Jūs įtraukėte daug darbo į "Excel" skaičiuoklę, neleiskite jam paslysti, nes pamiršote spustelėti išsaugojimo mygtuką. Naudokite šiuos patarimus, kad jūsų darbas būtų saugus ir išsaugotas kitą kartą, kai jums reikės šio svarbaus failo. Arba, jei jums reikia dalintis savo darbu, sužinokite, kaip lengvai tai padaryti naudodami PDF išsaugojimo funkciją.
Naudokite "Excel Save" spartieji klavišai
Be to, išsaugokite darbaknygių failus, naudodami mygtuką "Išsaugoti" Failo meniu arba "Išsaugoti" piktogramą Greito prieigos įrankių juosta, Excel gali išsaugoti klaviatūros sparčiuosius klavišus. Šio spartos klavišo kombinacija yra ši:
Ctrl + S
Jei failas buvo išsaugotas anksčiau, pelės žymeklis pasikeis į smagių piktogramą, kol bus išsaugotas. Priešingu atveju, jei darbo knyga išsaugoma pirmą kartą, Išsaugoti kaip atsidarys dialogo langas.
Pirmą kartą išsaugokite
Kai failas yra išsaugotas pirmą kartą, turi būti nurodyti du informaciniai elementai Išsaugoti kaip dialogo langas, įskaitant failo pavadinimą ir vietą, kur ji bus išsaugota.
Failų pavadinimuose gali būti iki 255 simbolių, įskaitant tarpus.
Išsaugoti dažnai
Kadangi naudojate Ctrl + S spartusis klavišas yra toks paprastas būdas išsaugoti duomenis, tai yra gera idėja dažniausiai - bent kas penkias minutes - išsaugoti, kad kompiuterio avarijos atveju būtų išvengta duomenų praradimo.
Piešimas išsaugoti vietas
Nuo "Excel 2013" buvo įmanoma įterpti dažnai naudojamas išsaugotas vietasIšsaugoti kaip . Tai leidžia lengvai rasti vietą naujausių aplankų sąrašo viršuje. Vietų, kurias galima prisegti, skaičiaus nėra. Norėdami pridėti išsaugojimo vietą:
- SpustelėkiteFailas> Išsaugoti kaip.
- Viduje konorsIšsaugoti kaip lange palikite pelės žymeklį į norimą vietą poNaujausi aplankai - ekrano dešinėje pusėje matomas mažas horizontalus spragtuko atvaizdas.
- Spustelėkite antpinuž tą vietą. Vaizdas pasikeičia į vertikalaus spynos išskleidžiamojo meniu paveikslėlio vaizdą, o tai reiškia, kad vieta dabar yra pritvirtinta prie Naujausi aplankai sąrašas.
- Jei norite atsegti vietą, spustelėkite mygtukąvertikalus stūmoklio atvaizdasvėl jį pakeisti į horizontalią kaištį.
Išsaugoti "Excel" užrašus kaip PDF rinkmenas
Viena iš pirmųjų "Excel 2010" pristatytų funkcijų buvo galimybė konvertuoti arba įrašyti Excel skaičiuoklės failus PDF formatas. PDF failas (nešiojamojo dokumento formatas) leidžia kitiems peržiūrėti dokumentus, nenaudojant jų kompiuteryje įdiegtos originalios programos, pvz., "Excel".
Vietoj to vartotojai gali atidaryti failą naudodami nemokamą PDF skaitymo programą, tokią kaip "Adobe Acrobat Reader". PDF failas taip pat leidžia jums leisti kitiems matyti skaičiuoklės duomenis, nesuteikiant jiems galimybės jį keisti.
Aktyviojo darbo lapo išsaugojimas PDF formate
Išsaugojant failą PDF formate, numatytasis yra tik dabartinis arba aktyvus darbalapis - tai darbalaukis ekrane - yra išsaugotas. Žingsniai Excel darbalapio išsaugojimui PDF formatu naudodami "Excel"Išsaugoti kaip failo tipo parinktis yra:
- Spustelėkite antFailasskirtukasjuosta peržiūrėti galimus meniu variantus.
- Spustelėkite ant Išsaugoti kaip parinktis atidaryti dialogo langą "Išsaugoti kaip".
- Pasirinkite vietą failo išsaugojimui poIšsaugoti linija
- Įveskite failo pavadinimą, esantį poFailo pavadinimaslinija apačioje.
- Paspauskite rodyklę žemyn pabaigojeIšsaugoti kaip tipą linija
- Slinkite sąraše ir raskite jį spustelėdami PDF (* .pdf)galimybė, kad ji pasirodytųIšsaugoti kaip tipą dialogo lango eilutė.
- SpustelėkiteSutaupytiišsaugoti failą PDF formate ir uždaryti dialogo langą.
Išsaugokite visą knygą PDF formate
Kaip minėta, pagal nutylėjimąIšsaugoti kaip pasirinkimas išsaugo dabartinį darbalapį PDF formatu. Atlikite šiuos veiksmus, norėdami išsaugoti visą savo darbo knygą kaip PDF failą:
- Atidaryk Išsaugoti kaip dialogo langas.
- Atviras Daugiau pasirinkimų.
- Spustelėkite antPDF (* .pdf) parinktis, kad mygtukas Parinktys būtų rodomas dialogo lango eilutėje Įrašyti kaip tipą.
- Spustelėkite mygtuką, kad atidarytumėteGalimybėsdialogo langas.
- Pasirinkite Visas knygynaspaskelbtame skyriuje.
- SpustelėkiteGeraigrįžti įIšsaugoti kaip dialogo langas.
- SpustelėkiteSutaupytiišsaugoti savo darbo knygas PDF formatu ir uždaryti dialogo langą.
Mygtukas Parinktys bus matomas tik tada, kai failo tipas bus pakeistas į PDF (* .pdf) dialogo lange "Išsaugoti kaip". Tai suteikia jums daugybę pasirinkimų, kokia informacija ir duomenys yra išsaugomi PDF formatu.
AutoSave į "OneDrive"
Jei naudojate "Microsoft Office 365", "Excel" automatiškai išsaugos jūsų darbą, kai pasirinksite įmonės "OneDrive" debesies saugyklą kaip savo išsaugojimo vietą. Naujoji funkcija išsaugo jūsų dokumentą kas kelias sekundes, todėl nereikia nuolat paspausti mygtuko "Išsaugoti" ar bet kokių atitinkamų sparčiųjų klavišų klavišų - tai yra dar vienas dalykas, dėl kurio jūs galite nerimauti dirbdami.
Kad funkcija "AutoSave" veiktų, turite išsaugoti dokumentus į "OneDrive" aplanko vietą. "AutoSave" funkcija neveikia jokioje kitoje jūsų kompiuterio ar "Mac" vietoje.
Jei turite "Office 365" ir išsaugote savo failus "OneDrive", įsitikinkite, kad AutoSave funkcija įjungta, peržiūrint perjungimo jungiklį viršutiniame kairiajame "Excel" ekrano kampe. Kai įjungta, jungiklis pasakys On. Norėdami išjungti funkciją ir išsaugoti savo darbą rankiniu būdu, tiesiog spustelėkite jungiklį, kad jį pakeistumėte Išjungtas.
