„LinkedIn“ praėjusiais metais išleido apklausą, kurioje paaiškėjo, kad mūsų profesionalių darbų sąrašams labai reikia perdaryti. Pasirodo, mes ne taip gerai „padarome“ tai, ką sakome sau, ką turime padaryti. Tiesą sakant, beveik 90% specialistų pripažino, kad nesugeba atlikti visų savo darbų sąraše nurodytų užduočių iki vidutinės darbo dienos pabaigos.
Taigi, jei jums nelengva kiekvieną dieną spręsti tuos pačius pasenusius uždavinius, laikas tai pakeisti. Čia yra penki patarimai, kaip padidinti našumą ir padėti sau tai padaryti iš tikrųjų.
1. Turėkite vieną darbų sąrašą
Būkime sąžiningi: Jei norėjote susidaryti išsamų vaizdą apie viską, ką turėjote atlikti dirbdami dabar, greičiausiai nerasite viso to viename sąraše. Vietoj to, jūs turite keletą čia esančių įrašų, išsaugotus juodraščius juose esančiame el. Laiške, lipdukus ar teksto failus kompiuteryje, o gal ir programą ar dvi telefone.
Ir nors paprastai gera praktika atskirti darbą ir žaisti, būtina turėti vieną vietą su darbu susijusioms užduotims. Taigi išsirink savo pasirinktą metodą ir pradėk konsoliduoti. Tai gali būti bet kur: ranka rašytas sąrašas jūsų patikimo planuotojo viduje, dokumentas, kurį laikote darbalaukyje, arba programa jūsų telefone .
Vis dėlto įsitikinkite, kad galite įtraukti į savo sąrašą bet kur - tai reiškia, kad jei naudojate darbalaukio programą, norėsite nustatyti sistemą, skirtą užfiksuoti atokiau nuo kompiuterio esančias užduotis, pvz., Gautas užduotis. o susitikime. Aš asmeniškai norėčiau tai užrašyti ant lipnių užrašų ir ištrinti ar išmesti, kai jau perkelsiu juos į pagrindinį sąrašą.
2. Laikykitės 1-3-5 taisyklės
Dabar, kai turite išsamų visų darbų, kuriuos turite padaryti, sąrašą, turėtumėte apibrėžti kasdienį darbų sąrašą. Bet kurią dieną tarkime, kad galite atlikti tik vieną didelį, tris vidutinius ir penkis mažus dalykus. (Pastaba: jei didžiąją dienos dalį praleidžiate posėdžiuose, gali tekti šiek tiek patikslinti tai.) Prieš išeidami iš darbo, skirkite keletą minučių kitai dienai 1-3-5, kad esate pasiruošęs. kad atsitrenktų į rytą bėgantį žemę. Jei jūsų pozicija yra tokia, kurioje kiekviena diena atneša daug netikėtų užduočių, pabandykite palikti tuščią vieną vidutinę ir dvi mažas užduotis, ruošdamiesi paskutinės minutės jūsų viršininko užklausoms.
Taip, aš žinau, kad gali būti sunku susiaurinti savo darbų sąrašą iki 1–5–5, tačiau svarbu nustatyti prioritetus. Patinka ar nepatinka, tu turi tik tiek valandų per dieną ir padarysi tik daugybę darbų. Priversti save pasirinkti 1–5–5 sąrašą reiškia, kad tai, ką padarei, bus tie, kuriuos pasirinkai daryti, o ne tai, kas ką tik nutiko, kad padarysi.
Planuoti į priekį, kaip tai suprantama, taip pat reiškia, kad turėsite daugiau informacijos turinčių pokalbių su savo vadovu, kai jis arba ji numes ant jūsų ką nors naujo, ką reikia padaryti nedelsiant, taip pat priemones, skirtas pakartotinai paskirstyti jūsų kito darbo prioritetus. Pvz., Kai staigmenos pristatymas patenka į jūsų ratą, pabandykite: „Tikrai, galiu jums tai padaryti iki 15:00, tačiau Q1 ataskaitos nebus parengtos iki rytojaus, nes aš planavau dirbti tądien. . “
Peržiūrėkite mūsų 1–5–5 darbų sąrašą!
