Tai gražus vasaros penktadienio rytas, ir jūs esate pasiruošę anksti pabėgti nuo biuro. Tada patikrinsite gautuosius ir susitvarkysite. Gal prisiekiu. Štai jis - raudona žinutės antraštė, šauktukas pažymintis ją skubiai. Jūsų svajonė apie saulėtą penktadienio laimingą valandą paplūdimyje išsilydo, kai perskaitėte prašymą, kurio šiandien reikia iki 16 val.
Mes visi ten buvome. Bijotas gaisrinis gręžtuvas - biuro žargonas, skirtas neplanuotam, netikėtam ir daug energijos reikalaujančiam įsiterpimui į jūsų taikų penktadienį. Nes pripažinkime, gaisrinės pratybos niekada neįvyksta tinkamu metu, tiesa?
Šios neatidėliotinos situacijos reiškia ne tik jūsų planus išvykti anksti penktadienio popietę, bet ir likusį jūsų darbų sąrašą dažnai susmulkina. Staiga visą dieną praleidai prie vienos ugniagesių treniruotės, o likusios tavo pareigos krito ant kelio. Kaip jūs jį laikote kartu ir einate į kelią, kai šios bombos sumažėja dėl jūsų produktyvumo?
Nesvarbu, kur dirbate, šios avarijos neabejotinai taps darbinio gyvenimo dalimi. Naudokitės šiais patarimais, kad pažvelgtumėte į juos nauja perspektyva, kad galėtumėte efektyviau judėti ir greičiau atsigauti - ir, idealu, venkite jų ateityje.
Patikslinkite užduotį
Nėra nieko blogiau, kaip išplėšti užduotį priešgaisrinei pratyboms ir tada pasakyti: „Tai nėra būtent tai, ko aš norėjau“.
Kai greitai judate, dažnai pamirštate užduoti klausimus, kurie aiškiai nurodys, ką turėtumėte pristatyti. Kai jūsų vadybininkas panikuoja, jis ar ji taip pat gali būti ne visiškai aiškūs. Užduodami gerus klausimus, pavyzdžiui, šiuos, galite sutaupyti daug laiko:
-
Kokią problemą mes bandome išspręsti? Tai padės jums išsiaiškinti, koks turėtų būti galutinis rezultatas. Prieš nardydami norėsite įsitikinti, kad jūsų darbas bus išspręstas iškilusia problema.
-
Ką tiksliai turime pateikti? Ar tikimasi sukurti skaidres, skaičiuoklę, pasakojimą ar dar ką nors?
-
Kas lemia tai, kad jį reikia atlikti iki 16:00? Jūsų viršininkas gali norėti tai pamatyti iki 16.00 val., Net jei tai nenumatyta iki kitos savaitės vidurio, kad jis ar ji turėtų laiko tai pakeisti. Tokiu atveju gali būti atidarytas langas iš naujo derėtis dėl laiko juostos.
-
Kokių dar variantų turime? Galbūt jau padarytas darbas, kurį galima pakartoti ir atnaujinti, užuot sukūrus ką nors iš naujo.
-
Kokios papildomos informacijos mums reikia norint tai padaryti? Kai pakilsite galvos dėl skubios užduoties, pagalvokite, kam dar reikės prisitraukti, tada pradėkite budėjimą. Kreipkitės į Meganą apskaitoje galvodami, kad jums reikės numerių, arba paskambinkite Dorindai į klientų aptarnavimo tarnybą, kad praneštumėte, jog jai reikia surinkti naujausius apklausos duomenis.
- Kiek kainuoja galimybė pereiti į šią gaisrinę? Praneškite kam nors, kas dėl šios raidos nukris ant jūsų plokštelės šiandien. Tai padės jums nustatyti, ar gaisrinė pratybos tikrai turėtų būti jūsų prioritetas, ar kitas jūsų projektas turėtų išlaikyti jūsų dėmesį.
Iš naujo derėtis dėl laiko juostos
Kažkada dirbau vadybininku, kuris buvo pasiryžęs per daug prisistatyti vadovams. Jei ji turėtų tris dienas ką nors pakeisti, ji pareikalautų, kad mes viską mestume ir padarytume per kelias valandas. Nors šis greitas apsisukimas yra tiesiog skirtas padaryti įspūdį aukštesnėms įmonėms, jis, deja, reiškia gaisro pratybas visiems kitiems.
