Aš labai bijau, kad liktų pranešimai. Aišku, tai šiek tiek riešutų, bet aš atsisakau palikti bet kokią raudoną vėliavą savo telefone nepaliettą. Tai reiškia, kad aš nedelsdamas atidaro kiekvieną gautą banko pranešimą (net jei žinau, kad pirkinys buvo mano), kiekvieną gautą el. Laišką (net jei iš tikrųjų neperskaičiau iš karto) ir kiekvieną mano matytą tekstą (net jei „ t reaguoti iškart).
Galbūt manote, kad dėl to kiekvieną sekundę praleidžiu nosimi telefone, bet to nedarau. Aš iš tikrųjų patiriu daug rūpesčių ir nerimo, nuolatos naikindama pranešimus ir gaudama gautuosius. Būtent tada ne tik atidarėte, ištrynėte ir atsakėte į kiekvieną el. Laišką, bet taip ar kitaip pašalinote jį iš savo pašto dėžutės.
Aš kalbėjau su keliais žmonėmis, su kuriais dirbu, apie tai, kodėl jie palieka tiek daug pranešimų neskaitytų, pasiliekančių savo gautuosiuose, ir gavau labai pagrįstų, logiškų atsakymų: „Tai primena man atsakyti į juos“, „Aš juos naudoju kaip savo - nėra dienos sąrašo “, „ Aš juos atidaro, jei žinau, kad tam tikru metu noriu juos perskaityti, bet neturiu laiko “, „ Lengviau juos rasti “, „ Tai šlamštas, aš neturiu kad tai perskaityčiau “.
Bet aš taip pat paklausiau jų, ar jie jaustųsi geriau, jei neturėtų jokių likusių el. Laiškų, ar jie pabrėžė, kad šalia gautų laiškų reikia pamatyti tokį didelį skaičių pranešimų, ir dauguma jų atsakė „taip“ abiem. Nes net jei turėtum tai, kas, tavo manymu, yra klastinga, psichiškai, tas neišsamumo, kažko praleidimo, žmonių palikimo laukimo jausmas vis tiek tave nugirs.
Taigi geriausias pasirinkimas yra atidaryti viską ir pašalinti jį iš gautųjų.
Ar tau tai neįmanoma? Ar manote, kad esate per giliai atsiklaupęs ten, kur esu? Laikykitės skrybėlių, nes penkiais lengvais žingsniais ruošiuosi mintims - ir jūsų gautiesiems - į galvą.
1 žingsnis: raskite savo laiką
Pirmiausia išsiaiškinkite, kiek laiko jums prireiks tai padaryti. Tai taip pat priklauso nuo to, kiek el. Laiškų šiuo metu turite jūsų gautuosiuose - kuo didesnis skaičius, tuo ilgiau jis truks.
Jei norite, kad tai būtų vieno ir vieno tipo sandoris, turėsite užkirsti kelią nemažam laiko tarpui. Įsitikinkite, kad tai gerai įsilieja į jūsų tvarkaraštį - nemėginkite to daryti, kai esate stresas, perkrautas ar blogos nuotaikos, nes būtent tokie dalykai kaip svarbūs atsakymai patenka į įtrūkimus.
Priešingai, jei norite, kad tai būtų daroma vienu žingsniu kūdikiui vienu metu - vieną dieną atsisakykite visų šlamšto prenumeratų, kitą dieną sukurkite aplankus ir pan., Įsitikinkite, kad tą laiką taip pat blokuojate savo tvarkaraštyje. Fiziškai įdėdami jį į savo kalendorių ar darbų sąrašą, jūs jaučiate (daugiau) pareigą jį užpildyti.
Ir lygiai taip pat kaip pastaba, „zero“ gautieji niekada nebus vienkartinis dalykas (bet apie tai vėliau).
