Tarp sijojimo per šlamštą, tinkamų atsakymų kūrimo ir žinučių, kurias reikia sekti, skirtukų laikymo, buvimas gautuosiuose viršuje gali būti tarsi pats darbas. Štai kodėl mes pasirinkome profesionalų, kurie išsiaiškino efektyvių, organizuotų gautų laiškų paslaptį, smegenis, nepaisant to, kad per dieną gaunate šimtus el. Laiškų. Nes įdiegę sistemą galite padėti užkariauti net ir nepaklusniausius gautuosius.
1. Savo el. Pašto dėžutėse laikykite tik tuos el. Laiškus, kuriems reikia nedelsiant imtis veiksmų
Nulinis „Gautieji“ gali būti per aukštas tikslas, tačiau būdami beatodairiški dėl to, kokie pranešimai gali užimti nekilnojamąjį turtą jūsų gautuosiuose, galite priartėti.
„Daugeliu dienų mano el. Pašto dėžutėje yra mažiau nei 25 pranešimai. Tai yra sąmoninga. Noriu turėti galimybę atidaryti savo pašto dėžutę ir iškart pamatyti, kas yra skubiausia ir reikalaujančio reagavimo “, - sako Leigh Ann Newman, tarptautinės vyriausybės konsultacijų firmos vyresnioji programų vadovė. „Šis įprotis verčia mane imtis veiksmų dėl daiktų ypač laiku“.
Neretai Newmanas per kelias valandas gauna daugiau nei 100 el. Laiškų, iš kurių daugelis yra skubūs ir kuriuose dalyvauja aukšto lygio vadovai. 2008 m. Ji turėjo galimybę pradėti nuo nulio, kai jos įsigijimo metu jos įmonė pakeitė naują el. Pašto sistemą. „Tai buvo tarsi pavasarinis mano pašto dėžutės valymas. Ir nuo tada aš tiesiog negaliu veikti gautuosiuose, užpildytuose neatsakytų el. Laiškų “, - sako ji.
2. Sukurkite laukiančių el. Laiškų laukimo aplanką
Taigi kur kreiptis el. Laiškai, jei ne jūsų gautieji? Sukurkite laukimo aplanką el. Laiškams, kuriems reikalingas kažko kito veiksmas, kad galėtumėte atsakyti. „Tai labai taupo laiką“, - sako Darcy Miller, darbo vietos ekspertas ir „Pin and Pivot“ įkūrėjas, kuriam daugelį metų buvo uždrausta daugiau nei 150 el. Laiškų per dieną. „Tokiu būdu šie el. Laiškai neatmeta jūsų gautųjų ir yra puiki vieta ieškoti kiekvieną dieną ar savaitę, kad primintų, kokie projektai vis dar laukiami“.
Šį triuką ji išmoko sunkiai, kai pirmaisiais savo pirmojo darbo metais ji negalėjo rasti reikalingo el. Pašto priedo. „Pusę dienos praleidau ieškodama to el. Pašto, tarp tūkstančių el. Laiškų, tuo metu buvusių mano gautuosiuose“, - sako ji. „Aš pažadėjau nuo to momento kontroliuoti savo pašto dėžutę!“
3. Padarykite poaplankius arba etiketes savo naujajam BFF
„Inbox“ tipo kompiuteriai rekomenduoja sukurti lengvai dekoduojamą poaplankio arba etikečių sistemą. Nate'as Mastersonas, „Maple Holistics“ generalinis direktorius, mano, kad kai kuriomis dienomis jis gauna daugiau nei 250 el. Laiškų, todėl organizacija yra svarbiausia. „El. Pašto etiketės yra tavo draugas“, - pataria jis. „Naudokite juos, kad sugrupuotumėte svarbias el. Pašto grandines, taigi, kai jums reikia ieškoti kažkokių nuorodų, galite tai padaryti lengvai“.
Newman sako, kad jos etiketėse yra temų, kurioms gali kilti klausimų, palaikymo jos priimamiems sprendimams ir informacinės medžiagos būsimiems verslo poreikiams. „Turiu dešimtis pakatalogių ir šimtus el. Laiškų, kurie suarchyvuoti juose“, - sako ji. „Aš galiu rasti tai, ko man reikia per kelias sekundes nuo užklausos, nes žinau, kur ji saugoma ir kaip greitai ją rasti.“
4. Nustatykite gautųjų taisykles arba filtrus
Daugelis el. Pašto paslaugų teikėjų leidžia nustatyti gautų laiškų aplanko taisykles ar filtrus, kurie imsis veiksmų už jus ir gali padėti greitai suskirstyti el. Laiškus į kategorijas be išeikvojimo.
Siekdama palaikyti 150 el. Laiškų, kurie kiekvieną dieną randa kelią į ją, Rachel Neill, „Carex Consulting Group“ generalinė direktorė, pasinaudoja „Outlook“ taisyklių funkcijomis. „Turiu nustatytas taisykles, pagal kurias el. Laiškai gali būti sudėti į įvairius aplankus, spalvų kodus ir nustatomi prioritetai atsižvelgiant į siuntėją“, - sako ji. Tada dienos pabaigoje ji greitai nuskaitys viską, ko galėjo praleisti. „Taisyklės padeda įsitikinti, kad nuolatos seku ir blokuoju triukšmą. Tai man padeda sumažinti netvarką iki minimumo. “
5. Naudokite savo kalendorių el. Laiškams, kuriems reikia tolesnių veiksmų, sekti
Kadangi kai kuriems el. Laiškams gali prireikti daugiau nei paprasto atsakymo, Newmanas rekomenduoja juos įtraukti į kalendorių. „Jei gaunu el. Laišką, į kurį reikia ne tik reaguoti nedelsiant, bet ir atlikti tam tikrus tolesnius veiksmus, aš perkeliu el. Laišką į nurodytą pakatalogį ir į kalendorių įtraukiu priminimą, kuriame nurodoma aplanko vieta ir data, kada reikia imtis tolesnių veiksmų. reikia “, - sako ji.
