Būkime tikri. Tai, kad „Gmail“ leidžia padalinti gautuosius į penkis pakatalogius, gali reikšti tik vieną dalyką: dauguma el. Laiškų, kuriuos gauname, yra visiškai nesąžiningi. Kai siunčiate pastabą kolegai, viršininkui ar samdomam vadovui, greičiausiai nusileisite tarp kažko kritiško ir „Viagra“ šlamšto ar „BuzzFeed GIF“.
Taigi, kaip įsitikinti, kad jūsų pranešimas pastebimas ir, dar svarbiau, perskaitytas? Įsigykite į savo gavėjo avalynę ir įsitikinkite, kad į bet kurį jūsų parašytą el. Laišką bus atsakyta į šiuos penkis klausimus.
1. Kodėl turėčiau tai atidaryti?
Temos eilutė yra jūsų el. Pašto skambintojo ID - tai nustatys, ar į jį bus atsakyta, ar į jį nebus atsižvelgta. Padarykite tai konkretų ir tiesioginį, kad gavėjas tiksliai žinotų, ko tikėtis iš pranešimo. Jei jums reikės bendradarbio, kad jis jums duotų atsiliepimą iki antradienio, nepalaidokite paskutinėje eilutėje esančio užrašo. Pavadinkite savo el. Laišką „Atsakykite iki antradienio: šios dienos susitikimo užrašai“, o ne „Ei“ (tai yra el. Pašto atitikmuo, kai girdime „turime kalbėtis“).
Jei pretenduojate į darbą, išsiskirti vartokite raktinius žodžius, tokius kaip pareigybės pavadinimas ar patirtis. „Bendruomenės vadovo su 4 metų patirtimi“ rašymas yra trumpas ir puikus būdas pasiūlyti savo įgaliojimus iš anksto.
2. Kas tu esi?
Jei kam nors rašote pirmą kartą, pavyzdžiui, samdomasis vadybininkas ar asmuo, kurį girdėjote kalbėdamas renginyje, bet nesutikęs, norėsite kuo greičiau užmegzti ryšį. Pavyzdžiui, prieš rašydamas šaltu elektroniniu laišku įmonei apie laisvas laisvai samdomas pareigas, sužinojau, kad įkūrėjas ir aš abu lankėme tame pačiame koledže. Aš įdėjau „Yale alum“ ir į savo temą, ir į pirmą el. Laiško sakinį; Gavau atsakymą ir numatiau interviu per 48 valandas.
Naudokitės bet kokiu įmanomu pagrindu - mokyklomis, abipusiais draugais ar interesais, profesinėmis asociacijomis -, kad praneštumėte gavėjams, kad su jumis verta susisiekti. Arba jei dirbate didelėje įmonėje ir susisiekiate su vadovu, su kuriuo jau buvote susitikę anksčiau, greitas priminimas, kada ir kur paskutinį kartą prisijungėte, padės jos atminčiai.
3. Ko jums reikia?
Štai kodėl jūs rašote visų pirma! Dabar atėjo laikas dideliam paaiškinimui, tiesa? Dar ne. Tikslas būti aiškus ir įtikinamas vienu ar dviem sakiniais. Darbe pagalvokite apie savo el. Paštą kaip tik trumpą pradinį kontaktą, kuris gali užmegzti tiesioginį pokalbį telefonu arba asmeniškai, jei reikia daugiau paaiškinimo.
Tai ypač pasakytina apie šaltus el. Laiškus, kai gavėjas nenumato jūsų pranešimo. Jei rašote norėdami paprašyti susitikimo kavos metu, būkite konkretus, tačiau palikite vietos intrigams. Pavyzdžiui, parašykite: „Aš norėčiau pasidalyti tuo, ką išmokau turinio rinkodaros srityje, taip pat išmokti prisidėti prie dabartinių jūsų projektų.“ Atminkite: užimti žmonės nenori, kad jų smegenys būtų „išrinktos“. tapti protingesniu keičiantis idėjomis.
4. Kas tai man?
Galvokite apie savo el. Laišką kaip apie operaciją: tai, ko norite iš savo gavėjo, turėtų būti naudinga jai tiek, kiek jums naudinga. Vykdydami darbą visi norime patvirtinimo iš savo kolegų, vadybininkų ir klientų. Kaip jūsų prašymas gali padėti jūsų gavėjui tai padaryti? Aiškiai pasakykite tokias frazes kaip „Aš galiu būti jūsų komandos turtas“, „tai gali padėti aiškiau pristatyti jūsų idėjas“ ar net „klientų atsiliepimai rodo, kad jie ieško tokių sprendimų“.
5. Ar jūs tai įvertinsite?
Kiekvieną dieną gaudami tiek daug beasmenių el. Laiškų, išskirkite savo žmoniją parodydami šiek tiek žmoniškumo. Nesvarbu, ar jūs kreipiatės į kolegą, ar šaltas kontaktas, jūs prašote to asmens laiko apgalvotai išsiųsti jūsų el. Parodykite, kad vertinate pastangas pasirašydami „ačiū“ ar „nuoširdžiai“ (rimtai, „geriausias“ yra per daug painus). Truputis etiketo padės pasiekti norimą atsakymą.
Šiuos klausimus laikykite „Post-it“ užraše ir prieš siųsdami patikrinkite, ar juose nėra jūsų pranešimų. Jūs ne tik įvaldysite el. Pašto amatą, bet ir būsite velniškai geras komunikatorius bet kurioje profesinėje aplinkoje.
