Ypatinga sunerimo priežastis yra tai, kad palikus susitikimą net mažiau tikra, kokia buvo jo mintis, nei tada, kai jūs ėjote (tokiu atveju galbūt kam nors reikia šio efektyvių susitikimų vykdymo vadovo, šio susitikimo darbotvarkės šablono ar šio straipsnio). nurodoma, kada jūs tikrai turėtumėte pakeisti tą susitikimą).
Net jei reikalai nėra tokie ekstremalūs - galbūt jums teko paskatinti ir užmegzti pašnekesį - vis tiek nuvilia, jei atrodo, kad iš to nieko neišeis. Tačiau yra paprastas sprendimas: el. Laiškas po susitikimo.
„Pagrindinis tikslas yra tas, kad visi būtų atsakingi už tuos pačius lūkesčius. Taigi tame pačiame puslapyje turite komandą, kuri siekia tų pačių tikslų, o tai palaiko efektyvumą ir produktyvumą, taip pat mažina nusivylimą “, - sako Heather Yurovsky, „ Muse “karjeros trenerė ir„ Shatter & Shine “įkūrėja. „Niekam nepatinka jaustis taip, lyg jie sėdėtų gerai įsibėgėjusiame susitikime, o po to niekas nevyksta“.
Perskaitykite viską, ką turite žinoti apie tobulai el. Laiško po susitikimo siuntimą, kad niekada nebūtumėte atsakingas už pažangą, nesvarbu, su kuo susitikote.
Kas turėtų siųsti el. Laišką po susitikimo?
Gerai, galbūt jūs visi domitės tolesnio el. Pašto idėja. Bet kaip žinoti, ar tu esi tas, kuris turėtų jį siųsti?
Dažnai tai akivaizdu. Jei suorganizavote susitikimą, sukūrėte darbotvarkę ir įgyvendinote reikalą, tada, greičiausiai, turėtumėte būti tas, kuris uždaro kilmę po susitikimo.
„Paprastai susitikimo pabaigoje būna aišku, kas yra atsakingas, bet kartais ne, ypač jei tai yra naujas projektas, kuriam dar nė vienas departamentas nepriklauso“, - sako Yurovsky. „Jūs tiesiog norite įsitikinti, kad neatsisakėte, pavyzdžiui, kad liepiate įsakymus kitiems žmonėms, ir kad žmonės iš tikrųjų ateina iš tinkamo žmogaus ir klauso jų bei gerbia nuosavybės teises ir terminą.“
Jei situacija yra dviprasmiškesnė, pagalvokite, ar jums prasminga žengti aukščiau užduoties. „Pasibaigus susitikimui, jei nėra iki galo aišku, kas už tai atsakingas, ir jei jaučiatės pasirengęs išsiųsti tą el. Laišką vėliau, tada pakelkite ranką ir pasakykite:„ Ei, mielai išsiųsite el. Laišką po susitikimo, nebent kas nors yra Kitaip atrodo, kad tikslingiau kilti iš jų “, - sako Jurovskis. Taigi jūs savanoriaujate. Jūs neskambinate niekam, kad tai pateiktumėte, bet taip pat suteikiate galimybę kitiems žmonėms pasakyti: „O ne, aš manau, kad tai iš tikrųjų turi kilti iš Džo“. “
Kas turėtų būti įtrauktas?
Kai laukas „nuo“ sutvarkytas, laikas pagalvoti apie laukus „iki“ ir „kopija“. Įsitikinkite, kad siunčiate savo užrašą visiems susitikimo dalyviams, įskaitant tuos, kurie buvo kvietimų sąraše, bet galbūt negalėjo dalyvauti. Tada pagalvokite, ar nėra ką nors, supratote, turėjusio dalyvauti posėdyje, taip pat kitų suinteresuotųjų šalių, kurioms reikia imtis veiksmų ar kurios turėtų būti matomos šia tema. Galiausiai, jei bendraujate su vyresniais kolegomis, apsvarstykite galimybę nukopijuoti jų padėjėjus.
Kada ji turėtų išeiti?
„Geriausia atsiųsti užrašą kuo arčiau išėjimo iš susitikimo“, - sako J. Jurovskis. „Jei susitikimas baigiasi dienos pabaigoje ir norite laukti, kol kitas dalykas bus ryte, tai puiku, bet kuo arčiau susitikimo, tuo daugiau impulsų sukuriama ir jis nepradeda kristi į dugną. žmonių krūvos “.
