25 Paprastai ir dažnai ignoruojamos el. Pašto el. Taisyklės

El. Laiškas pakeitė sraigių paštą daugybei verslo ir asmeninių ryšių. Norėdami siųsti geriausius el. Laiškus, turite žinoti kelias taisykles. El. Pašto etiketo policija neatsivers už tavęs, jei nesilaikysite jų, tačiau jie yra gairės, padėsiančios išvengti tokių klaidų, kaip piktnaudžiaujant asmeniui, kai nenorite ir nesusipratimų, pavyzdžiui, įžeidžiate, kai nesate tikri .

Šios pagrindinės el. Pašto etiketo taisyklės padeda mums visiems geriau bendrauti el. Paštu ir moka juos sužinoti.

01 iš 25

Paimkite antrą žvilgsnį prieš siųsdami žinutę

Įveskite vieną kartą, atrodo du kartus ir išvengkite nepatogių el. Laiškų, kurių tekstas neteisingas, eiti į neteisingą gavėją ar gavėjus. Taigi:

Pristabdykite akimirką, kai užpildysite el. Laišką.
Pažvelkite į gavėjo (-ų) pavadinimus.
Perskaitykite el. Laišką.

Tik tuomet turėtum pasirinktiSiųsti. Prevencijos uncija yra verta svaro išgydyti.

"Gmail" ir keliose kitose el. Pašto tarnybose galite įgalinti nenusileistą funkciją, suteikiančią jums keletą sekundžių atremti galimą žalą net siunčiant klaidingą el. Laišką. Jei to nepasiekiamas, pabandykite palikti lauką Tada tuščią arba įvesti savo el. Pašto adresą, taigi jums primenama, kad prieš išsiunčiant jį išeisite.

02 iš 25

Nepamirškite atsakyti visiems

Jei "Atsakymas" yra geras, tada "Atsakyti visiems" turi būti geriau. Ar tai teisinga, nors?

Atkreipkite dėmesį į gavėjų gautuosius ir nesiųskite atsakymo žmonėms, kuriems to nereikia.

03 iš 25

Laikyti laiškus trumpais

Negalima įbauginti gavėjų per daug teksto. Vietoj to rašykite trumpą ir lengvai suprantamą pranešimą.

04 iš 25

Skaičiai naudokite Citata funkciją

Ar manote, kad atsakydami į el. Laišką nurodydami originalų tekstą yra daug darbo? Tai ne. Kartais tai svarbu tęstinumui. Gavėjas gali nežinoti, į ką atsakote, bet jei atsakydate nurodote siuntėjo pranešimo dalį, jūsų tikslas yra aiškus.

Daugeliu atvejų galite nukopijuoti siuntėjo el. Laiško dalį ir savo atsakyme pasirinkti "Įklijuoti kaip citatą" (arba panašų verbiage). Jei siuntėjo žinutė buvo ilga, paprastai nereikia cituoti viso dalyko.

05 iš 25

Parašykite efektyvias el. Laiško temos eilutes

Ar darote kvailas klaidas savo el. Pašto temomis? Pasirodo, raktas į jūsų pranešimų skaitymą nėra protingas. Vietoj to dėmesio skiriama pranešimo apačioje arba pranešimo apibendrinimas. Negalima būti žodžiu ir palikti nereikalingus žodžius. Jei norite, kad gavėjas imtųsi veiksmų, pasakykite tai temos eilutėje.

06 iš 25

Išvalyti laiškus prieš juos persiųsti

Persiųsti el. Laiškus yra puikus būdas dalytis idėjomis, tačiau įsitikinkite, kad pradinė idėja nėra prarasta. Puikiai tinka naudoti sunkią ranką redaguoti elektroninio pašto grandinių dalis, kurios netaikomos ekspedijavimo gavėjui - tol, kol ištrintos dalys nekeičia pranešimo tikslo.

07 iš 25

Kai kyla abejonių, nusiųskite paprastą teksto el. Laišką, netinkamą HTML

Ne visi gali gauti formatuotus el. Laiškus. Kai kurie net gali būti erzina. Kad būtumėte saugūs, o ne atsiprašome, tada siųskite paprastus teksto pranešimus, kai kyla abejonių. Tai ypač svarbu verslo aplinkoje, kur laikas gali būti ribotas.

08 iš 25

Neperkreipkite el. Laiškų

Jūs tikriausiai įtartina, kai matote per daug nustebinančią ir iš tikrųjų el. Pašto apgaulę savo gautuosiuose. Negalima padaryti klaidos siunčiant el. Paštu bet kurią istoriją, kurią nesate ištyrusiai savaitei, ir patvirtinta, kad tai tiesa.

09 iš 25

Neplatinkite virusų

Įsitikinkite, kad esate neplatinęs kirminų ir virusų elektroniniu paštu ar neveikia kaip šlamšto platinimo priemonė. Visa tai gali sukelti kenkėjiški el. Laiškai. Laimei, yra apsauga: naudokite antivirusinę programinę įrangą, nuolat ją atnaujinkite ir nuskaitykite atskirus failus nemokamai.

