Savanoriai daug dėmesio skiria savo geriems darbams visame pasaulyje, tačiau norint sukurti tą optimalią savanorių patirtį, daug kur vyksta užkulisiuose. Nesvarbu, ar esate apmokamas darbuotojas, kuriam pavesta valdyti savanorius, ar šios srities organizacijos projektų vadovas, turite pasirinkti įvairias asmenybes, įgūdžius ir lūkesčius, kad gautumėte darbą.
Vadovavimas savanoriams nėra labai skirtingas nei vadovavimas darbuotojams biure, išskyrus vieną didelį skirtumą - savanoriai paprastai yra nemokami ir kartais net moka už patirtį. Daugelyje atvejų lūkesčiai yra dideli ir ne visada yra aiškių rezultatų. Taigi, kaip užtikrinti, kad savanoriai išnaudotų visas savo patirtis ir gautų darbą? Štai keletas strategijų, kuriomis pasinaudojau, kad įsitikinčiau, jog vadovai ir savanoriai turi didelę patirtį.
Būkite realistiški dėl laiko planavimo
Vis dar diskutuojama apie efektyviausią ir veiksmingiausią laiką, kurį savanoriai įsipareigoja įgyvendinti projektą. Vieni sako, kad 3–6 savaitės yra pakankamos, o kiti tvirtina, kad 6 mėnesiai – metai yra pats geriausias laikas savanorių augimui ir poveikiui vietoje užtikrinti. Taigi apsvarstykite, kas geriausiai tinka jūsų organizacijai, ir prieš įtraukdami savo savanorius į laivą, praneškite, koks yra realus laiko tarpas jūsų organizacijai.
Rimtai pasverkite „besisukančių durų“ savanorių, kurie tiesiog lankosi dieną ar dvi, išlaidas ir naudą. Išskyrus tuos atvejus, kai jums tikrai reikia darbo ar lėšų arba jie tikrai gali suteikti išteklių jūsų organizacijai, „paspauskite ir paleiskite“ savanoriškos veiklos stilius reiškia, kad jūsų organizacija dažnai duoda daugiau, nei turėtų tilpti savanoriams. Tai ne visada yra naudinga siekiant ilgalaikių organizacijos tikslų, be abejo, skatina skepticizmą vietinėse bendruomenėse.
Orientuotis į naują aplinką
Kai atvyksite savanoriai, pirmiausia turėtumėte orientuotis tiek į savo organizaciją, tiek į kultūrą, kurioje dirbsite. (Nustebtumėte, kiek žmonių atvyksta neturėdami pagrindinių šalies žinių.) Daugelis organizacijų praleidžia šį žingsnį, tačiau orientacija yra kritinė - jos yra savanorių pagrindas ir padeda suprasti kasdienes operacijas, komandos tikslus ir tai, kas yra jų tikimasi.
Kaip šio proceso dalis gali būti gera surengti pokalbį su kiekvienu savanoriu, įvertinant jų įgūdžių lygį ir kaip jie gali būti veiksmingiausi. Taip pat laikas išsiaiškinti savo, kaip organizacijos, politiką ir pagrindinę informaciją, tokią kaip konfidencialumo ir atsakingo naudojimosi socialine žiniasklaida politika. (Puiku, jei savanoriai naudojasi socialine žiniasklaida, kad padidintų sąmoningumą, tačiau svarbu įsitikinti, kad informacija, kurią savanoriai atskleidžia internete, nepakelia pavojaus jūsų organizacijai ar vietinėms bendruomenėms.)
Išsami orientacija taip pat padeda sukurti atviro bendravimo kultūrą nuo atvykimo momento, leisdama savo savanoriams žinoti, kad esate ten klausytis, jei jiems kyla problemų ar jiems reikia paaiškinimų. Norėdami išlaikyti šią kultūrą, pabandykite organizuoti savaitinius savanorių susitikimus, kuriuose būtų aptariami lūkesčiai ir problemos, arba naudokite laiką valgydami, kad patikrintumėte, kur yra temperatūra.
Valdykite jų lūkesčius
Dirbdamas Kambodžoje, aš vadovavau grupei savanorių, kurie man pasakė mūsų tyrimo kelionės pradžioje „Mes norime sukurti biblioteką“. Tai buvo keistas prašymas, nes kaimas reikalavo žemės ūkio įrankių, o ne skaitytų medžiagų. Tai buvo gerai apgalvotas pasiūlymas, bet kas iš tikrųjų pasirūpins šia biblioteka, kai mes išeisime - ir turėdami žemą raštingumą, kas iš tikrųjų skaitys knygas? Jau neminint to, kad tai nebuvo mūsų tikslas vietoje, ir bendruomenė nenorėjo bibliotekos.
