Čia nėra visiškai nereali situacija: įsivaizduokite, kad pastaruoju metu tvarkydami gautuosius atėjote tiek daug laiko ir energijos, kad pradedate jausti, kad tiesiog taip ir turėtų būti. Tie el. Pašto gudrybės, kuriuos matote internete, niekada netaikomi jūsų situacijai, nes rašytojai negali suprasti painios jūsų konkretaus darbo informacijos ar su tuo susijusių įsipareigojimų.
Jei tai skamba pažįstamai, gali būti, kad paaiškinsite, kaip nekontroliuojamas jūsų el. Paštas. Tiesą sakant, gali būti, kad jūsų pašto dėžutė yra įjungta įprasto režimo režimu, ir jūs patys kaltinate save dėl jos nesąžiningumo, kai galėtumėte išvengti šios problemos. Perskaitykite kai kuriuos požymius, rodančius, kad kovojate ne vienas, ir būdų, kaip jas išspręsti!
Atminkite: galite perimti kontrolę.
1. Gaunate daugiau el. Laiškų, nei galite atsakyti
Kodėl kaskart, kai atsakote į vieną pranešimą, pasirodo dar 10? Anksčiau jūs keletą valandų praleisdavote ir atsakydavote, kad tik atsiliktumėte nuo faktinių darbų sąrašo, kuris yra jūsų darbų sąraše ir laukia jūsų dėmesio. Nėra sveikos pusiausvyros tarp šiuolaikiškumo ir, gerai, polinkio į visa kita jūsų gyvenimą. Galbūt jūsų santykiai su pašto dėžute nėra tokie, kokie buvo anksčiau.
Kodėl tai vyksta?
Elgiasi su el. Laiškais taip, lyg jie būtų vienodo svorio. Galbūt jūs turite principą „pirmas į vidų“, kur pirmiausia reaguojate į tai, kas ilgiausiai laukė jūsų atsakymo, ir dirbkite iki šiol. O gal turite „paskutinio įvedimo“ principą, pagal kurį pradedate nuo viršaus ir dirbate žemyn.
Kaip tai ištaisyti
Atėjo laikas pradėti skubėti pagal svarbą žinutėms. Užduokite sau šiuos klausimus kaskart, kai gausite naują:
- Ar tai skubu?
- Ar yra kitų žmonių, kurie yra geriau pasirengę tai tvarkyti?
- Ar reikia atsakymo?
- Ar tai atsakymas, kurį dažnai pateikiate?
Jei jis nėra skubus, išsaugokite jį vėlesniam laikui. Vėliau ne TBD, bet tikras laikas, kurį jūs nustatote kiekvieną dieną per savo gautuosius. Jei skubu, bet yra daug žmonių, kurie yra geriau pasirengę atsakyti - skirkite keletą minučių ir pažiūrėkite, ar vienas iš jų tai daro. Jei atsakymo nereikia: neatsakykite. Ir galiausiai, jei tai atsakymas, kurį dažnai pateikiate, pagalvokite apie tokios funkcijos kaip konservuoti atsakymai naudojimą „Gmail“ ar dokumento, kuriame visi jūsų šablonai yra vienoje vietoje, sukūrimą.
2. Gaunate per daug informacinių biuletenių
Kiekvieną rytą prabundate su daugybe neskaitytų pranešimų, įskaitant ne mažiau kaip 30 skirtingų informacinių biuletenių (skleidžiate antraštes! Pardavimai! Geriausi rajono restoranai! Pramonės naujienos!). Jūs gulite lovoje, akys vos atidaromos ir kiekvieną kartą perbraukite tiesiai į šiukšlių dėžę. Tai yra būtina patirties dalis, jūs pats pasakote. Aš juos pasirašiau ir dabar turiu sumokėti tokią kainą.
Kodėl tai vyksta?
Aš tai suprantu: informaciniai biuleteniai yra patrauklūs. Turėdamas tiek daug puikių, tu stengiesi išsirinkti tai, kas iš tikrųjų yra vertinga, nuo to, kas tiesiog įdomu . Kiekvieną kartą radę naują dienos santrauką ar savaitinį laišką, kuris atrodo tikrai naudingas, paklauskite savęs, ar tikrai esate tikras prieš perduodami auksinius raktus savo gautiesiems ir esate toks. Taigi jūs prenumeruojate. Bet prieš tai suprasdami ir net neturėdami tam prasmės, abonementas greitai tampa dar vienu ilgo ankstyvo ryto trynimų eiliu.
Kaip tai ištaisyti
Užkirskite kelią tam, kad sąmoningiau atsisakyti prenumeratų. Kiekvieną kartą užsisakydami naują informacinį biuletenį, suteikite sau bandomąją savaitę. Jei vienos savaitės pabaigoje nesijaudinate jo atidaryti (arba dar to dar nepadarėte), atsisakykite prenumeratos. Jokių klausimų neužduota. Aš žinau, ką galvojate: kas turi laiko visa tai padaryti? Jūs darote su tokiomis programomis kaip „Unroll.Me“ (informaciniams biuleteniams) ir „BoxBe“ (žmonėms).
3. Jūs dažnai prarandate el. Pašto gijas arba jas visiškai pamirštate
Dirbate su dar penkiais bendradarbiais artėjančiame projekte, ir kažkas pradėjo pokalbį kitai savaitei susitarti. Turint omenyje visas kitas užduotis, kurias turite savo lėkštėje, manote, kad puiku šią mažą tvarkaraščio detalę perkelti iki vėlesnio laiko - dar geriau, kai pokalbis yra labiau išplėtotas ir jūs turite daugiau dirbti. Po poros valandų jūs einate ieškoti pranešimų, o jų nebėra. Nesvarbu, kokius paieškos terminus bandote.
Kodėl tai vyksta?
Dvi galimybės: jūsų gautieji yra per daug apkrauti ar per daug sutvarkyti. Aš kalbu apie žmones, kurie arba atsikrato visko po saule, arba tūkstančius sukaupia tūkstančiams neskaitytų žinučių. Kiekvienas jūsų el. Laiškas, gautas iš savo viršininko, kaimyno, partnerio ir močiutės, yra ištremtas į archyvus arba amžinai sėdimas jūsų gautuosiuose.
Kaip tai ištaisyti
Laikas išvalyti gautuosius. Vieną dieną atidėkite valandą ir skirkite jai nieko nedaryti, bet tik rūšiuoti žinutes. Galite: perkelti temas į aplankus, panaudoti žymas, pažymėti viską, ko jums reikia, kad vėliau vėl galėtumėte grįžti, patikrinkite „Boomerang“ arba išbandykite bet kurį iš šių nuostabių įrankių. Nesirinkite metodo tik tam, kad galėtumėte pasirinkti, vietoj to pasirinkite tokį, kuris, jūsų manymu, yra prasmingas. Jums gali tekti išbandyti keletą sistemų prieš ieškant tobuliausio varianto, tačiau patikėkite manimi, tai atlikę kelias valandas ilgainiui sutaupysite toną.
Jei kuris nors iš šių scenarijų jums atrodo pažįstamas, tai gerai. Normalu jaustis taip, tarsi gautieji tvarko tavo gyvenimą. Bet tai nereiškia, kad turite atsisakyti. Vietoj to, pradėkite spręsti problemą, siųskite el. Paštu, kol vėl nevaldysite.
Ar turite kokių el. Pašto tvarkymo gudrybių, turėčiau pabandyti, kad jų nebuvo įtraukta? Čivink mane @caroqliu ir pranešk man!
