Jei paklaustumėte karjeristės, ką jie mano apie savo pašto dėžutę, dauguma pasakytų, kad tai siela siurbianti juodąją skylę tolesnių pranešimų, erzinančius darbuotojų susirašinėjimus ir informacinius biuletenius ar pranešimus spaudai. Ir jei jūs taip pat paklaustumėte tų žmonių, ar jie kada nors galėtų pamatyti, kaip jie kiekvieną dieną eina per visą savo pašto dėžutę, dauguma pasityčioja iš tokio neįmanomo žygdarbio idėjos.
Vis dėlto praėjusią savaitę aš nusprendžiau priimti iššūkį, kuris privers daugelį specialistų susigraudinti: aš kiekvieną vakarą prieš eidamas miegoti pasirinkau pakloti pašto dėžutę iki nulio.
Taigi, ar aš tai padariau? Atsakymas yra taip. Ar buvo lengva? Heck no.
Nors nemanau, kad kada nors sugebėsiu kiekvieną dieną nustoti prie gautųjų pašto dėžutės, aš pakeliui išmokau keletą svarbių pamokų, kurios padės geriau valdyti gautuosius.
Didžiausias? Nė vienas iš dalykų, kurie man labiausiai padėjo, nebuvo novatoriški. Tai buvo strategijos, kurias aš vėl ir vėl girdžiu iš produktyvumo ekspertų ir el. Pašto adresų - reikėjo tik jas realiai įgyvendinti ir įgyvendinti.
Dėl šios pastabos leiskite man pasidalyti keliais dalykais, kuriuos iš tikrųjų turite padaryti, kad gautieji būtų mažiau siaubingi.
1. Į savo tvarkaraštį įrašykite „Atsakymas el. Paštu“
Aš jau esu apie tai rašęs anksčiau, tačiau vienas iš dalykų, kurie man pasirodė veiksmingiausi bandant kiekvieną vakarą pasiekti pašto dėžutę, nebuvo nuolat tikrinti gautųjų. Užuot užblokavęs tam tikras laiko dalis kiekvieną dieną, kurią turėčiau skirti el. Paštui: man 30–60 minučių ryte, per pietus ir vėlyvą popietę buvo daug laiko, kad viskas susiskirstytų kvadratu.
Tai atrodo neintuityvu (tikrai skeptiškai žiūrėjau), tačiau susitelkęs į tą vieną užduotį, o ne į kitą, sugebėjau per savo pašto dėžutę patekti daug greičiau nei įprastai. Laiko juostos naudojimas taip pat paskatino mane greičiau perduoti el. Laiškus, o ne uoliai blaškytis, nesijaučiau atsakęs ar atitraukęs dėmesį nuo nesvarbios žinutės, o ne tik ištrynęs.
Be to, atsakant į mano el. Laiškus tam tikrais laiko tarpais, atrodė, kad jis nėra nesibaigiantis darbų pasirinkimas ir labiau panašus į dar vieną dalyką mano darbų sąraše, kurį buvo daug lengviau suprasti. Prieš šią savaitę aš nesuvokiau, kad mano pašto dėžutė visada buvo mano galvoje, ir aš visą laiką buvau bijota tikrinti savo el. Pašto paskyrą. Kadangi tai tapo mano tvarkaraščio dalimi, kaip ir visa kita, aš neabejojau, kada turėjau išsiųsti kitą el. Laišką; Aš tiesiog tam skyriau laiko.
Taip pat buvo nuostabu sesijos pabaigoje „užsiregistruoti“ ir nesijaudinti dėl to, kas vyko elektroninėje erdvėje.
2. Atsakykite į daugumą el. Laiškų iškart
Asmeniškai man apie 65–70% el. Laiškų, esančių mano gautuosiuose, reikalauja greitų atsakymų, kurių rašymas man užtrunka mažiau nei minutę ar dvi. Pernelyg dažnai turiu žalingą įprotį tiesiog palikti juos savo pašto dėžutėje ir pasakyti: „E, tai lengva. Aš su jais susisieksiu vėliau. “Bet kaip supratau, man iš tikrųjų prireikė daugiau laiko ir energijos, kad juos perskaityčiau, pakankamai gerai apdorodavau, kad nuspręsiu, kad juos pakankamai lengva atidėlioti vėliau, o vėliau sugrįžti vėliau juos vėl atsakyti.
Tiesą sakant, priversdamas atsakyti į tuos susirašinėjimus tuo metu ir ten, per brangų „atsakymo į el. Laišką“ laiką, aš galėjau išnešti daugiau dalykų iš savo pašto dėžutės ir nesigilinti į savo mintis - priartėti prie to nemandagaus gautųjų aplanko.
3. Perduokite kitus el. Laiškus strateginiams laikams
Pagaliau „Boomerang“ programą „Gmail“ įdiegiau praėjusią savaitę po to, kai labai užimtas mano draugas reikalavo, kad aš ją gaučiau („Tai yra gelbėtojas!“ - ji vis sakydavo). Ir turiu pripažinti: Ji buvo teisi.
Labai paprastai „Boomerang“ leidžia iš naujo planuoti, kai el. Laiškai pasirodo jūsų gautuosiuose. Nors gali atrodyti, kad nesąžininga viską suplanuoti vėlesniam laikui („Šį vakarą gavau gautų laiškų aplanką nulį, rytoj ryte parodydamas 45 el. Laiškus, kad galėčiau pasirodyti gautuosiuose!“), Svarbu būti strategiškai atsižvelgiant į tai, kaip jūs juo naudojatės.