2 veiksmas: įvertinkite gautuosius
Toliau gerai ir ilgai pažvelkime į tai, su kuo mes dirbame. Tiesiog pažiūrėkite - dar nieko nelieskite, neištrinkite ir nespauskite. Naršykite tik temų eilutes, gautas datas ir siuntėją ir atkreipkite dėmesį į tendencijas:
- Kokius el. Laiškus gaunate reguliariai? Ar daugumoje jų yra informaciniai biuleteniai? Nepageidaujamas paštas? Jūsų boso, šeimos ar draugų pranešimai? Grandinėlės raidės?
- Kokios yra temos? Ar jie yra konkretūs? Ar jie lengvai suteikia jums informacijos apie turinį?
- Iš kurios datos jie yra? Prieš kelis mėnesius? Ar dauguma jų ateina iš vienos savaitės dienos?
- Kas tau siunčia el. Laišką? Tikėtina, kad nemažai jų turi tik keli žmonės ar sąskaitos.
Šis pratimas padės ne tik išsiaiškinti, koks yra geriausias atsakymo būdas, tvarkyti ir sutvarkyti gautuosius, bet ir supažindins su tipiniais įpročiais. Jei esate linkę saugoti pranešimus mėnesius net netikrindami jų, tai yra atidėliojimo problema. Jei turite daugiau nepageidaujamų el. Laiškų, nei darbo, tai yra prioritetinė problema. Jei iš tų pačių žmonių gaunate per daug, tai yra bendravimo problema. O jei gausite didžiąją dalį, tarkime, pirmadienį, tai yra planavimo problema. Patikėk manimi, visa tai lengvai ištaisoma.
Judama toliau …
3 žingsnis: Atsisakykite prenumeratos ir šlamšto
Pirmas dalykas, kurį ketiname fiziškai padaryti, yra pradėti ištrinti ir atsisakyti visų šlamšto prenumeratų. Nustebsite, kiek netvarkos tai išvalo vien tik prieš pradedant tvarkyti svarbius dalykus.
Tai yra tos rūšys, kurias greičiausiai gausite:
- El. Laiškai iš žmonių, į kuriuos visada atsakote
- El. Laiškai iš žmonių, į kuriuos kartais atsakote
- El. Laiškai iš žmonių, į kuriuos niekada neatsakote
- Informaciniai biuleteniai ir prenumeratos (jūs iš tikrųjų prenumeruojate)
- Socialinės žiniasklaidos perspėjimai
- Šlamštas / šlamštas / PR žinutės / nežinomi siuntėjai
Šios trys kategorijos yra tai, ką mes pirmiausia nagrinėjame čia, „ne darbo“ ar „linksmybių“ krūva.
Informaciniai biuleteniai ir prenumeratos
Tai yra svarbiausias „nepageidaujamas“ paštas, nes yra tikimybė, kad tam tikru metu jūs juos užsiprenumeruojate dėl teisėtos priežasties. Tai gali būti jums patinkanti parduotuvė, kurioje galite gauti kuponus, naujienų parduotuvė, mokslinis žurnalas, prekių sąrašas.
Taigi, prieš žaisdamas blogą policininką ir sakau atsikratyti viso to - o tai, tiesą sakant, nėra siaubinga idėja, jei norite naujo - pradėkime viską į perspektyvą ir išsiaiškinkime, ką jūs iš tikrųjų naudojate. Kiekvienam iš jų užduokite šiuos tris klausimus:
- Kaip dažnai juos atidarote?
- Jei jūs juos atidarote, kaip dažnai jūs iš tikrųjų juos skaitote?
