Kaip parašyti trumpesnius el. Laiškus, kuriuos žmonės skaito - mūza

Kalbant apie el. Laiškus, aš esu linkęs būti gana nuovokus.

Aš gyvenu su didele baime, kad galiu išeiti kaip per daug tiesioginė ar šalta, ir čia yra kažkas apie visus tuos papildomus žodžius, niuansus ir (gėdingai) šauktukus, kurie priverčia mane skambėti šiek tiek šilčiau ir draugiškiau.

Bet štai dalykas: aš eikvoju savo laiką kartu su tuo, kai asmuo skaito mano žinutę, laiką.

Niekas nenori išleisti savo brangios psichinės energijos per pūkas, kad pasiektų jūsų mintis. Taigi, jei jūsų širdyje yra minkšta mintis kalbant mažomis kalbomis ir gėlėmis, kaip aš, kaip jūs galite susitvarkyti savo žinutes su dalykais, kurie yra tikrai svarbūs?

Čia yra keturi patarimai, kuriuos man buvo galima pritaikyti:

1. Iškirpkite užpildymo žodžius ir frazes

Didelė tikimybė, kad į savo el. Laiškus įtraukiate užpildymo frazes.

Netikite manimi? Išrašykite laišką kolegai ir pažiūrėkite, kiek kartų įtraukėte žodžius „Aš manau“. Nors tai padeda sušvelninti jūsų kalbą, tai visiškai nereikalinga. Manoma, kad taip manote, nes jūs rašote pranešimą.

Tokia pati taisyklė galioja ir tokiam žodžiui kaip „teisingas“. Mes visi jį įvardijame. Bet dažniausiai tai galima visiškai iškirpti.

Kai reikia išfiltruoti bet kokią netvarką, kuri galėtų slėptis, dar vienas mano buvusio žurnalistikos instruktoriaus patarimas vis dar laikosi manęs: Ieškokite, kur įdėjote kablelius. Daugybę kartų jie vadovaujasi kvalifikacija, kurią galite ištrinti. Žinote, tokius dalykus kaip „Nereikia nė sakyti“, „Vis dėlto“, „Iš tikrųjų“ ar net tą „Tu žinai“, kurį aš pradėjau šitam sakiniui.

2. Naudokite „Bullet“ taškus

Įtraukti reikiamą kontekstą yra vienas dalykas. Tačiau, ypač el. Laiškuose, kyla pagunda pereiti už borto ir užpildyti jūsų žinutę visomis nesvarbiomis detalėmis.

Štai kodėl naudodamiesi ženkleliais gali būti tokia naudinga - jie verčia jus būti kur kas glaudesniems ir tiesesniems su savo rašymu. Iššūkis sau išsiaiškinti, ar yra pastraipų, kurias geriau paversti sutrumpintu sąrašu.

Nors nenorite, kad visas jūsų el. Laiškas būtų iš pažiūros begalinis sąrašas taškų, taškų suskaidymas kai kuriais didesniais teksto fragmentais gali padėti jūsų užrašą padaryti trumpesnį (ir labiau organizuotą).

3. Nukreipkite žmones į susijusius dokumentus

Retkarčiais informacija, kurią jūs desperatiškai bandote įsprausti į savo el. Paštą, jau buvo įrašyta kitur - ar tai būtų dokumentas, pristatymas, svetainė ar kažkas kita.

Nereikia išradinėti rato iš naujo. Taigi, jei galite surasti papildomą šaltinį, kuriame jau yra visa ta reikalinga žinoti informacija, nukreipkite į tai savo gavėją, o ne bandykite jį apibendrinti.

4. Praleisk Smulkų pokalbį

Jei esate kažkas panašaus į mane, žvilgtelėjote į šį patarimą ir pagalvojote, ar jūs juokaujate? Praleidę tuos malonumus, tikrai paversiu mane biuro monstru!

Aš atsiduriu ten, iš kur tu eini - kiekvienam mano pranešimui pateikti draugišką klausimą atrodo mandagu. Bet dažniausiai į tai vis tiek neatsakoma. Tai yra visiškai nereikalinga dalis, kuria dauguma žmonių tiesiog blizga.

Nesivaržykite greitai ir maloniai atsakyti „Tikiuosi, kad jums gerai sekasi!“. Vis dėlto turbūt geriausia paspausti grįžimo mygtuką, jei norite tai padaryti.

Šie veiksmo triukai

Norite įrodymo, kad šie patarimai iš tikrųjų veikia? Pažvelkite į žemiau pateiktus pavyzdžius, kad pamatytumėte, kaip antrasis el. Laiškas yra toks pat kaip ir pirmasis - su daug mažiau žodžių.