Aš myliu rašymą ir visas „taisykles“, kurios pridedamos prie jo. Ir nors daugumai žmonių manau, kad mano „Twitter“ ir „Facebook“ įrašų kopijavimas prieš dalijantis jais su pasauliu yra daug, manau, kad yra keletas rašymo taisyklių, kurių turėtume laikytis visi, ypač darbe.
Tačiau daugelis iš mūsų (taip pat ir aš) juos kasdien laužome, dažnai net to nesuvokdami. Ir nors tobula proza gali būti nepaprastai svarbi kiekviename biure ar pramonėje, greičiausiai kažkas - kolega, klientas ar jūsų viršininkas - pastebi jūsų rašymą ir, dar blogiau, remiasi tuo, kad įvertino jūsų profesionalumą. .
Taigi, prieš kurdami kitą el. Laišką, atkreipkite dėmesį į dažniausiai pasitaikančias rašymo darbo vietoje klaidas ir, kad jų išvengtumėte, vadovaukitės šiuo vadovu.
1. Rašymas pernelyg atsainiai
Pavyzdys: „ Thx“ už jūsų grįžtamąjį ryšį, Joe! Ar rytoj bus f / u.
Man pasisekė dirbti ganėtinai nekasdienėje aplinkoje - tokioje, kurioje galime dirbti (ir daryti), kad dirbtume ir dirbtume, ir juokingai el. Paštu nusiųsime el. Laiškus su „Photoshop“ nuotraukomis.
Tačiau tas atsainumas nėra norma kiekvienoje įstaigoje, o tai reiškia, kad profesionalaus darbo metu geriau būti labiau formaliam nei lengvabūdžiam. Nors tai akivaizdžiai reiškia apeiti santrumpas ir slengą, tai taip pat reiškia rašyti ištisais sakiniais, naudoti teisingą rašybą ir vengti slapyvardžių. Gali ateiti laikas, kai jums yra pakankamai patogu, kad kalbėtumėte daugiau atsitiktinai su savo pranešimo gavėju, tačiau versle visada geriau žaisti saugiai (ir profesionaliai), nei atsiprašyti.
2. Pasyvaus balso naudojimas vietoj aktyvaus
Pavyzdys: pridėtą dokumentą gavo komanda.
Pirmiausia pašalinkime tai iš būdo: Pasyvus balsas, ty kai veiksmo gavėjas yra sakinio objektas (šiuo atveju dokumentas), nėra gramatiškai neteisingas. Tačiau pasyviai suformuluoti sakiniai dažnai atrodo nepatogūs ar be reikalo neaiškūs. Aktyvus balsas, kai sakinio objektas yra tas, kuris imasi veiksmų, paprastai yra tiesioginis ir aiškus. Tai taip pat skamba autoritetingiau ir gali būti geresnis būdas parodyti nuosavybę ar atsakomybę už tai, ką padarei. („Aš sutaupiau klientui 5000 USD“ rodo jūsų pasiekimus daug geriau nei „5000 USD buvo sutaupyta“.)
3. Per didelis šauktukų naudojimas
Pavyzdys: Sveikas, Bobai! Tikiuosi, kad jums buvo puikus savaitgalis! Noriu tęsti Q1 ataskaitą ir tikėjausi, kad galbūt atsiųsite man naujausią juodraštį - vis dėlto neskubėkite! :-)
Aš tikrai suprantu priežastis, dėl kurių žmonės profesionaliai rašydami džiaugiasi. Nepaprastai akivaizdus temperamento demonstravimas gali lengvai klaidingai interpretuoti el. Laiško toną ar emocijas, ir žmonės dažnai stengiasi parodyti, kad yra draugiški. Tačiau tiesa yra tai, kad ji tiesiog nėra profesionali ir, dar blogiau, gali susidurti su nepilnamete. (Tas pats pasakytina ir apie šypsenėles. Šypsantis veidas niekuomet neprisipažins intelektualiai.)
Atminkite, kad šauktukai yra skirti paryškinti, ir jie yra linkę prarasti prasmę, kai yra per daug naudojami. Naudokite juos taupiai, o kai kyla abejonių - visai ne.
4. Neaiškios temos eilučių rašymas
Pavyzdys: Tema: Antradienis; Kūnas: Man reikia Q1 ataskaitos, kuri bus pristatyta kitą antradienį.
Jūsų el. Laiško tema turėtų būti trumpa to, kas yra kūne, santrauka. Tai labai paprasta sąvoka, kurios, stebėtinai, vis dar nesuvokė didžioji dalis dirbančiųjų. Tačiau kai dauguma iš mūsų gauna 200 el. Laiškų per dieną ir mums dažnai reikia ieškoti užstrigusių gautų laiškų aplanko jūsų ieškomoms temoms, tai gali būti ypač skaudi verslo rašymo klaida, paliekant jūsų temų eilutes neaiškias.
Naudodamiesi profesionalia komunikacija, jūsų tikslas yra kuo greičiau pateikti aiškumą - el. Paštu, pradedant nuo jūsų temos eilutės. Aukščiau pateiktame pavyzdyje „Q1 ataskaita: turi būti pateiktas kitą antradienį“ būtų daug aiškiau nei paprasčiausiai „antradienis“.
5. Pasiekti žargoną
Pavyzdys: Ar galite traukti FS numerius ir patikrinti, ar jie lygiagrečiai mūsų STH skaičiui?
Nors galite manyti, kad pramonės ar įmonės žodynų naudojimas leidžia jums tapti profesionaliu ir žinančiu, tačiau tai panaikina jūsų tikslą, jei niekas negali suprasti, ką sakote. Atminkite, net jei manote, kad jūsų tiesioginis gavėjas žinos apie ką jūs kalbate, jūsų pranešimas gali būti perduotas kitiems tiek jūsų organizacijos viduje, tiek už jos ribų.
Geriausias el. Laiškas ar pranešimas lengvai parodo jūsų mintį (arba jūsų prašymą ar atsakymą), o žargonas be reikalo užgožia tą tikslą.
Taip, mes visi retkarčiais pažeidžiame šias taisykles (ei, per dieną aš daug kartų nusiuntė šypsenų veidą elektroniniu paštu). O greitu el. Laišku artimam bendradarbiui elektroniniame laiške? Puiku. Bet paprastai geriausia žaisti saugiai, išlikti profesionalu ir peržiūrėti savo darbą, kad šie paplitę nesklandumai nepatektų į jūsų rašytinius pranešimus.
Norite toliau tobulinti savo rašymą? Štai kaip per 10 minučių galite tapti geresniu rašytoju.
