Pastaruosius keletą mėnesių stengiausi sudaryti savo organizacijos 2015 m. Tvarkaraštį. Svarbiausias dalykas, kurį turėjau padaryti, buvo įsitikinti, kad žinau, kada įvyko visi mūsų įvykiai. Bet prieš pradėdamas rašyti juos į savo kalendorių, pirmiausia turėjau suprasti, kokius renginius man iš tikrųjų reikia planuoti.
Ne pelno siekiančioms organizacijoms jūsų organizuojami renginiai yra svarbiausias būdas bendrauti su jūsų organizacija. Taigi labai svarbu, kad jie gerai atstovautų jums. Skubiai kartu pateiktas įvykis atrodys kaip tik ir atrodo, kad jūsų organizacija yra nekompetentinga. Norėdami įsitikinti, kad rengiate geriausius įmanomus renginius, svarbu, kad renginiai būtų prioritetiniai ir suplanuoti, kad jie būtų kuo efektyvesni.
Per pastaruosius 10 metų, praleistų dirbant ne pelno organizacijose, sukūriau keturis svarbiausius klausimus, kuriuos užduoti sau prieš nusprendžiant planuoti renginį.
1. Ko mūsų organizacijai reikia iš šio renginio?
Iš esmės, kodėl jūs ketinate visų pirma surengti šį renginį? Ar bandai surinkti pinigus? Jei taip, tai kiek? Ar bandote sutikti naujų rėmėjų ar užmegzti naujų ryšių? Jei tai nėra lėšų rinkėjas, galbūt jūs bandote pritraukti naujų klientų ar šviesti žmones, kurie jau yra jūsų organizacijos nariai, apie naują iniciatyvą.
Jei šis įvykis tau nieko nedaro, kodėl tu tai darai? Prieš skirdami laiko ir išteklių tam, turite nustatyti, kokią reikšmę jūsų organizacija turi renginio rezultatuose. Tai taip pat padės jums suskirstyti įvykį į prioritetus atsižvelgiant į visą kitą jūsų veiklą.
2. Ko reikia jūsų svečiams iš šio renginio?
Nors pirmiausia turėtumėte atsižvelgti į savo poreikius, renginys iš tikrųjų skirtas jūsų svečiams. Kad galėtumėte pasiekti savo tikslus (kuriuos apibrėžėte pasinaudoję aukščiau pateiktu klausimu), turite privilioti dalyvius tinkamai bendrauti su jumis.
Pasikalbėkite su buvusiais ir potencialiais svečiais apie tai, kas jiems patinka jūsų renginiuose ir ko jie norėtų ateityje. Ar jiems patinka jaustis kaip „viešai neatskleistam“ asmeniui ar būti viešai pripažintam už dosnumą? Kai kurie gali sakyti, kad jiems patinka garsūs, gyvi įvykiai; kiti gali pasirinkti švelnesnę naktį. Papildomas šios strategijos pranašumas yra tas, kad žmonės, su kuriais kalbėsitės, tikrai norės pamatyti, kaip jūs priėmėte jų patarimus kitame renginyje.
3. Kaip mes tai padarysime?
Dabar, kai suprantate, ko reikės jūsų svečiams, turite galvoti, kaip jiems suteikti tai, ko jie nori. Pvz., Jei jūsų svečiams reikia geriau suprasti jūsų programą, galbūt nuspręsite, kad klientas renginyje kalbėtų apie jo patirtį su ta konkrečia programa, arba parodysite vaizdo įrašą ir išplatinsite savo modelio skaitymo medžiagą. Arba, jei turite svarbų lėšų rinkimo tikslą ir linksmai nusiteikusią auditoriją, galbūt verta pasirinkti tiesioginį aukcioną.
Kadangi tai tik kontūras, jums dar nereikia gilintis į detales ar visiškai atsisakyti nieko. Tačiau jei suprantate, kad neturite galimybių organizuoti renginio, tenkinančio jūsų organizacijos ir svečių poreikius, dabar pats laikas tai išsiaiškinti. Jūs nebūtinai turite atsisakyti idėjos, tačiau šis klausimas padės išsiaiškinti, ar jums reikia sumažinti ar įdarbinti papildomos pagalbos.
4. Kuo šis renginys skiriasi nuo kitų renginių?
Nėra nieko blogiau, kaip nuvykti į tą patį renginį du kartus per vienerius metus - ir niekas negali būti brangesnis šeimininkui. Jei pastebėsite, kad tais pačiais metais planuojate pietų, vakarienės ir golfo išvykas tai pačiai donorų grupei, galite tikėtis donorų nuovargio ir mažėjančios investicijų grąžos. Užuot apsvarstykite galimybę planuoti vieną svarbų įvykį tiems donorams, o po to mažesnį renginį jūsų potencialiems ar geriausiems savanoriams.
Veiksme
Norėdami padėti jums pradėti, pateikiame renginio, kurį neseniai sukūriau, pavyzdį, pateikdamas šiuos keturis klausimus:
Ko mums reikia?
- Pakelkite 50 000 USD
- Atnaujinkite penkis donorus
- Pritraukite 10 naujų rėmėjų, tris iš kurių $ 5K ar daugiau
- Pristatykite naują kapitalo kampaniją
Ko reikia svečiams?
- Norėdami jaustis įsitikinę, kad jų pinigai yra protingai investuojami
- Galimybė pamatyti programą iš pirmų rankų
- Pateisinimas duoti daugiau - už bilieto kainą
Kaip mes tai padarysime?
- Įtraukite direktorių valdybą pakviesti naujų rėmėjų
- Su dabartiniais donorais nustatykite priešpiečių priešpiečius, kad galėtumėte atnaujinti
- Pakvieskite kalbėtis programos dalyvį
- Pasamdykite naują dizainerį kvietimui ir programai
- Gerai maitinkite juos - apsvarstykite galimybę pasitarti su vietiniais virėjais
- Nustatykite teksto duoti galimybę
- Išsinuomokite grupę
- Padidinkite spaudą
Kuo šis įvykis skiriasi?
- Mūsų vienintelė sėdima vakarienė
- Vienintelis renginys, skirtas pagrindiniams mūsų paramos teikėjams (60–70-ies, dažniausiai pensininkai, dažniausiai buvę ar dabartiniai savanoriai)
- Tik įvykis, kuriame paprastai lankosi visi valdybos nariai
- Paprastai suplanuotas pavasarį, tuo pačiu metu su kliento baigimu
Renginių planavimas gali būti varginanti, daug laiko reikalaujanti užduotis, juo labiau jei įvykiai iš tikrųjų atitinka jūsų tikslus. Užduokite sau šiuos keturis klausimus, tačiau galėsite geriau planuoti savo renginius ir nustatyti, kurie iš tikrųjų yra reikalingi ir vertingi jūsų organizacijai.