Savanoriai gali įnešti daug lūkesčių: kad jūsų organizacija veiktų sklandžiai, kad ji veiktų kaip vakarietiška organizacija ar kad ji turėtų daryti ką nors daugiau ar kitokio. Norėdami užkirsti kelią konfliktams, kurie gali kilti dėl šių lūkesčių, turite labai aiškiai suprasti, ką galite ir ko negalite suteikti, kokie yra jūsų tikslai ir jų nėra, kokius išteklius turėsite ir neturėsite. Kuo daugiau savanorių supras jūsų organizaciją, tuo daugiau jie bus su jūsų projektais ir tikslais.
Panašiai, labai svarbu valdyti savo savanorių lūkesčius apie jų kelionės rezultatą: Jie daro kažką puikaus, tačiau per naktį neketina pakeisti pasaulio. Kartais švieži savanoriai nusivilia ir nusivilia, kai nemato staigių pokyčių, ir jie gali greitai suversti kaltinimus priimančiai organizacijai ar savanorių vadovui. Nustatydami lūkesčius iš anksto, galite padėti jiems suprasti, kad šiam darbui reikia laiko ir kad jie yra daug didesnio tikslo ar judėjimo dalis, prisidedant savo laiką.
Sukurti vertinimo ir atskaitomybės sistemą
Nors savanoriškos pareigos nėra apmokamos, jos dažnai yra žingsnis į kitą ne pelno siekiančią veiklą, todėl svarbu įsitikinti, kad jūsų savanoriai proceso metu mokosi ir auga. Be to, nors ir nevaldote apmokamų darbuotojų, turite atlikti darbą, todėl turite sukurti sistemą, kuri užtikrintų, kad savanoriai baigs projektą, kurį jiems numatė atlikti.
Kaip ir biure, turėtumėte išsikelti tikslus ir terminus, surengti paskesnius susitikimus ir atlikti laikotarpio vidurio patikrinimus. Taip pat galite apsvarstyti galimybę priversti savanorius pasirašyti elgesio kodeksą ar dokumentą, pabrėžiantį jų įsipareigojimą (labiau simbolinį nei teisinį), todėl galite jiems priminti, ką jie ketino daryti atvykę.
Jei kyla problemų su savanoriais, kalbėkitės su jais tiesiogiai kaip su darbuotoju, o jei pokyčių nėra, kalbėkite su juos remiančia organizacija (paprastai tai yra mokykla ar įdarbinimo įmonė). Jei tai neveikia ir jie eikvoja jūsų laiką ir išteklius, pažeidžia politiką arba paprasčiausiai nesitraukia, tada, galite juos suaktyvinti. Tai sunku daugeliui vadovų (nes visa savanorystės idėja yra nesavanaudiška), tačiau yra atvejų, kai savanoris daro daugiau žalos nei naudos, ir niekam tai nėra naudinga.
Būkite sąžiningi dėl tolesnių veiksmų
Tarp ašarų ir apkabinimų savanoriai vietos bendruomenei ir darbuotojams dažnai sako „Pažadu sugrįžti, niekada tavęs nepamiršiu“. Tačiau kad ir kaip judėtų jie dėl patirties, jie gali neturėti išteklių ar laiko grįžti, kai grįš namo. Tai gerai, bet skatinkite juos realistiškai nuspręsti, ką jie gali padaryti grįžę namo - nesvarbu, ar tai organizuoti mažą lėšų rinkėją, surengti keletą pokalbių, kad paskatintumėte kitus savanorius, ar visai nieko. Gali būti naudinga parengti veiksmų planą su laiko juosta prieš jiems išvykstant, taigi abu žinote, ko tikėtis, ir galite jo laikytis. Tai galite pasakyti, kad galite paskatinti savanorius palaikyti ryšį ir palaikyti ryšį palaikydami sąrašus, „Facebook“ grupę ar „Twitter“ sklaidos kanalą.
Kaip šalutinę pastabą įsitikinkite, kad esate sąžiningi dėl tolesnių veiksmų, kuriuos galite padaryti savo savanorių vardu. Puiku būti nuoroda arba rašyti rekomendacinius laiškus savo savanoriams, jei galite, bet jei jūsų laikas neleidžia rekomenduoti visiems (arba jei jums tai nesiseka), būkite sąžiningi ir praneškite jiems.
Suteikdami didelę patirtį savo savanoriams, reikia daug planuoti, sekti ir bendrauti. Būkite praktiški, pasirengę ir sąžiningi, ir tai, kas daroma gerai, gali padėti ir jūsų savanorių bazei, ir organizacijai.
