Susitikimai yra brangūs. Ne todėl, kad apmokestintumėte žmones lankyti (aišku), bet todėl, kad jie naudoja žmonių laiką; laiko, kurį galima praleisti dirbant daug kitų pajamų uždirbančių dalykų. Tiesą sakant, viename tyrime nustatyta, kad pasikartojantis vidutinio lygio vadovų susitikimas vienai įmonei kainavo 15 milijonų dolerių per metus.
15 milijonų dolerių per metus!
Jau neminint to, reikia atsižvelgti ir į paruošimo laiką, ir į konteksto perjungimo laiką. Kalifornijos universiteto Irvine profesorė Gloria Mark nustatė, kad vidutiniškai 25 minutėms darbuotojui prireikia grįžti į pradinę užduotį po pertraukos.
Žinant šią statistiką reiškia, kad kai diskutuoju, ar man reikia sušaukti susitikimą, klausiu savęs, ko verta (pažodžiui). Ar tai yra geriausias visų laiko išnaudojimas, įskaitant mano? Ir ne taip dažnai, atsakymas yra „greitai“.
Taigi, ką tada daryti? Nesunku! Siųskite paprastą, bet labai svarbų el. Laišką, kad visi būtumėte informuoti ir eitų kelyje.
Ką įtraukti
Yra trys pagrindiniai dalykai, kuriuos turite apsvarstyti:
- Logistika : kodėl susitikimas buvo atšauktas ir, jei tai pasikartojantis susitikimas, ko tikėtis kitą kartą
- Veiksmas : visi įvykdyti ar įvykdyti kritiniai veiksmai
- Informacija : bet kokie atnaujinimai ar bendros grupės FYI
Pastaba: nepatenkite į spąstus, kur paskutiniai veiksmo elementai ir logistika. Jei kritiškiausia informacija bus aukščiau, bus užtikrinta, kad ji bus matoma, kai jūsų kolegos nuslėps savo el. O ir dar vienas patarimas jums: paryškinkite žmonių vardus, jei jiems reikia ką nors padaryti, kad jie trigubai įsitikintų.
El. Pašto pavyzdys Kaip paversti susitikimą el. Paštu
- Kreipkitės į penkis klientus, kad gautumėte atsiliepimų apie dizainą - Maria
- Siųsti galutinį rinkodaros plano patvirtinimo laiką - Jasonas
- Rinkodaros kopija užrakinta
- Klientų trumpasis sąrašas baigtas
- Biudžeto užklausa išsiųsta finansų komandai
- Paleidimo data patvirtinta (lapkričio 14 d.!)
Tai gali atrodyti paprasta, tačiau el. Laiško „susitikimas paversta el.“ Įtraukimas į savo profesionalų triukų krepšį yra puikus būdas padidinti savo komandos dėmesį ir produktyvumą. Kai gerbiate kitų laiką ir visada įsitikinate, kad kiti žingsniai aiškūs, kiti aplinkiniai yra linkę daryti tą patį. Ir kas nemyli valandos atgal, kad darbą atliktumėte įtemptą dieną?