Į viršų "Windows" antivirusinę programinę įrangą
Į viršų "Mac" antivirusinę programinę įrangą
VirusTotal nuskaitykite failus ir URL internete

10 iš 25

Paaiškinkite, kodėl jūs einate

Geresnis bendravimas sukuria geresnius santykius. Jei norite persiųsti el. Laiškus ir nuorodas tokiu būdu, kad dalinat atitinkamą informaciją ir sustiprintų ryšius, rašykite el. Laiško viršuje, kodėl manote, kad gavėjas suras jus dominančią informaciją.

11 iš 25

Leisti žmonėms žinoti, kad jų el. Laiškas buvo gautas

"Span" filtrai yra laukiami el. Pašto paslaugų priedai, tačiau jie nėra tobuliausi. Kartais jie gaus svarbų el. Laišką. Atsisiųskite kitokį šį niūrią susirūpinimą ir leiskite jiems žinoti, kad gavote savo el.

12 iš 25

Klauskite prieš siunčiant didžiulius priedus

Neužkimškite el. Pašto sistemų siunčiant didžiulius priedus arba atlikite tai tik su leidimu.

13 iš 25

Aptarkite apie vieną dalyką tik elektroniniu paštu

Padarykite pasaulį mažiau klaidinančią. Pabandykite kalbėti apie vieną dalyką tik kiekvienam žinutei. Kitu klausimu pradėkite naują el. Laišką.

14 iš 25

Skyrybos klausimai

Kablelis, dvitaškis, brūkšnelis ir kabliataškis - viskas egzistuoja dėl priežasties: jie supaprastina suprantamą sakinio reikšmę. Negalima padaryti gyvenimo sunkiau ir galbūt mažiau įdomus jūsų laiškus gavėjams. Atkreipk dėmesį į skyrybos ženklus.

15 iš 25

Naudokite akronimus sparingai

DYK? Ne visi žino kiekvieną akronimą, ir šitos sutrumpinimų vis tiek taupo tiek daug laiko. Taigi naudokite kelis, jei yra akronimų, ir tik tuo atveju, jei esate tikri, kad gavėjas žino jų reikšmę. Tai yra grubus, kad kažkas paleistų kažką savo elektroninio pašto paieškoje.

16 iš 25

Paveikslėlių dydžio keitimas į patogias el. Pašto proporcijas

Kai jūsų nuotraukos puikiai atrodys jūsų el. Laiške, atrodo gerai. Išlaikykite pridėtus el. Pašto atvaizdus ne daugiau kaip ekraną, pakeisdami juos stiliumi - internetu ir nemokamai.

17 iš 25

Rašymas visose kapsulėse šaukia

Nesikreipkite į savo el. Laiškus, nebent tai reiškia. Visi didžiosiomis raidėmis parašytas tekstas suprantamas kaip šaukiantis ir jį taip pat sunku perskaityti.

18 iš 25

Būkite atsargūs su ironija el. Paštu

Ne, tikrai! Aš rimtai. Sąžiningai!

Medija, kurioje pateikiamas mažas kontekstas, pvz., El. Paštas, netinkamai tinka ironijai ir sarkastizmui, net jei žinote gavėją.

19 iš 25

Sužadinkite tipus, spausdindami savo el. Laiškus

Jei norite, kad svarbūs, formalūs, karjeros laiškus ar meilės laiškus, spausdinkite projektą prieš spustelėdamiSiųsti.

Spausdintoje kopijoje ir pieštuku rankoje dažnai galite rasti klaidų ar klaidingų kablelių nei jūs, nei jūsų rašybos tikrintuvas. Jūsų išsaugotas darbas / santykiai gali būti jūsų.

20 iš 25

Nustatykite savo sistemos laikrodį

Įsitikinkite, kad nesiųsi žinučių nuo 1981 m. Ar 3078 m.

21 iš 25

Kai kyla abejonių, pabandykite el. Laiškus su "Ačiū"

Jei nežinote, kaip atsisveikinti el. Laiško pabaigoje, tai vienas dalykas, kuris beveik visuomet bus tinkamas. Dėkoju.

22 iš 25

Kur įdėti savo parašą

Be linijos, kuri sako "pasirašyti čia", kaip jūs nusprendžiate, kur įdėti savo elektroninio pašto parašą? Įdėkite jį tiesiai po teksto pabaigos.

23 iš 25

Domina "Kaip rašyti?" Naudokite "tai"

Ar pastebėjote, kad žmonės, kurie puikiai supranta, kai klausotės, tampa įmantrios ir verbojančios, kai jie pradeda rašyti?

Negali būti kaip jie. Pasakyk tai taip, kaip tai yra, ir pasakykite tai taip pat, kaip jūs kalbėtumėte akis į akį. Dabar ne laikas įtikinti juos savo anglų kalbos meistriškumu. Eik trumpam ir saldus.

24 iš 25