Atsižvelgiant į tai, kad el. Paštas yra pagrindinė bendravimo forma daugelyje biurų, mes ne visada pasirenkame savo rašomus žodžius taip protingai, kaip turėtume. Ypač tada, kai bandome greitai perimti supakuotus gautuosius arba atsakyti į pranešimus tarp susitikimų telefonais, nesunku tai suvokti, nes gali būti erzinantis, šlifuotas ar tiesiog grubus. Vos užrašius (arba praleidus) keletą žodžių, greitas el. Laiškas gali pereiti nuo draugiško pranešimo iki visiško nelaimės.
Na, atėjo laikas įsikišti el. Paštu. Čia yra keletas dažniausiai pasitaikančių klaidų, kuriuos mes nesąmoningai padarome, ir keletas greito pataisymo strategijų, kad jų išvengtume ateityje.
1.
Ar kada nors gavote el. Laišką tik su tema? Pamatė, kad esate telefone - paskambinkite man, kai atsirado galimybė, arba kur yra mėnesio pabaigos ataskaita? Taip, ir jūs tikriausiai pastebėjote, kad tai yra žeminantis, erzinantis ar abu. Atminkite, ar esate asocijuotas asmuo, ar vadovas, el. Laiškų siuntimas ir trumpųjų žinučių siuntimas nėra tas pats dalykas ir jie niekada nebus. El. Laiškas su tema, parašyta kaip tekstas, visada siųs tą patį pranešimą: Tu neverta mano laiko.
Greitas taisymas: Visi mes turime beprotiškų dienų biure, kai jums tiesiog reikia liesti pagrindą su kolega ar tiesiogiai pranešti, nerašant romano. Taigi nereikia. Savo žinutėje naudokite vieno ar dviejų žodžių temą, pvz., Susitikimas ar Mėnesio pabaiga, naudodami trumpąją ar dvi eilutes:
Šis požiūris visada ir amžinai bus vertas papildomų 15 sekundžių jūsų laiko.
2.
Kai turite svarbų projektą ar pranešimą, apie kurį diskutuojate el. Paštu, rašydamas visus žodžius visomis didžiosiomis raidėmis ( man REIKALINGA jūsų paraiška iki šiandieno pabaigos ) ir paryškinant, paryškinant arba pabraukiant pilnus sakinius gali tekti kalbėtis. savo kolegoms.
Kažkada dirbau su žmogumi, kuris siųsdavo man el. Laiškus su REIKALAVIMŲ PATVIRTINIMU raudonomis raidėmis ir didžiosiomis raidėmis visoje jos žinutėje arba su pilna pastraipa, paryškinta geltona spalva. Ji stengėsi būti informatyvi ir išsakyti svarbias detales, tačiau jos požiūris pasirodė per didelis.
Greitas taisymas: naudokite paryškintas arba kursyvines antraštes arba taškų dalis, kad išsakytumėte svarbius jūsų kuriamus projektus ar taškus - ir formatuokite keletą žodžių, o ne visas pastraipas. Jei nerimaujate, kad skaitytojas gali nuskaityti el. Laišką ir praleisti skubius elementus, įsitikinkite, kad naudojate informatyvų el. Pašto dalyką, pvz., Projektus, kurie turi būti patvirtinti dienos pabaigoje. Galiausiai įsitikinkite, kad el. Laiškus saugote greitai ir glaustai, todėl padidės tikimybė, kad gavėjas gaus visą reikiamą informaciją.
3.
Siųsdami el. Laišką kolegai naudinga užuomina ar detale, kuri buvo pamiršta ankstesniame pranešime, paspauskite „atsakyti visiems“ gali draugiškai prisidėti ar patarti kaip užjaučiančią ar konkurencingą, ypač kai asmens vadovas yra cc'ed. (Kopijuoti kieno nors viršininką el. Paštu su pataisymu iš esmės yra tas pats, kas kritikuoti ją konstruktyviai, kai jos viršininkas stovi čia pat - to beveik niekas nevertina.)
Greita pataisa: jei turite siuntėjo pasiūlymą, siųskite jį tiesiogiai el. Paštu, idealu, naudodamiesi kita gija, kad nėra pavojaus netyčia paspausti „Atsakyti visiems“. Dar geriau, pasiimkite telefoną! Dėl greito telefono skambučio lengva išsiaiškinti informaciją - nerizikuodami niekam įžeisti.
4.
Aš žinau, kai skubate laiko ir naudojate energiją naudodami gautuosius, tai gali atrodyti kaip nereikalingas žingsnis įrašant Ačiū, Jūsų vardas , ypač kai yra jūsų el. Pašto parašas. Na, vis tiek daryk. El. Laiško pabaiga be jūsų vardo yra panaši į pasitraukimą iš pokalbio nepasisveikinus. Tai verčia atrodyti skubotam ir apleistam, ir šiurkštus.
Greitas taisymas: pridėkite padėką ir savo vardą prie savo firminio parašo ir nustatykite, kad paspaudus siųsti, jis automatiškai užpildytų jūsų el. Paštą. Išsiregistravimas draugišku ir profesionaliu būdu bus atliekamas kiekvieną kartą - nereikia nieko daryti.
5.
Jei el. Laiškas bus persiųstas, siųsdami el. Laiškus, kurių nenorėtumėte, kad jūsų vadybininkas matytų, jie gali jus įpareigoti profesionaliai. Taip, tai turėtų būti savaime suprantama, bet vis tiek tai vyksta visą laiką. Mano draugas dirbo su moterimi, kuri dėl jos skundėsi el. Pašto grandinėje, ir atspėk, ką? Šis el. Laiškas galiausiai pateko į jos aplanką.
Taip pat atminkite, kad įmonės el. Paštas yra bendrovės nuosavybė ir laikomas sąžiningu žaidimu, jei žmogiškieji ištekliai nusprendžia, kad jiems reikia prieigos prie jūsų paskyros. Nuoširdūs patarimai kolegai, skundai dėl kolegų ar informacija apie savaitgalio planus niekada neturėtų palikti jūsų siunčiamų laiškų.
Greitas pataisymas : būkite nuolaidus profesionalas ir apsimeskite, kad jūsų viršininkas yra įsiklausęs į kiekvieną jūsų siunčiamą el. Laišką. Istorijos pabaiga.