- Jei jūs juos skaitote, kaip dažnai jūs juos naudojate? (ar tai reiškia, kad reikia atsispausdinti, nusiųsti draugui, nurodyti darbe, išsaugoti ir vėliau vėl perskaityti)
Jei negalite atsakyti į šiuos klausimus, atsisakykite prenumeratos ir ištrinkite. Jei negalite prilygti skaičiui trys, atsisakykite prenumeratos ir ištrinkite. Jei visų pirma nepamenate, kaip pradėjote juos gauti, atsisakyti prenumeratos ir ištrinti. Jei neatidarote jų pakankamai dažnai, atsisakyti prenumeratos ir ištrinti. Jei esate prie tvoros - gerai, „ Unroll.me“ yra programa, kuri padės jums išsirinkti tą didžiulę prenumeratų krūvą, kad jums nereikėtų patiems atlikti darbų.
Būk malonus, bet būk sąžiningas su savimi. Ar tikrai prisimenate naudoti tą kuponą, kol pasibaigs jo galiojimo laikas? Ar kada nors ketini grįžti ir perskaityti tą straipsnį? Ar tikrai jums svarbu išgirsti apie XYZ? Jei tai nėra entuziastingas „Taip!“, Išsaugokite sau galvos skausmą vėliau ir nukirpkite laidą.
Socialinės medijos įspėjimai
Tai yra visi tie el. Laiškai, kuriuos gaunate iš „Twitter“, „Facebook“, „Instagram“, „LinkedIn“, „Medium“, „Spotify“, „Snapchat“, „Skype“, „Venmo“ - ar aš jų praleidau? Na, jei manote, kad tai susiję su jais, įmeskite ir į krūvą. Kai kurie iš jų tikriausiai sako kažką tokio, kaip „Jesse pakomentavo jūsų įrašą“ arba „Jūs turite 25 naujus pasekėjus“, o kiti - reklaminius, saugumo patikrinimus ar informacinius biuletenius.
Dėl gautų laiškų apimties, tiesiog sakau, kad turėtumėte stengtis kuo labiau atskirti savo sąskaitą ir socialinę žiniasklaidą. Kadangi ne tik gausite pranešimą apie gautus laiškus, bet ir programos kampe tikriausiai gausite pranešimą apie telefoną ir ryškiai raudoną numerį - dėl to jis bus nereikalingas.
Taigi, jūsų kita užduotis yra pereiti į kiekvieną turimą socialinės medijos sąskaitą, spustelėti „Nustatymai“ ir išjungti visus el. Pašto įspėjimus. Tada spustelėkite paskutinįjį, kurį platforma jums atsiuntė, ir paspauskite „atšaukti prenumeratą“, kad įsitikintumėte, jog taip pat nepatenkate į jų sąrašą.
Grožis yra tai, kad tai nėra nuolatinis sprendimas - visada galite grįžti atgal ir pakeisti savo nustatymus. Bet aš įdėčiau didelių pinigų, kad nieko nepraleistumėte.
Šlamštas
Daug šlamšto mes dedame sau, nes mes perduodame savo informaciją atsitiktinėms parduotuvėms, ar nurodome adresą savo socialinėje žiniasklaidoje, arba mes reaguojame į nepažįstamus žmones. Taigi, mano didžiausias patarimas jums yra visada būti atsargiam, kaip ir kam atiduoti savo el. Paštą.
Tačiau kai kurie iš jų neišvengiami ir būtent tai turėtumėte ištrinti neatidarę. Žmonėms, kurie nuolat siunčia jums medžiagą, prieš ištrindami būtinai praneškite apie juos kaip šlamštą, kad jie nebepasirodytų.
4 žingsnis: sutvarkykite
Kai sutvarkysite didžiąją dalį pūkų - ir tik po to, kai sutvarkysite -, atėjo laikas patekti į mėsingus gaminius arba tris svarbiausias kategorijas, kurias išvardinau aukščiau.
