Pašto adresą. Tai yra ir didelis patogumas, ir nepaliaujamas blaškymasis. Bet, nepaisant to, kaip jaučiatės šiuo metu, vienas dalykas yra tikras - tai neišvengiama būtinybė. Yra tikimybė, kad jūs negalite to pasiekti per darbo dieną neparengę vieno (tiesa, tikriausiai daug daugiau nei vieno) el. Pašto.
O jei norite būti profesionalūs ir aiškiai suvokti savo požiūrį, tai yra efektyvu ir tai nesukelia jūsų bendradarbiams noro nuleisti galvas ant savo darbo stalo, nes tai nėra tikras nusivylimas? Na, yra keletas skirtingų etiketo taisyklių, kurias norėsite nepamiršti.
"Taip taip taip. Aš girdėjau visus šiuos milijonus kartų anksčiau “, jūs greičiausiai galvojate. Nepaisant to, kiek kartų šie punktai buvo sutraiškyti namuose, aš noriu lažintis, kad jūs vis tiek vykdėte bendrą el. Pašto klaidą bent kartą per praėjusią savaitę - gal net dieną.
Nereikia nė sakyti, kad aš manau, kad visi galime kartais ir vėl naudoti kvalifikacijos kėlimą. Taigi, čia yra patogus sąrašas, padėsiantis išsiaiškinti visas tas el. Pašto etiketo taisykles, kurias jūs prisiekiate, kad žinote, tačiau vis tiek nesugebate jų įgyvendinti.
Pagrindai
Kai statote namą, pradedate nuo rūsio. Taigi, prieš pasinerdami į konkrečias jūsų el. Pašto skiltis, pažvelkime į pagrindus.
Net jei nepaisysite ar pamiršite visas kitas šio straipsnio dalis, bent jau įsitikinkite, kad pažymėjote šiuos langelius.
- Jei siunčiate iš asmeninio adreso, pavyzdžiui, dėl darbo pasiūlymo ar informacinio pokalbio, įsitikinkite, kad jūsų adresas vis dar skamba profesionaliai. Norite sudaryti teisingą įspūdį, o „[email protected]“ nesiruošia jo sumažinti.
-
Jei gavote piktą pranešimą arba jaučiatės įsisiautėję, kelioms minutėms atsitraukite nuo kompiuterio. Kažką atleidus nuo karščio, tik kilsi problemų.
-
Įtraukite draugišką pasveikinimą ir uždarymą. Tai daro visą jūsų pranešimą jaustą daug išsamesnį, nušlifuotą ir profesionalų.
-
Korektūros. Pakankamai pasakė.
Laikas
Efektyvus laiko nustatymas yra vienas iš tų dalykų, apie kuriuos labai lengva pamiršti, kai darote viską, kad galėtumėte patobulinti savo gautuosius.
Bet jei jūs kada nors gavote tiesioginį vieno žodžio atsakymą į apgalvotą, ilgą pranešimą arba laukėte kelias savaites atsakymo, kurio laukėte nekantriai, manau, sutiksite, kad laikas yra vertas šiek tiek daugiau svarstyti.
- Paprastai atsakykite į el. Laiškus, kai tik realiai galėsite. Jūs nenorite palikti žmonių kabančių.
-
Jei žinutė nusipelno šiek tiek daugiau laiko ir minties, neišmeskite tiesioginio atsakymo, kad pašalintumėte savo lėkštę. Vietoj to atsakykite ir patvirtinkite, kad gavote, ir praneškite siuntėjui, kad šiek tiek užtruksite laiko gerai apgalvoti.
-
Puikus patarimas, padėsiantis patikrinti savo atsakymus? „Muse“ įkūrėjas Aleksas Cavoulacos rekomenduoja, kad kuo greičiau atsakytumėte, tuo trumpesnis turėtų būti jūsų atsakymas.
Gavėjai
Atrodo begalinės el. Pašto grandinės. Bendradarbiai, kurie ir toliau tave saugo pranešimais, kurie su tavimi neturi nieko bendra. Tie komandos draugai, kurie, atrodo, net nesuvokia, koks yra tas patogus BCC laukas.
Tai visi dalykai, apie kuriuos tikriausiai susigundote, bent jau tada, kai kiti žmonės juos įsipareigoja. Bet akimirką atkreipkime į jus dėmesį. Ar nepaisėte nė vienos iš šių etiketo taisyklių savo gavėjų sąraše?
- Naudokite „Atsakyti visiems“ atsargiai ir naudokite tik tada, kai reikia atnaujinti visus tos gijos dalyvius. Tave perspėjo.
-
Nebijokite naudoti BCC, ypač tais atvejais, kai nenorite, kad visi adresai ar gavėjai būtų matomi visiems.
-
Turėkite omenyje patogią taisyklę: Jei ką nors įrašysite lauke „Kam“, reiškia, kad tikitės atsakymo. Priešingai, jei jūs stebite tą asmenį, jūs tiesiog laikote jį žinios kitiems linkme.
-
Atsižvelgiant į tai, kuo mažiau žmonių galite įtraukti į el. Laišką, tuo geriau. Per daug virėjų virtuvėje greičiausiai sukels painiavą ir sukryžiuotus laidus.
