Prieš kelias savaites su drauge ir aš aptarėme mūsų bendrą panieką susitikimams ir ji pasakė: „Aš tiesiog jaučiu, kad vėl ir vėl kalbėsime tą patį. Kai jie nėra tinkamai padaryti, jie gali būti tokie laiko degintojai “.
Aš negalėjau sutikti daugiau. Ankstesnių darbų metu, kai kalendoriaus kvietimas pasirodytų mano gautuosiuose, aš dažnai garsiai atsidusdavau (o tai visada puiku atviroje biuro aplinkoje). Tuomet praleisdavau brangų laiką bandydamas išsiaiškinti, kaip to išvengti.
Aš nesakau, kad visi susitikimai yra beverčiai. Kai kurie yra būtini, rankas reikia nuleisti. Ir kartais jie yra tik vienintelis būdas susitvarkyti. Tačiau taip pat manau, kad mums gali būti nepaprastai efektyvu, užduodant sau šiuos tris klausimus prieš kiekvieną.
1. Kas turi būti čia?
Užuomina: Tikriausiai ne tiek daug žmonių, kaip jūs manote. Svarbu žinoti apie tai, kas jūsų prašo, kad būtumėte ten, kad galėtumėte garantuoti, kad tai bus kiek įmanoma produktyvesnė ir prasmingesnė visoms šalims. Niekas neturėtų mąstyti: „Na, tai buvo didžiulis mano laiko švaistymas“.
Nes tas jausmas nėra geras asmeniui, grupei ar įmonei. Įsivaizduokite visus darbus, kuriuos būtų galima atlikti, jei kambaryje būtų ne keturi žmonės, o 10 žmonių. Jei norite 60 minučių laiko tarpą, tai yra dar šešios valandos, kurias galite praleisti dirbdami.
Pvz., Tarkime, kad jūs mintys vergate dėl naujojo firmos logotipo. Grafinis dizaineris turi užtikrinti, kad jis supranta viziją. Prekės ženklo direktorius turi įsitikinti, kad jis laikosi įmonės rekomendacijų. Bet ar jums ten reikia personalo vadovo, nes ji ant kiekvieno skelbimo uždeda logotipą? Ne. Baigę darbą, galite paprašyti jos pakeisti senąją į naują. Kol kas palik ją, ji turi ką nuveikti!
Jei nesate organizatorius, turėtumėte įvertinti, ar jūsų buvimas yra būtinas. Kartais bendradarbiai kviečia jus vien todėl, kad jie mano, kad norite ten būti. Bet jūs galite atsisakyti, jei manote, kad tai tinkama (ty, jei net neįsivaizduojate, ko prisidėtumėte, arba jei esate tiesiog labai užimtas).
Tokiose situacijose sakau maždaug taip: „Sveika. Manau, kad ji pati galės su tuo susitvarkyti. Tačiau jei yra konkreti priežastis, kodėl norėtumėte, kad dalyvaučiau, praneškite man! “
Ir tada praleisk tą laisvą valandą ir grįžk į šlifą.
2. Kokie tikslai?
Ką tiksliai stengiatės įgyvendinti? Svarbu iš anksto nustatyti tikslus. Tai gali padėti jums atlikti užduotį ir padėti suformuoti visą pokalbį. Priešingu atveju jūs galite sėdėti ten ramiai 45 minutes pasakodami, kaip Leonardas visada šmėžuoja „ Titaniko“ daina. (Taip pat kaskart atsidūsta. Niekada neatleisk, Džekai!)
„Veiksminga darbotvarkė nustato aiškius lūkesčius to, kas turi įvykti prieš susitikimą ir jo metu“, - aiškina Rogeris Schwarzas, sumaniųjų lyderių, „Protingesnių komandų“ autorius : kaip jūs ir jūsų komanda pasineriate į rezultatus.
„Tai padeda komandos nariams pasiruošti, protingai paskirsto laiką, greitai įtraukia visus ta pačia tema ir nustato, kada diskusija baigta. Jei susitikimo metu vis tiek iškyla problemų, tinkamai parengta darbotvarkė padidina komandos galimybes efektyviai ir greitai jas išspręsti “, - sako Schwarzas.
Galbūt jūs norite, kad visi pateiktų svarbiausių projektų statuso atnaujinimus. Arba turite šiandien nuspręsti, kuris paskyros valdytojas bus paskirtas didžiuliam, naujam klientui.
Išsiaiškinkite savo kelionės tikslą ir nuvykite į jį. (Be to, naudinga, jei pasidalinsite savo planais su likusiais dalyviais, kad jie žinotų, ko tikėtis, ir ar yra ką nors padaryti iš anksto.)
Ir štai patarimas: Jei negalite tiksliai atsakyti į priežastį susitikti, prašome, kad meilė būtų šokoladas, atšaukite ją .
3. Ką man reikia paruošti?
Buvęs mano kolega sutrukdė laiką pasiruošti susitikimams su kitais žmonėmis ir aš visada galvodavau, kodėl. Tada aš lankiausi būrelyje, kuriame aš arba visiškai pamiršau tai, apie ką kalbėjome praėjusį kartą, ir turėjau padaryti pertrauką, arba aš (gėdingai) neužbaigiau veiksmo elemento. Visais šiais atvejais mes turėjome skirti daugiau laiko savo tvarkaraščiams.
Norėdami įsitikinti, kad taip neatsitiks, turite pasirodyti pasiruošę. Galbūt tai peržiūrės praėjusios savaitės sesijos užrašus, todėl mintyse tai nauja. Arba, galbūt, sudaro reikalingų kalbėjimo taškų ir atsakymų sąrašą. Kad ir kas tai būtų, skirkite laiko tai padaryti. Tai atsipirks dideliu laiku.
Kaip pavyzdį aš prižiūriu savo skyriaus kolegų švietimo programą ir stengiuosi ją atnaujinti. Per dvi savaites aš turėsiu susitikti vienas su savo vadovu ir aptarti mano pasiūlymus. Aš renkau studentų atsiliepimus ir kaupiu savo mintis, o kitas žingsnis yra nubraižyti struktūrą ir tvarkaraštį popieriuje.
Jei aš priartėsiu prie jos tuščiomis rankomis, greičiausiai mes tiesiog praleisime laiką atmesdami mintis viena nuo kitos, kas savaime nebūtinai yra blogai , bet taip pat nepadeda man judėti į priekį.
Pažadu jums - man patinka dirbti su žmonėmis. Bet vienas iš mano pagrindinių naminių gyvūnėlių žievelių yra neveiksmingumas, ypač kai jo lengva išvengti. Jei jūsų dienotvarkė atrodo šiek tiek perpildyta arba jei kiekvieną kartą susitikę turite netikėtai laukti, kol skambės varpas vidurinėje mokykloje, gali reikėti laiko atsitraukti ir pradėti užduoti sau šiuos klausimus.
Ei, jei turite daugiau klausimų, tokių, kuriuos užduodate sau, praneškite man, kokie jie yra „Twitter“!