Ji naudoja „Microsoft Outlook“, leidžiančią pasiekti „Outlook“ kalendorių, tačiau tai galite padaryti ir „Gmail“. Tiesiog spustelėkite įrankių juostos mygtuką „Daugiau“ ir pasirinkite „Sukurti įvykį“.
6. Gautuosiuose neleiskite šlamšto pašto kalbų
Ar jaučiatės kaip žaidęs „whack-a-mol“ su reklaminiais el. Laiškais? Būk greitas naudodamasis atsisakymo mygtuku. Davisas Siksnansas, „Printful“ generalinis direktorius ir įkūrėjas, reklaminių el. Laiškų ir informacinių biuletenių metu taiko trijų įspėjimų taisyklę. Trečią kartą ištrindamas informacinio biuletenį ar reklaminį el. Laišką iš konkretaus siuntėjo, jis atsisako iš sąrašo.
7. Sukurkite savo atsakymų šablonus
Skirtingo atsakymo pritaikymas kiekvienam el. Laiškui gali užtrukti. Jei pastebite, kad vėl ir vėl siunčiate to paties tipo el. Laiškus, gali būti naudinga, jei juodraščiuose laikysite atsakymus apie atsargas, kuriuos galėsite lengvai naudoti dar kartą.
Betsy Fein, profesionalios organizuojančios įmonės „Clutterbusters“ prezidentas, dažnai uždavė klausimus, į kuriuos galima atsakyti pateikus atsakymus. „Turiu iš anksto parašytų el. Laiškų, kuriuos galiu pataisyti, kad išsiunčiu į el. Laiškus, kuriuose klausiama to paties, pavyzdžiui, „ papasakok man apie tavo paslaugas “arba„ kaip susitarti dėl susitikimo? ““
Jei nenorite to daryti rankomis, išbandykite „MixMax“ „Gmail“ papildinį arba eikite į savo nustatymus ir įgalinkite konservuotus atsakymus. (Spustelėkite pavarą viršutinėje dešinėje gautųjų pusėje, išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Nustatymai“, pasirinkite skirtuką „Advanced“ ir spustelėkite „Įjungti“ šalia „Konservuoti atsakymai“.) Tai leis jums išsaugoti šabloniniai atsakymai.
8. Atidėkite el. Pašto tikrinimo laiko blokus ir laikykitės jų
Tikriausiai nepaliksite savo grafiko atviro nenustatyto laiko ir trukmės susitikimams visą parą, tad kodėl turėtumėte leisti el. Laišką nemokamai įsiterpti į jūsų dieną?
„Aš nepalieku savo el. Pašto atviros visą dieną. Aš nustatau konkretų laiką per dieną, kad galėčiau peržiūrėti kiekvieną el. Laišką ir apgalvotai atsakyti, archyvuoti ar išsaugoti vėliau. Tokiu būdu aš nebendrauju ir galiu greičiau gauti visus savo el. Laiškus, nes aš iš tikrųjų esu susitelkęs ties šia užduotimi “, - sako Davidas Mitroffas, verslo konsultantas. „Aš rekomenduoju žmonėms pradėti nuo trijų skirtingų pusvalandžio blokų per dieną, kad jie galėtų perskaityti ir atsakyti į savo el. Laiškus, likusią dienos dalį laikyti uždarytą ir prireikus pakoreguoti“.
Be laiko blokavimo, kad išliktų kasdieniuose el. Laiškuose, „BeenVerified“ vyriausiasis komunikacijos pareigūnas Justinas Lavelle'as rekomenduoja kartą per savaitę skirti laiką pašto dėžutės priežiūrai. „Kiekvieną savaitę pasirinkite laiką, kad galėtumėte tvarkyti gautuosius. Saugokite laiką kaip ir bet kurį kitą svarbų susitikimą ir organizuokitės “, - siūlo jis. „Pašalinkite nesvarbius dalykus, suarchyvuokite visą sąrašą ir nustatykite prioritetą darbų sąraše“.
9. Išjunkite el. Pašto pranešimus
Net jei atsisakėte tik tikrinti el. Laiškus iš anksto nustatytuose blokuose, gautųjų pranešimo sirenos daina gali būti per didelė pagunda atsispirti. Tokiu atveju sprendimas yra paprastas: išjunkite pranešimus. „Jei dirbate laiko blokuose, niekada nepraeisite daugiau nei porą valandų, nematydami savo el. Laiškų“, - sako Milleris. „Išjunkite pranešimus, nes jie atitrauks jus nuo to, ką šiuo metu dirbate prie savo stalo“.
Galite laikyti save atsakingą naudodamiesi „Boomerang“ gautųjų pauzių funkcija. Siksnanai leidžia el. Laiškus įvesti du kartus per dieną tik tam tikru metu, kai jis gali skirti jiems dėmesį.
10. Išspauskite be proto el. Pašto užduotis prastovos metu
Įsitikinkite, kad el. Pašto paskyros yra veiksmingai sinchronizuotos su jūsų telefonu, ir naudokite nenaudojamas akimirkas, kad galėtumėte greitai išvalyti gautuosius. „Daugeliui mano gaunamų pranešimų nereikia tiesioginių veiksmų“, - sako Benas Tayloras, „HomeworkingClub.com“ įkūrėjas. „Šlamštą galima ištrinti, paduoti kitus dalykus ir su daugybe tokių dalykų galite elgtis, kol esate dviejų minučių prekybos centre.“