Pavyzdžiui, būdami populiarios kolegijų priėmimo tinklalapio įkūrėja, aukštųjų mokyklų darbuotojai nuolat siunčia man kolegijos esė juodraščius, kad galėčiau juos taisyti. Tačiau nėra smagu, kai tas juodraštis kelias dienas sėdima mano pašto dėžutėje, ir aš neturiu laiko jų taisyti, kai tik jie pasirodys. Vietoj to, aš panaudojau „Boomerang“, kad suplanuotų jų sugrįžimą, kai turėsiu daugiau laiko juos redaguoti (mano atveju, tai yra penktadienio popietėmis).
Galimybė suplanuoti tai, kas pateko į mano pašto dėžutę, kai smarkiai pasikeitė mano produktyvumas ir tai, kiek galėjau padaryti.
Kitas būdas tai padaryti „gautųjų“ genijus Aleksas Cavoulacosas čia rašė apie strateginio el. Pašto valdymo sistemą, reikalaujančią skirtingų pastangų, naudojant etiketes ir aplankus. Kalbant apie tai:
4. Naudokite etiketes ar aplankus
Pažymėkite mano žodžius: nenaudokite gautųjų kaip kažkokio sąvartyno, kad perkeltumėte visus savo el. Laiškus; naudokite etiketes, skirtukus ar aplankus (kad ir kaip juos vadina jūsų el. pašto paslaugų teikėjas), kad tinkamai sutvarkytumėte ir pateiktumėte viską, ką gaunate.
Savo el. Pašto paskyroje yra daugiau nei 30 skirtingų etikečių, ir nors tai gali atrodyti įkyriai ar konkrečiai, tai padeda man greitai nuskaityti man reikalingus pranešimus ir sudėti reikalus, kai tik su jomis susitvarkysiu, todėl mano gautieji atrodo daug baisiau.
Pavyzdžiui, šiuo metu turiu porą susirašinėjimų su kai kuriais savo darbuotojais iš „ The Prospect“ . Užuot visą laiką palikęs tuos tebesitęsiančius el. Laiškus savo gautuosiuose, įdedu juos į atitinkamus su prospektu susijusius aplankus, kad jie atsirastų tik tada, kai gautų naują pranešimą. Tai fiziškai išvalo mano jau turimų dalykų dėžutes, todėl kiti dalykai savo ruožtu jaučiasi daug lengviau valdomi.
5. Atsisakykite el. Pašto sąrašų prenumeratos
Šis patarimas yra gana savaime suprantamas dalykas: atsikratykite visų pūkų. Ar tiesiog eikite į gautuosiuose esančią šiukšliadėžės piktogramą, kai gausite tam tikrus informacinius biuletenius? Tiesiog atsisakyti prenumeratos. Ir net netraukite pasiteisinimo „Bet aš galbūt tai perskaitysiu vėliau!“. Mano nykščio taisyklė yra tokia, kad jei tris kartus iš eilės ištrinu informacinį biuletenį, atsisakau prenumeratos vietoje.
Aš asmeniškai skaičiau daugybę įvairių koncertų informacinius biuletenius, todėl, norėdamas patekti į internetinį žurnalą, pasinaudodavau „Boomerang“, norėdamas rasti patogesnius laikraščių laikus, kurie man patiko pasirodyti gautuosiuose, ir atsisakiau visko.
Pašalindama šiuos el. Pašto adresų sąrašus, aš iš esmės vengiau kasdien gauti keliasdešimt papildomų el. Laiškų. Anksčiau jaučiau, kad pusę savo pašto dėžutės laiko praleidžiu tik ištrindamas informacinius biuletenius ir kitus masinių el. Pašto adresų sąrašus, dėl kurių man nebereikia jaudintis. Atrodo, kad mano pašto dėžutė yra susijusi su asmeniniu el. Laišku, nukreiptu būtent į mane, o mano laikomi informaciniai biuleteniai yra tai, ko iš tikrųjų laukiu skaityti.
Ar atsigręžus į mano eksperimentą, ar buvo verta kiekvieną dieną pabandyti pasiekti nulio pašto dėžutę?
Manau, kad trumpas atsakymas yra ne, jūs neturėtumėte judėti iš dangaus ir žemės, kad pamatytumėte tą nuostabiai nuostabią reklamjuostę „No new mail!“ „Gmail“ kiekvieną vakarą prieš miegą. Tačiau šis eksperimentas man įrodė, kad man niekada nereikėjo turėti dešimtys (jei ne šimtai) el. Laiškų, esančių jūsų gautuosiuose; buvo būdų, kaip sumažinti žinutes ir todėl sumažinti mano el. pašto sukeltą streso lygį. Dabar aš labiau suprantu, kad atsakymas į el. Laiškus neturi būti nuolatinis rūpestis - tai tik dar vienas žingsnis mano kasdienio darbų sąraše, o tai, savo ruožtu, man kelia mažesnį nerimą.
Keisdamas savo el. Pašto įpročius, palengvinau visą el. Laiškų gavimo ir siuntimo procesą - sutaupiau daug laiko tai darydamas. Kas to nemyli?