3. Prieš pietus atlikite vieną reikšmingą užduotį (jei įmanoma, jūsų mažiausias mėgstamiausias).
Prisipažinsiu, kad šis man sunkus, bet veikia. Imkitės vienos iš savo didelių ar vidutinių užduočių ir pirmiausia išspręskite ją ryte, prieš pradėdami el. Laišką, net jei galite. Nėra geresnio jausmo, nei prieš pietus įveikus sunkią užduotį. Autorius Brianas Tracy tai vadina „valgyk savo varlę“, pritaikytą iš garsaus Marko Tveno citatos: „Ryte pirmiausia valgyk gyvą varlę, o likusią dienos dieną tau nieko blogiau neatsitiks“.
Mano įkūrėjas Kathryn dažnai apibūdina savo „varles“ vakare, kad pasiruoštų kitai dienai; su tuo ji yra pasirengusi jas išspręsti ryte, ir tai neleidžia daugelį dienų atlikti mažiau malonių užduočių.
4. Naudokite savo kalendorių kaip darbų sąrašą
Jei pastebite, kad visada pervertinate tai, kiek galite nuveikti per dieną, efektyvus būdas yra įtraukti savo užduotis į kalendorių, kaip ir susitikimą. Užuot nurodę savo kasdienius užduotis į sąrašą, sudarykite juos, sudarydami jiems pakankamai laiko. W2 patvirtinimo informacijos siuntimas HR gali užtrukti 15 minučių, o Q1 strategijos parengimas jūsų komandai gali užtrukti kelias valandas. Svarbu būti tikroviškam.
Išbandydami šį metodą taip pat būtinai užblokuokite laiką kalendoriuje, kad gautumėte el. Laiškus, idėjų šturmą ar kitas svarbias, bet ne tiekiamas užduotis. Pvz., Pabandykite užblokuoti valandą ryte ir valandą popietę, kad dirbtumėte naudodami gautuosius, ir tada negaiškite laiko bandydami tvarkyti el. Laiškus tuo metu, kai jie ateis, kai tikrai planavote dirbti ant kažko kito.
5. Sumažinkite susitikimus, kad padidintumėte produktyvų laiką
Galiausiai, jei pastebėsite, kad nepavyksta padaryti to, ką, jūsų manymu, turėtumėte sugebėti per dieną, nepaisant visų aukščiau pateiktų patarimų, pagalvokite, ar jus vargina susitikimo pobūdis.
Kaip kartą sakė ekonomistas Johnas Kennethas Galbraithas, „susitikimai yra būtini, kai nenorite nieko daryti“. Tiesą sakant, kelios apklausos šia tema padarė panašias išvadas, kad kažkur nuo ketvirtadalio iki pusės susitikimuose praleisto laiko yra švaistymas, jau nekalbant apie tai, kad sėdint negalima atlikti kitų savo darbų. žemyn kalbėdamas su kuo nors kitu.
Sprendimas: apribokite savo susitikimus. Prieš planuodami susitikimą, pagalvokite, ar tai galėtų būti išspręsta pirmiausia el. Paštu ar telefono skambučiu ar kelioms minutėms užėjus į kažkieno kabinetą. Jei reikalingas susitikimas, išvardykite pagrindinius darbotvarkės punktus, kad nustatytumėte reikalingus dalyvius ir kuo trumpesnį laiką, kurį galite suplanuoti. Ir taip, visiškai gerai suplanuoti 20 minučių susitikimą, nereikia apvalinti iki 30! Jei turite rengti susitikimus, pabandykite juos sugrupuoti taip, kad dienos metu paliktumėte daug nenutrūkstamų laiko tarpų, kad darbai būtų atlikti.
Taip, reorganizavimas ir planavimas į priekį yra investicijos iš anksto, tačiau pagalvokite, koks džiaugsitės, kai iš tikrųjų pateksite į visos dienos darbų sąrašą. Taigi organizuokis, gaukite visus pavedimus vienoje vietoje, sumažinkite blaškymąsi ir pradėkite užkariauti tą (vienos dienos dydžio) sąrašą!
