų.

Vardų naudojimas duomenų pasirinkimui

Norint įsitikinti, kad pasirinkti teisingi duomenys, prieš pradėdami rūšiuoti pažymėkite diapazoną.

Jei tas pats intervalas turi būti rūšiuojamas pakartotinai, geriausias būdas yra suteikti jam vardą.

Jei įvardijimas nustatomas pagal rūšiuotą eilutę, įveskite vardą į vardo laukelį arba pasirinkite jį iš atitinkamo išskleidžiamojo sąrašo, o "Excel" automatiškai paryškins teisingą duomenų lapo diapazoną.

Paslėptos eilutės ir stulpeliai ir rūšiavimas

Rūšiuojant paslėptos duomenų eilutės ir stulpeliai nėra perkeliami, todėl jie turi būti neminimi prieš atliekant rūšiavimą.

Pvz., Jei 7 eilutė yra paslėpta ir yra suskirstytų į duomenų asortimentą dalis, ji liks kaip 7 eilutė, o ne kaip perkėlimas į jo teisingą vietą dėl rūšiavimo.

Tas pats pasakytina ir apie duomenų stulpelius. Rūšiavimas pagal eilutes apima duomenų stulpelių pertvarkymą, bet jei stulpelis B yra paslėptas prieš rūšiavimą, jis liks kaip B stulpelis ir nebus pertvarkytas su kitais surūšiuoto diapazono stulpeliais.

Visi numeriai turėtų būti parduotuvių kaip numeriai

Patikrinkite, ar visi numeriai yra saugomi kaip skaičiai. Jei rezultatai yra ne tai, ko tikėjotės, stulpelyje gali būti numerių, saugomų kaip teksto, o ne kaip skaičiai. Pvz., Neigiami numeriai, importuoti iš kai kurių apskaitos sistemų arba skaičius, įvestas su pirmaujančia ' (apostrofas) saugomi kaip tekstas.

Kai greitai rūšiuojate duomenis su A-Z arba Z-A mygtukas, viskas gali būti baisu klaidinga. Jei duomenų lauke yra tuščia eilutė arba tušti stulpeliai, dalis duomenų gali būti rūšiuojama, o kiti duomenys ignoruojami. Įsivaizduokite netvarka, jei neturėsite vardų ir telefono numerių arba jei užsakymai bus nukreipti į klaidingus klientus!

Lengviausias būdas užtikrinti, kad prieš rūšiavimą būtų pasirinktas tinkamas duomenų diapazonas, yra vardas.

Antroji prielaida daro įtaką tai, ką "Excel" rūšiuoja. Jei pasirinkote vieną langelį, "Excel" išplečia pasirinkimą, kad pasirinktumėte diapazoną (panašiai kaip spausdami Ctrl + Shift + 8), apribota vienu ar keliais tuščiais stulpeliais ir eilėmis. Tada jis tiria pirmąją eilutę pasirinktoje srityje, kad nustatytų, ar juose yra antraštės informacijos, ar ne.

Štai kur rūšiuoti įrankių juostos įrankiais gali tapti sudėtinga. Jūsų antraštė (darant prielaidą, kad turite ją) turi atitikti tam tikras gana griežtas gaires, kad "Excel" galėtų jį atpažinti kaip antraštę. Pavyzdžiui, jei antraštės eilutėje yra tuščių langelių, "Excel" gali manyti, kad tai nėra antraštė. Panašiai, jei antraštės eilutė yra suformatuojama taip pat, kaip ir kitos eilutės duomenų diapazone, ji gali ją nepapažinti. Taip pat, jei jūsų duomenų lentelė susideda tik iš teksto, o antraštės eilutėje yra nieko, išskyrus tekstą, "Excel" beveik visą laiką nepavyks atpažinti antraštės eilutės. (Eilutė atrodo lygiai taip pat, kaip kitą duomenų eilutę į "Excel".)

