Idealiu atveju jūsų laikas nuo darbo (bent jau šiek tiek) buvo atsipalaidavęs. Tačiau tas zenas po atostogų gali išeiti pro langą, kai tik atsisėsite, kad sutvarkytumėte gautuosius ir suprastumėte, kad jūsų laukia maždaug milijonas pranešimų.
Atsakymas į el. Laiškus gali kelti stresą bet kurią dieną, bet dar blogiau, kai jie kaupiasi. Pajutę tą stresą, galite išsikelti tikslą kuo greičiau juos įveikti - tik padaryti vieną iš žemiau pateiktų bendrų klaidų.
Taigi, skirkite keletą minučių ir perskaitykite, kaip jų išvengti: Bus verta!
1. Reagavimo laiko teikimas pirmenybę teikiant kokybei
Matematiškai atsakyti reikia kuo greičiau. Jei praleisite vieną minutę el. Laiško skaitymui ir vieną minutę atsakydami, sąrašą gausite greičiau nei tada, jei penkias minutes praleisite skaitydami ir penkias minutes atsakydami.
Ir nors jūs teisus, kad tai nėra diena diskusijoms viduje tarp „Skamba gerai!“ Ir „Sutinku“, tačiau nenorite tiesiog suaktyvinti greito atsakymo.
„Skamba gerai“ arba „Aš sutinku“ veikia taip pat gerai, jei kas nors paklausė, ar tau patinka jų planas, bet nėra prasmės, jei jie tau uždavė konkretų klausimą. Reiškia, jūs gausite iš jų dar vieną el. Laišką ir jie žinos, kad jūs neskaitėte to, ką parašė pirmą kartą.
Pataisymas
Jei turite el. Laiškų puslapius, kuriuos galite peržiūrėti, ir negalite pažaboti noro atsakyti į ASAP, nukopijuokite ir įklijuokite bendrą atsakymą. Išbandykite šį „Aš šiandien praleisiu gaudamas el. Laiškus. Jei jums reikia atsakymo iki 17:00, prašau atsiųsti man laišką ir praneškite. “
Taip, tai yra papildomas žingsnis, tačiau jei jūsų tikslas pirmiausia yra sugrįžti prie visų, tai jums leis tai padaryti, tada iškvėpkite ir atsakykite laiku.
2. Viską perteikti naudojant „FYI“
Galvoje daliniesi būsenos atnaujinimu, kad kitas žmogus galėtų pasakyti, ką daryti toliau. Bet jūs sakote, kad gavėjo galvoje tuo buvo pasirūpinta. Iš esmės jūs elgiatės kaip „karšta bulvė“ el. Laiške , prisiimdami atsakomybę už tai, kas jį gavo paskutinį kartą - tai reiškia, kad netinkamas bendravimas yra geras.
Štai kodėl, kaip rašo „Muse“ generalinė redaktorė Jenni Maier, „kiekviename el. Laiške turėtų būti kitas žingsnis (net jei tai nėra„ atsakymo nereikia “).“
Kai išsiųsite karštą bulvių el. Laišką, įvyks vienas iš dviejų dalykų. Grįšite iškart su klausimu (taigi viskas, ką padarėte, yra dvigubas darbas). Arba, dar blogiau, jie nieko nesakys, ir jūs visi pamanysite, kad kitas asmuo yra tas, kuris žengia kitus veiksmus.
Pataisymas
Atsižvelkite į Maier patarimą ir įsitikinkite, kad žinutės turi aiškų ketinimą. Jei siunčiate ką nors kartu, kad uždarytumėte kilpą, tai visiškai tinkama pasakyti tai arba „jūsų žinioms“. Jei tiksliai parašysite tai, ko norite iš kito asmens, verčiate pirmiausia išsiaiškinti - tai reiškia, kad jums teks pagauk save, jei tau tikrai reikia žengti žingsnį prieš pasidalinant savo progresu.
3. Atsakymas tvarka, kuria jie atėjo
Jūsų planas atsakyti atvirkštine chronologine tvarka yra gerai apgalvotas: pirmiausia norite sugrįžti pas žmogų, kuris ilgiausiai laukė. Tačiau tai nėra išmintingas planas, jei jūsų tikslas yra kiek įmanoma efektyvesnis.
Pavyzdys: Aš dirbau su tuo, kuris išėjo dviejų savaičių atostogų, o grįžęs pirmiausia atsakė į savo seniausius el. Laiškus. Tai reiškė, kad jis sekė mano klausimus, norėdamas paklausti, ar jie buvo surūšiuojami, prieš tai matydamas vėlesnę grandinę, kur jo kontaktinis punktas išsprendė tuos klausimus man.
„Ar gavai tai?“ Ir „Niekada neapleisk! El. Laiškai nebuvo nereikalingi ir, jei visas jūsų tikslas yra greitai pasivyti, nenorite gaišti laiko jiems.
Pataisymas
Tai puikus laikas „LIFO: Paskutinis įėjimas“, „Pirmasis išėjimas“ metodui. Nes, kaip paaiškina „Muse COO“ vadovas Alexas Cavoulacos, „ši technika yra pagrįsta leisti seniems daiktams susitvarkyti patiems“.
Kitaip tariant, kai jūs gavote el. Laišką, kurį jums atsiuntė prieš savaitę, gali būti, kad jie jau tvarkė bet ką, ko jūsų klausė. Ir jei jie vis tiek nori jūsų dėmesio greičiau nei vėliau, aš noriu lažintis, kad jie pažymėjo jūsų OOO grąžinimo datą ir atsiuntė jums tolesnius veiksmus, kurie sėdėjo jūsų gautųjų viršuje, kai grįžote.
Kai žiūrite į savaitės vertės žinutes, jūsų pagunda gali būti tiesiog pasinėrimas. Bet jei susimąstysite, kaip atsakote, išvengsite bendrų klaidų ir sutaupysite sau laiko, kai turėsite grįžti ir atsakyti į jas. vėl.