Kitaip tariant, apsvarstykite galimybę pakartoti susitikimo pratęsimą ir išsiųskite jį, kol jūsų ir visų kitų mintys vis dar šviežios. Jei iš anksto žinote, kad jūs spręsite šį klausimą, netgi galite planuoti iš anksto, užblokavę laiką kalendoriuje iškart po susitikimo, kad tai padarytumėte.
Ką ji turėtų apimti?
„El. Laiško tikslas yra, kad visi būtų tame pačiame puslapyje“, - sako „Muse“ karjeros trenerė Kristina Leonardi. Tačiau kas tiksliai nutinka, kad tai įvyktų „priklauso nuo susitikimo pobūdžio ir koks yra ketinimas, koks yra tikslas?“, Sako Leonardi.
„Jei iškilo klausimas ar iššūkis, kuris buvo sprendžiamas, o susirinkimas tą problemą ar iššūkį išsprendė, tai gali būti tarsi ačiū ir sveikinimas“, - aiškina ji. Arba „tai gali būti konkretaus projekto vaidmenų ir krypčių paaiškinimas arba tolesni veiksmai, kurių reikia imtis, ir kas juos turėtų atlikti“.
Kaip bendrą rekomendaciją, pagalvokite apie tai, ar atlikti šiuos ar visus šiuos veiksmus:
- Dėkojame žmonėms už jų laiką ir pastangas
- Apibendrinami visi svarbiausi susitikimo metu aptarti ar aptarti klausimai
- Nurodomi veiksmų elementai ir savininkai, taip pat šių kitų veiksmų terminai
- Visų susijusių šaltinių ir dokumentų pridėjimas arba susiejimas
- Kviečiame žmones užduoti klausimus ar susitarti
Leonardi ragina jus laikyti trumpą ir mielą. Bet net el. Laiško apimtis priklauso nuo susitikimo. Jei išeinate iš įprasto mėnesio komandos susitikimo ar santykinai greito ir įprasto projekto atnaujinimo susitikimo, jūsų el. Laiškas gali atspindėti tai per ilgą laiką. Jei po dviejų valandų valdybos posėdžio ar giluminio strategijos sesijos siųsite tolesnį pranešimą, jis atrodys šiek tiek kitaip. Tas pats pasakytina ir apie jūsų toną.
„Jūs visada norite būti mandagūs, net jei tai yra greitas el. Laiškas, kurį jūs išsiunčiate“, - sako Yurovsky. „Jūs taip pat norite įrašyti ne tik organizacijos, bet ir paties susitikimo toną.“ Trumpai tariant, nebenuminkite atsitiktinio susitikimo su komandos draugais pernelyg formaliai ir nesiųskite savo atsakymo. vadovai, atrodo, kad laimingą valandą kalbatės su savo draugais.
Kaip sako Jurovkis, „žinant savo auditoriją, ten yra didelis skirtumas“.
Ar yra šablonas, kurį galiu naudoti?
Visi iki šiol skamba gerai? Šaunu, dabar jūs tikriausiai esate pasirengęs prie to susitaikyti. Čia yra šablonas, kurį galite naudoti iš dalies arba visiškai, atsižvelgiant į konkrečią situaciją.
- - užbaigs iki
- - užbaigs iki
- - užbaigs iki
- - užbaigs iki
O kaip pavyzdys?
Štai kaip tai gali atrodyti praktiškai:
- Norint sėkmingai prekiauti trečiuoju ketvirčiu, reikia aiškumo ir papildomų mokymų, susijusių su naujo produkto pardavimu, taip pat kai kurių naujų papildomų medžiagų vidiniam ir išoriniam naudojimui.
- Kadangi dalijimasis taktika šiame susitikime buvo toks naudingas, mes išbandysime kiekvieną savaitę, kai norėsime dažniau perduoti triukus ir patarimus.
- Nustatykite ir vykdykite treniruotę - Jackie baigsis iki birželio 20 d
- Sukurkite vieną lapą vidaus naudojimui - Robas užpildys iki birželio 25 d
- Atnaujinkite pristatymo medžiagą, skirtą išoriniam naudojimui - Jorge užbaigs iki birželio 30 d
- Nustatykite pasikartojančius pokalbius - „Quinn“ baigsis iki liepos 1 d