Tik pasirinkus diapazoną ir nustatydamas, ar yra antraštės eilutė, "Excel" atliks faktinį rūšiavimą. Kaip jums malonu su rezultatais, priklauso nuo to, ar "Excel" gavo tiek diapazono pasirinkimą, tiek ir antraštės eilutės nustatymą. Pavyzdžiui, jei "Excel" nemano, kad turite antraštės eilutę, o jūs, jūsų antraštė yra surūšiuota į duomenų bazę; tai apskritai yra blogas dalykas.

Jei norite įsitikinti, kad jūsų duomenų diapazonas yra teisingai pripažintas, naudokite Ctrl + Shift + 8 spragtelėti pamatyti, ką "Excel" pasirenka; tai bus kas rūšiuota. Jei jis neatitinka jūsų lūkesčių, turite pakeisti lentelės duomenų pobūdį arba pasirinkti duomenų diapazoną prieš naudodami Rūšiuoti dialogo langas.

Norėdami įsitikinti, kad jūsų pozicija yra teisingai atpažįstama, naudokite Ctrl + Shift + 8 spartieji klavišai pasirinkti duomenų diapazoną, tada pažvelkite į pirmąją eilutę. Jei jūsų antraštėje yra tuščių langelių tarp tų, kurie buvo pasirinkti pirmojoje eilutėje, arba pirmoji eilutė yra suformatuojama kaip antroji eilutė arba pasirinkta daugiau nei viena antraštės eilutė, tada "Excel" reiškia, kad jūs neturite jokių antraščių eilučių. Norėdami tai ištaisyti, atlikite pakeitimus antraštės eilutėje, kad įsitikintumėte, jog ji Excel tinkamai atpažįsta.

Galiausiai visi statymai gali būti išjungiami, jei jūsų duomenų lentelėje naudojami kelių eilučių antraštės. "Excel" sunku juos atpažinti. Sujungsite problemą, kai tikitės, kad tame antraštėje tuščias eilutes; tai tiesiog negali tai padaryti automatiškai. Tačiau galite tiesiog pasirinkti visas eilutes, kurias norite rūšiuoti, prieš atliekant rūšiuoti. Kitaip tariant, būkite specifiniai, ko norite "Excel" rūšiuoti; neleiskite "Excel" padaryti jums prielaidų.

Datos ir laikai, saugomi kaip tekstas

Jei rūšiavimo pagal datą rezultatai neišsiskleidžiami, kaip tikėtasi, stulpelyje su raktų klavišu gali būti datų arba laikų, kurie saugomi kaip tekstiniai duomenys, o ne kaip skaičiai (datos ir laikas yra tik suformatuoto numerio duomenys).

Aukščiau pateiktame paveikslėlyje A. Petersono įrašas pasirodė sąrašo apačioje, kai, atsižvelgiant į skolinimo datą 2014 m. Lapkričio 5 d., Įrašas turėjo būti viršytas už A. Wilsono įrašą, kuris taip pat turi lapkričio 5 d. skolinimosi data.

Netikėtų rezultatų priežastis yra tai, kad A. Petersono skolinimosi data buvo išsaugota kaip tekstas, o ne kaip skaičius

Mišri duomenys ir greitos rūšys

Naudodami greito rūšiavimo metodą įrašai, kuriuose yra teksto ir numerio duomenų, sumaišomi, "Excel" rūšiuoja numerį ir tekstinius duomenis atskirai - įrašus su tekstiniais duomenimis pateikia išrūšiuoto sąrašo apačioje.

"Excel" taip pat gali sudaryti rūšiavimo rezultatų stulpelių pavadinimus - juos interpretuoti kaip tik kitą teksto duomenų eilutę, o ne kaip duomenų lentelės laukų pavadinimus.

Rūšiuoti įspėjimai - rūšiuoti dialogo langą

Kaip parodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje, jei naudojamas dialogo langas Rūšiuoti, netgi vieno stulpelio rūšims, "Excel" parodo pranešimą, įspėjantį, kad jis susidūrė su duomenimis, saugomais kaip tekstas, ir suteikia jums galimybę: