Kas varde? kodėl failų pavadinimai ir tvarkymas iš tikrųjų yra svarbūs

Kai pirmą kartą vadovavau kitiems, prisimenu, kaip kantriai budėjau, kol mano komandos analitikas bandė rasti jos kompiuteryje reikalingą dokumentą. Kai po penkių minučių ji pasakė, kad neranda jos, ir atsiųs man ją el. Paštu, kai tik suras failą, tai man paliko tikrai prastą įspūdį (ir privertė susimąstyti, kokius kitus rutulius ji gali numesti) ).

Taigi, paimk iš manęs: Nors failų ir aplankų įvardijimas ir tvarkymas gali būti ne pati seksualiausia tema, kurią apėmiau (sako moteris, kuri atnešė jums biudžeto sudarymo ir „Excel“ patarimų), pažadu, kad tai svarbu. Paprastinta internetinės saugyklos sistema ne tik palengvins jūsų gyvenimą ir sutaupys daug laiko, bet ir padės jūsų viršininkui bei kolegoms pasirodyti tvarkingesniems ir svarbesniems. Čia yra jūsų gairės, kaip gyventi.

1. Jūsų darbalaukis yra jūsų virtualus darbalaukis

Žinote, kaip žmonės liepia išlaikyti savo stalą pakankamai aiškų, kad jūsų viršininkas nemano, kad esate šlakas? Tai taikoma ir jūsų kompiuterio darbalaukiui. Tai vieta, kur sudėti failus, kuriuos dirbate šią savaitę, o ne vieta, kur turėtumėte vilkti kiekvieną gautą priedą.

Aš rekomenduoju išdėstyti darbalaukį kuo mažiau aplankų. Turėkite po vieną kiekvienam dideliam projektui, kuriame šiuo metu dirbate, taip pat savo pagrindinį darbo aplanką, kuriame galite lengvai pasiekti visa kita. Jei dar to nepadarėte, nustatykite darbalaukį į tinklelį (kad piktogramos niekada nesutampa) ir atraskite didžiulį sparčiųjų klavišų džiaugsmą.

Jei jums reikia papildomos pagalbos pateikiant struktūrą į pagrindinį ekraną, pabandykite organizuoti darbalaukio programas, pvz., „Clean“ ar „DragThing“ „Mac“ arba „Tvoros“ kompiuteriuose.

2. Aplankai turėtų turėti strategiją

Pastebėjau, kad dauguma žmonių per daug aplanko arba per mažai aplanko, tačiau tik nedaugelis žmonių tai supranta. Kaip žinoti, kur patenki? Pažvelkite į kai kuriuos dažniausiai naudojamus ar neseniai naudojamus aplankus ir suskaičiuokite juose esančius dokumentus. Jei yra dešimtys ir dešimtys failų, tikriausiai galėtumėte naudoti šiek tiek daugiau struktūros; kadangi jei turėtumėte tik vieną dokumentą skiltyje „ Darbo failai“> „Klientas A> 2012“> „Lapkritis“> „Pardavimų ataskaita“ , neabejotinai esate lėtinis viršininkas.

Štai keletas taisyklių, kurių stengiuosi laikytis:

Saugokite panašius failų tipus kartu: Turėdami aplanką „ Client Images“ arba „ Financial Models“ lengva žinoti, kur dėti (ir rasti) to paties tipo failus.

Būkite nuoseklūs: pavyzdžiui, tvarkykite pagal klientą, pagal projektą ar pagal datą ir visus poaplankius struktūruokite vienodai. Pabandykite sutvarkyti savo aplankus taip, kad jei kas nors kitas juos naršytų, jiems būtų lengva ir intuityvu sekti nereikalaujant jūsų nurodymų.

Neišmeskite vardų: ilgus vardus sunkiau perskaityti ir sunkiau juos nuskaityti ieškant aplanko failo. Tai reiškia, naudokite tik santrumpas, kurias vėliau atsiminsite ir galėsite lengvai ieškoti (pvz., „Lapkritis“ reiškia „Lapkritis“ - „EvntPlnng“, jei reikia „Renginių planavimas“).

3. Failų pavadinimai turi tikslą

Kai pavadinate failą, pasirinkite frazę, kuri ką nors reiškia. Jei gaunu priedą pavadinimu DSC1045.jpg arba Draft Idea.doc , aš negaliu lengvai sužinoti, kas tai yra, arba, dar svarbiau, jo ieškoti vėliau. Geras testas: įsivaizduokite, kad po kelių mėnesių failą rasite savo darbalaukyje. Ar lengvai galėtumėte pasakyti, kas tai yra? Jei ne, pervardykite.

Reguliariai kuriant dokumentus, pvz., Pastabas apie mėnesinius valdybos posėdžius, gali būti lengviau atskirti dokumentus pagal susitikimo datą, o ne pagal temą. Niekada nenaudokite mėnesio, dienos, metų, nes jis pirmiausia bus rūšiuojamas pagal mėnesį, po to pagal dieną, po kurio eis metai. Norėdami lengvai surūšiuoti chronologiškai, naudokite metus-mėnesį-datą (nurodant mėnesį skaičiais). Pvz .: naudokite 2012-10-27 Board Presentation.pdf, o ne Oct27-12 Board Presentation.pdf arba 2012-10-27 Board Presentation.pdf . Tai sutaupys daug laiko naršant ir ieškant vėliau.

4. Versijos valdymas, versijos valdymas, versijos valdymas

Jei ką nors atsimenate apie failų pavadinimą, leiskite tai valdyti versijai. Tai lengva. Kai pirmą kartą sukuriate dokumentą, jis turėtų baigtis v1. Pavyzdžiui, pavadinčiau pasiūlymą: „ ClientA Pasiūlymas_v1.ppt“ . Kiekvieną kartą išsaugodami pakeitimus ir siųsdami juos klientams ar kolegoms, atnaujinkite juos į 2, 3, 4 ir t. T. Versijas. Kai dokumentas bus parengtas, norėsite išsaugoti „ ClientA Pasiūlymas_vf.ppt“ arba „ ClientA Pasiūlymas_final.ppt“, kad vėliau galėtumėte lengvai pasiekti. Nes nėra nieko blogiau, nei domėtis, ar egzistavo 14 versija, ar 13 versija buvo tikrai galutinė.