Kaip dažnai jums nepavyksta patekti į savo darbų sąrašą?
Ir ne, įskaitant „Rašyti darbų sąrašą“ vien tam, kad galėtum sau ką nors nedelsiant nutraukti, nėra laimėjimas.
Žinoma, tai ne visada jūsų kaltė - kiekvienas pasirodęs gaisrinis gręžtuvas tik leidžia jūsų sąrašą padaryti ilgesnį ir ilgesnį.
„Mes tiesiog per daug užsiėmę savo gyvenimu, bandydami išlaikyti kamuolius ore ir galvą virš vandens: Ar yra geresnis būdas tai padaryti?“ - sako Maura Thomas, „RegainYourTime.com“ įkūrėjas ir „ Personal“ autorius. Produktyvumo paslaptys .
Pasirodo, yra, jei imi patarimą iš Dwight D. Eisenhower.
Išpopuliarino Stephenas Covey, tačiau remdamasis buvusio prezidento produktyvumo principais, „Eisenhower Matrix“ padeda suskirstyti užduotis į svarbą ir skubumą, kad galėtumėte nuspręsti, kur nukreipti savo energiją.
Suskirstydamas užduotis į vieną iš keturių aiškiai apibrėžtų kategorijų, „Eisenhower Matrix“ verčia jus įvertinti, kas iš tiesų yra vertas jūsų laiko ir ką galima perduoti ar net sumažinti.
Žemiau pateikiame veiklos rūšių, patenkančių į kiekvieną kategoriją, pavyzdžių. Pažiūrėkite, kaip pasidalinote savo darbų sąrašą; tada vykdykite Tomo patarimus, kaip spręsti kiekvieno tipo problemas, kad per trumpesnį laiką galėtumėte pasiekti daugiau.
1 kategorija: svarbi ir skubi
Jūsų padėjėjas ją įspėja - ir paskutinė diena yra rytoj. Skubančio kliento užklausa verčia veržliaraktį sklandžiai vykusiame projekte. Šios užduotys yra laikomos krize arba joms taikomi svarbūs terminai.
Kaip juos sutvarkyti
Kadangi negalite numatyti, kada ištiks krizės, tarkime, kad jos įvyks ir palikite joms vietos savo tvarkaraštyje.
„Dauguma žmonių viršija savo tvarkaraštį, bet jei kažkas nutinka ne taip, visi tavo planai krenta kaip domino“, - sako Tomas. Sprendimas? Nepraleiskite daugiau nei 60% savo produktyvaus laiko.
Pvz., Jei dirbate nuo 8 iki 18 val., Kalendoriuje palikite tuščias keturias valandas, kad būtų galima susidaryti kritinėms situacijoms. Jei tą dieną nėra avarijų, jums pasisekė ir galite žengti į priekį kitos dienos užduotyse.
2 kategorija: svarbu, bet nėra skubi
Tinklo pietų planavimas su samdomuoju vadybininku. Suplanuokite šeimos atostogas planuodami koją. „Protų šturmas“ - ilgalaikiai jūsų komandos tikslai. Šios užduotys daro įtaką jūsų tikslams, tačiau nebūtinai turi nustatyti galutinį terminą.
Kaip juos sutvarkyti
Daugelis iš šių elementų bus dideli projektai, o ne kasdieniai pavedimai, todėl suskirstykite juos į įkandimo dydžio terminus, kad padėtumėte pradėti, sako Thomas.
Jei negalite suskirstyti daiktų, nustatykite, kiek laiko galite dirbti su tais, kurie jums atrodo per trumpi, taigi pati užduotis atrodo ne tokia sunki.
Tomas taip pat siūlo į savo kasdienį darbų sąrašą įtraukti tik tris svarbias užduotis, tačiau ne skubias, kad paliktumėte laiko el. Laiškams, susitikimams ir krizėms - ir, kai įmanoma, dirbkite su jomis tuo dienos metu, kai jaučiate didžiausią energiją.
3 kategorija: nesvarbi, bet skubi
El. Laiškai, telefono skambučiai, bendradarbių klausimai - štai ką turite nedelsdami išspręsti, net jei jie nepadeda įgyvendinti didesnių tikslų.
Kaip juos sutvarkyti
„Lengviausias būdas kontroliuoti blaškymąsi yra valdyti savo technologijas“, - sako Tomas.
Pirmiausia patikrinkite savo el. Paštą partijomis tik keletą kartų per dieną, tarkime, kas tris valandas arba atlikę svarbesnę užduotį. Norėdami įsitikinti, kad laikotės to, visiškai mesti el. Paštą, kad nekiltų pagunda tikrinti perspėjimų.
Tas pats pasakytina ir apie jūsų telefoną: visiškai nutildykite - padėkite jį į stalčių arba nukreipkite žemyn ant stalo, kad nematytumėte perspėjimų.
Ir jei per tą laiką, kurį jiems paskyrėte, sulaukiate per daug skambučių ar užklausų iš bendradarbių, tiesiog uždarykite biuro duris, uždėkite ausines arba padėkite „netrukdykite“ ženklą ant savo kėdės ar kabinos siena.
4 kategorija: nesvarbi ir neatidėliotina
Nesvarbu, ar tai yra išlaidų ataskaitų registravimas, sutarčių sudarymas, ar dokumentų pildymas, „tai užduotys, kurios, atlikę jas, neturės didelės įtakos mūsų darbui, tačiau jos neišnyks“, - sako Tomas.
Kaip juos sutvarkyti
Paskolinkite kuo daugiau šių užduočių, pavesdami jas jaunesniajam darbuotojui arba, asmeniniams poreikiams, virtualiam padėjėjui, pataria Tomas.
Net jei jūs turite sumokėti už išorės pagalbą, valandos, kurias susigrąžinate, kad pasiektumėte svarbesnį tikslą - pavyzdžiui, pagaliau žengti žingsnį į kitą didelį karjeros žingsnį -, ilgainiui gali padėti jums išeiti į priekį finansiškai.
Susiję: 6 žmonės, 6 balansavimo veiksmai: puikus darbo ir gyvenimo įsilaužimas, išsaugantis mano nuovokumą