Dabar aš nesakysiu jums, kaip sutvarkyti gautus laiškus. Nėra tobulos sistemos, idealios strategijos ar „kiekvienas sėkmingas žmogus tai daro“ metodo. Jūs esate savo pašto prižiūrėtojas, todėl nusipelnėte jį sutvarkyti taip, kaip norite. Tačiau išvardysiu keletą būdų, kuriais galite vadovautis:
Etikečių ir aplankų naudojimas
Tai yra galimybė žmonėms, tokiems kaip aš, kurie atsisako naudotis programomis, kai patys tai gali padaryti. Pirmiausia išsiaiškinkite už kiekvieną el. Laišką, jei turite atsakyti nedelsdami, jei jums reikia atsakyti vėliau, arba jei visai nereikia atsakyti (už šį aš sakysiu, atidarykite, perskaitykite ir įregistruokite arba ištrinkite iškart tuo pačiu metu).
Tada nuspręskite savo veiksmų planą. Jei jums reikia greitai atsakyti, bet neturite tam laiko, pažymėkite jį žvaigždute arba įdėkite į aplanką, pažymėtą „Reikia atsakyti“, ir įdėkite užrašą į savo darbų sąrašą, kad galėtumėte dar kartą patikrinti tą aplanką.
Jei jums reikia palaukti ilgiau - galbūt todėl, kad dirbate su tuo, kas susiję, išsiųskite trumpą atsakymą, pranešdami siuntėjui, kad pamatėte pranešimą, ir per X dienas su juo susisieks. Tada įdėkite jį į kitą aplanką, pažymėtą „In process“.
Pavadindami aplankus įsitikinkite, kad esate konkretūs ir kad juos būtų lengva atpažinti. Nėra nieko blogiau, kaip pamiršti savo banko ataskaitas ar draudimo informaciją, nes aplankas buvo pažymėtas kaip „Miscellaneous“.
Svarbiausias triukas atveriant kiekvieną žinią vietoje yra kitos atsarginės sistemos įdiegimas. Aišku, naudodamiesi aplankais, jie tvarko, tačiau kadangi jie jau atidaryti, nėra įspėjamojo ženklo, kad galėtumėte juos patikrinti. Taigi, atsiremkite į darbų sąrašą, internetinį kalendorių ar telefono priminimus, kad įsitikintumėte, jog stebite, kada ką nors gaunate ir kada jums reikia grįžti.
Programų naudojimas
Jei pirmasis požiūris jums netinka, visada yra programų! Ir aš turiu daug ką išbandyti.
„Gmail“ išbandykite „Inbox by Google“ - nuostabų įrankį, kuris padeda greitai nuskaityti nuotraukas ar įvykius, rūšiuoti pranešimus į kategorijas ir netgi sinchronizuoti su kalendoriumi. Be to, „Boomerang“, „Gmail“ plėtinys, leidžia planuoti el. Laiškų siuntimą vėliau ir siųsti atnaujinimus, kai jūs ar kažkas turi atsakyti, todėl jums niekada nereikės jų palikti neatidarytų.
Kitos puikios organizacijos programos yra „Rūšiuota“, kuri sukuria naudingus sąrašus, „Organizatorius“, kuris automatiškai rūšiuoja jūsų pranešimus, ir „CloudMagic“, leidžianti atidėlioti elementus, kad sugrįžtumėte vėliau.
Kad gautųjų tikrinimas būtų įdomesnis kiekvieną dieną, išbandykite el. Pašto žaidimą, kuris kartoja jūsų pastangas ir teikia jums teigiamų atsiliepimų. Aistringiems mobiliųjų telefonų vartotojams išbandykite „Boxer“ - savo aukščiausią įrankį atsakymui ir rūšiavimui efektyviai bei kelyje.
5 žingsnis: sukurkite ateities sistemą
Sveikiname! Jūs (tikiuosi) perėjote kiekvieną el. Laišką, ištrynėte arba susitvarkėte ir pasiekėte tą gražų skaičių nulio.
Tačiau darbas čia nesibaigia - dabar turite sugalvoti metodą, kaip tai išlaikyti. Štai du dalykai, kuriuos rekomenduoju padaryti, kad jūsų gautieji nuolat išliktų žemi:
Kalbėkitės su savo tinklu
Ar antruoju žingsniu išanalizavote gautuosius, ar buvo tam tikrų žmonių, kurie pasitraukė? Ar todėl, kad jie siunčia jums daugiausiai pranešimų, ar todėl, kad jiems būdingas laikas ar diena, kai jie su jumis bendrauja?