Temos eilutė
Kokia yra jūsų pranešimo pirmoji dalis, į kurią žmonės žiūrės? Tai paprasta: jūsų tema.
Kaip jau žinote, puiki tema gali padaryti stebuklus jūsų el. Blogas dalykas? Na, sakykime, tai gali įkvėpti labai stipriai susijaudinti jūsų gavėjus.
- Nurodykite temos liniją konkrečiau, o ne pasikliaukite tokiomis neaiškiomis frazėmis kaip „Registracija“. Tai leidžia jūsų gavėjams iš karto išsiaiškinti, apie ką jūsų pranešimas. Be to, tai bus daug lengviau rasti, kai jums prireiks vėliau.
-
Laikykite trumpai. Nors norite, kad jis būtų konkretus, tai nereiškia, kad tai turi būti atskira pastraipa. Pabandykite laikytis mažiau nei 10 žodžių - nieko ilgesnio, nei tikėtina, kad tai bus sakinys.
-
Nesvarbu, kokio skubėjimo reikalaujate, visiškai nepraleiskite temos lauko. Niekam nepatinka, kad gautuosiuose mato tą grėsmingą „No Subject“.
El. Pašto adresas
Tai štai - jūsų žinios mėsa ir bulvės. Kiti laukai yra svarbūs, tačiau būtent čia jums paaiškės, kodėl pirmiausia susisiekiate su asmeniu.
Taip, bendravimas darbo vietoje tampa vis kasdieniškesnis. Bet tai nereiškia, kad norite, kad jūsų el. Laiškai virstų visomis neorganizuotomis netvarka. Įsitikinkite, kad laikotės šių etiketo taisyklių, o jūsų pranešimai tikrai bus šlifuoti ir profesionalūs.
- Tai dar viena vieta, kurioje norėsite būti kuo aiškesni ir glaudesni - greičiausiai galite tiesiog pamanyti, kad yra auksoji el. Pašto taisyklė. Galų gale, jei kažkas paaiškina teksto puslapius, turbūt geriau tai padaryti asmeniškai ar telefonu.
-
Laikykitės visų tradicinių rašymo taisyklių, kurių išmokote mokykloje. Tai reiškia, kad tinkama sakinio struktūra, didžiosios raidės, skyrybos ženklai ir pasipriešinimas pagundai pagrobti jūsų žinią jaustukais.
-
Įsitikinkite, kad jūsų pranešime yra aiškių klausimų ar veiksmų. Nesvarbu, ar klausiate bendradarbio nuomonės apie ką nors, ar ieškote informacijos apie projektą, turite turėti svarią priežastį siųsti el. Laišką ir šią priežastį taip pat turite aiškiai pasakyti.
-
Jei gavėjas nereikalauja jokių veiksmų ir tiesiog siunčiate el. Laišką norėdami pateikti atnaujinimą, tai taip pat paaiškinkite. Žmonės turi nutolti nuo jūsų užrašo, žinodami, ko iš jų tikimasi.
-
Jei reikia, naudokite ženklų taškus arba sunumeruotus sąrašus. Esame užimti, o dėl tam tikro formato žymiai lengviau peržvelgti jūsų pranešimą ir gauti svarbiausius elementus.
-
Pabrėžkite svarbią informaciją, kad ji išsiskirtų, tačiau venkite visų dangtelių, nes atrodo, kad jūs šaukiate.
-
Naudokite aiškų šriftą ir venkite per daug skirtingų šrifto spalvų. Norite, kad jūsų žinutė būtų kuo paprastesnė.
Priedai
Reikia ką nors pridėti prie savo el. Pašto adreso? Dažnai tai galvojama apie ateitį, o prieš pradėdami spustelėti „siųsti“, jūs tiesiog užsimerkiate apie tai, ko reikia.
Bet priedai nėra el. Pašto pasaulio laukiniai vakarai. Ne, vis dar yra keletas etiketo taisyklių, kurias norėsite įsitikinti laikydamiesi.
- Prieš ką nors pritvirtindami, įsitikinkite, kad to tikrai reikia. Nėra prasmės pridėti vieno puslapio „Word“ dokumento, kuriame yra du sakiniai.
-
Jei kyla abejonių, pridėkite failą kaip PDF rinkmeną, kad nekiltų jokių suderinamumo problemų.
-
Jei jums reikia nusiųsti didelį priedą, pirmiausia įsitikinkite, kad „užklijavote“ arba suspaudėte.
-
Prieš sudarydami el. Laiško pagrindą, įpraskite prisegti failą. Tokiu būdu galite išvengti bijoto „Atsiprašau, aš pamiršau priedą!“ Tolesnio pranešimo.
Jei užmerkiate akis ir teigiate, kad girdėjote apie visa tai anksčiau, aš jūsų nekaltinau. Be abejo, vis tiek nepaisysite šių dažnai kartojamų etiketo taisyklių kiekvieną kartą.
Taigi, apsvarstykite tai kaip draugišką priminimą, kad pasitraukėte iš autopiloto ir atidžiau atkreipkite dėmesį į jūsų pranešimus. Jūsų bendradarbiai jums padėkos.
Ar turite kokių nors kitų taisyklių ar naminių gyvūnėlių, kuriuos norite įtraukti į sąrašą? Praneškite man apie tai „Twitter“!