Jei jaučiate, kad taip gali nutikti, pasikalbėkite su savo viršininku. Pažiūrėkite, ar galite iš naujo derėtis dėl laiko juostos, kad tai nebūtų visiškas produktyvumo sumažėjimas, bet vis tiek padarytas taip, kad jis ar ji atrodytų kaip roko žvaigždė. Jei galite nusipirkti sau net papildomas 24 valandas, grąžtas tampa labiau pakeliamas, tuo pačiu suteikdamas laiko dalyvauti jūsų iš pradžių suplanuotame darbe.
Negalima šaudyti dėl tobulumo, jei tai padarys „Pirmasis leidimas“
Ankstyvoje mano karjeroje gaisrinės pratybos buvo žudikės, nes aš buvau apsėstas darbo, kad įsitikinčiau, jog jis yra tobulas. Tada, praleidęs keletą raundų perdaryti, supratau, kad gaisrų pratyboms dažnai reikia tik „pirmo praėjimo“ arba grubios pradinės grimzlės.
Prieš pradėdami dirbti su priešgaisrine grąžta, patikrinkite, kur baigsis darbas, kai baigsite. Jei tai nėra vykdomasis asmuo ar klientas (dar), nesinervinkite, stengdamiesi padaryti tobulą. Gaisrinės pratybos dažnai leidžia pirmą kartą pereiti prie to, kas vėliau gali būti peržiūrėta ir patobulinta.
Greitai atsigauna
Gaisrinės pratybos gali jus atstumti nuo to, su kuo dirbote, net po to, kai baigėte spręsti avarinę situaciją. Norėdami greitai grįžti į kelią, visada turėkite matomą ir realiu laiku atliekamų darbų sąrašą. Atsižvelgiant į tai, kaip jūs dirbate geriausiai ir kokį planšetinį kompiuterį ar išmanųjį telefoną naudojate, patikrinkite tokias programas kaip „todoist“, „Google Keep“, „Any.do“, „Wunderlist“ ar „HabitRPG“, kad galėtumėte sekti savo neįvykdytas užduotis.
Dirbdami su priešgaisriniais mokymais, perkelkite daiktus sąrašo aukštyn arba žemyn, atsižvelgiant į tai, ką dar turite atlikti. Tai padės jaustis produktyviems, nepaisant tam tikro laiko praradimo.
Taip pat naudinga, jei jūsų užpakalinėje kišenėje yra keletas patikrintų produktyvumo pažeidimų, kurie padės greitai sugrąžinti savo pagreitį. Pvz., Galbūt jūs naudojate „Pomodoro“ metodą, kad nustatytumėte laikmatį 25 minutėms, o tada surinksite visas savo (esmines) su el. Paštu susijusias užduotis. Tada darykite tą patį telefono skambučiams, tada ruoškitės kitos savaitės susitikimams. Surinkdami ir plukdydami panašias užduotis, atgausite jausmą, kad viską atliksite nepaisydami priešgaisrinių pratybų.
Atlikite apžvalgą po veiksmų
Po to, kai vaizdiniai dūmai išnyko, o kol visų atmintinė yra gaivi, kalbėkitės su savo komanda apie tai, kas nutiko ir kodėl. Ar komanda turi aklą vietą? Ar skurdus planavimas tapo visų avarija? Ar to buvo galima išvengti?
Kad išvengtumėte gaisro pratybų ateityje, jūsų komanda turi išmanyti apie tai, kas nutiko, ir išsiaiškinti, ką galite padaryti, kad ateityje tai neįvyktų.
Kalbėkitės su savo viršininku
Jei jūsų biure yra nuoseklus gaisrinių pratybų pavyzdys, laikas pradėti kitokį pokalbį. Apsvarstykite galimybę paskatinti savo viršininką ištirti modelį ir pažiūrėti, ką jis ar ji gali padaryti, kad sumažintų dažnį.
Būk faktinis ir tiesioginis: „Carmen, per pastarąsias tris savaites mes buvome septyniose priešgaisrinėse pratybose, kurios atitraukė komandą nuo svarbiausių prioritetų. Dėl to mūsų ABC projekto rezultatai paslydo, ir tai neatrodo gerai nei mums, nei jums. Ką galime padaryti, kad sumažintume šią priklausomybę nuo avarinių situacijų ir dalį šio darbo įtrauktume į savo įprastą planą? “
Nurodydami šių mokymų dažnumą ir kainą, galėsite sukurti naują sąmoningumo lygį. Pasirinkę atkūrimo strategiją, nesijausite, kaip visą dieną praleidote galvodami apie tai, ko nepadarėte.