Šie tikslūs žmonės gali padėti jums išlaikyti „0“ pašto dėžutę (kas pagalvojo?). Kai išsiaiškinsite, kokia sistema jums tinka, nuspręskite, kaip jums patinka gauti el. Laiškus, ir praneškite savo tinklui.
Pvz., Mano viršininkas ieško pagal temas, norėdamas rasti jai reikalingus el. Laiškus, todėl visada stengiuosi pateikti pakankamai informacijos temos eilutėje, kad juos būtų lengva rasti. Panašiai mes siunčiame daug skubių atnaujinimų pirmyn ir atgal. Užuot reagavę, kai tik jie ateina, mes nustatėme sistemą, skirtą siųsti tik tam tikro tipo atnaujinimus tam tikromis dienomis. Dabar tiksliai žinau, kokių pranešimų ir kada galima tikėtis.
Atviras bendravimas yra ne tik raktas į organizuotą, pagarbų darbo eigą, bet jo trūkumas taip pat gali paskatinti jūsų pašėlusius aplankus. Taigi, atsisėskite su savo viršininku ir kolegomis ir praneškite jiems, kaip geriau atsiųsti jums daiktus - ir paklauskite jų, ko jie taip pat mėgsta!
Taip pat bus atvejų, kai gausite daug el. Laiškų apie dalykus, apie kuriuos galėtumėte lengvai pasikalbėti asmeniškai. Jei taip nutinka daug, užuot bendravę internetu, suplanuokite savaitinius susitikimus, kad peržvelgtumėte visą tą informaciją.
Suplanuokite el. Pašto laiką į savo dieną
Nors gautuosiuose yra šimtai ir tūkstančiai neskaitytų el. Laiškų, aš lažinuosi, kad tikrinsite savo sąskaitą kasdien, jei ne kas valandą. Taigi kodėl jis taip greitai nekontroliuojamas?
Manau, jūs aktyviai to netikrinate. Tikriausiai jį atnaujinate, slinkite žemyn norėdami pamatyti, kas ką išsiuntė, tada uždarykite prieš atidarydami ar iš tikrųjų ką nors skaitydami.
Pakeiskime tą įprotį - pradėkime atidėti 15 minučių kiekvienos dienos pradžioje ir pabaigoje (arba trumpas akimirkas kas porą valandų), pereiti ir atidaryti kiekvieną įmanomą dalyką. Padarykite tai prioritetu kaip ir bet kurią kitą užduotį. O po kurio laiko galėsite atidaryti, perskaityti, ištrinti, įregistruoti ir pažymėti bet kokį el. Laišką, kurį gausite per kelias sekundes.
Paskutinis dalykas, kurį rekomenduoju, yra atskirti savo darbo ir asmenines paskyras. Kuo daugiau sumaišysite du dalykus, tuo didesnė tikimybė, kad darbo paskyroje susikaups neskaitytas šlamštas, o svarbūs pranešimai pasimeta asmeniniame.
Pažvelgęs į daugybę savo kolegų sąskaitų, pastebėjau, kad jų darbas yra daug organizuotesnis, nes suprantama, kad jie į savo karjerą žiūri rimtai. Tačiau jūsų asmeninis gyvenimas nusipelno tiek pat meilės. Taigi, jei ten nesate jokio pašto dėžutės, suteikite jai laiko ir energijos, kad ji būtų tokia pat švari. Nes aš tikrai tikiu, kad tvarkingas gyvenimas visose srityse yra laimingesnis ir sukelia mažiau streso.
Ar tai jums pavyko? Ar turite kitų patarimų, kaip nulaužti gautuosius? Čivink mane!
