Nuo rašiklių iki užkandžių iki biuro paskalų - kai sėdite penkiomis pėdomis nuo savo bendradarbio, dalytis viskuo yra paprasta. Ir vis dėlto, norėdami aptarti galutinę pristatymo informaciją, kurią jūs perduosite per 30 minučių, jūs jai siunčiate el. Laišką? Šiame paveikslėlyje kažkas ne taip.
El. Paštas, konferencijų skambučiai, internetiniai kalendoriai ir pokalbių programos padeda mums palaikyti ryšį ir kelyje, kai esame toli. Tačiau šis įrankis yra toks pat efektyvus kaip ranka, kuria jį naudoja. Žinodami, kada naudoti kiekvieną iš jūsų turimų programų ir kaip maksimaliai išnaudoti visas galimybes, dažnai išsiskiriate, kiek valandų eikvojate, ir išsiųstų produktų.
„Blinkist“ dirba siekdami, kad skaitymas ir mokymasis būtų efektyvesnis, todėl racionalizavimas yra mūsų DNR. Kai pastebėjome, kad bendravimas tampa neefektyvus net mūsų mažoje komandoje, mes ėmėmės išsiaiškinti, kas vyksta, kas neleido mums dirbti geriausiai. Pastebėjome, kad optimizuodami tai, kaip naudojame savo kasdienius įrankius, galime nuveikti kur kas daugiau.
Žemiau nustatome keturis įprastus įrankius, kuriais taip pat greičiausiai naudojatės, ir tai, kaip galite ištaisyti savo formą.
1. El. Paštas
Kuklys
Kaip el. Paštas yra paprastas, yra daugybė būdų, kaip jį suklysti: pradedantiesiems el. Laišką galima naudoti kaip transporto priemonę ilgoms diskusijoms ir atsakymams vienu žodžiu, kuriuos galima sušvelninti ar perduoti asmeniškai. Ir kaip viliojanti naudoti savo el. Pašto grandinę kaip vietą išsamiai argumentuoti, pateikiant dokumentus, el. Paštas nėra vieta kritinėms diskusijoms apie projekto detales. Tai, ką darote kiekvienu iš šių atvejų, yra sudėtinga ir sugaišta daug laiko jūsų ir jūsų gavėjų veiklai.
Pataisymas
Atlikdami svarbias ar skubias užduotis, susitikite akis į akį, kad galėtumėte spręsti iškilusias problemas ir greičiau gauti atsakymus. Dirbdami gyvai, jūs ne tik saugote savo laiką, bet ir padedate savo bendradarbiams. Jei visi žino, kad skubios naujienos niekada neatvyksta el. Paštu, nėra jokios priežasties nuolat atnaujinti gautuosius, o žmonės gali sutelkti dėmesį į tai, ką reikia atlikti.
Galvokite apie el. Paštą kaip savo būdą pradėti diskusiją ar nustatyti darbotvarkę, todėl atsisėdus su komanda, kad įvyktų magija, ji gali tai padaryti.
2. Konferencijų skambučiai
Kuklys
Konferenciniai skambučiai yra gražūs - juos galite atlikti bet kur ir bet kada, tačiau kadangi jie gali jaustis labiau atsitiktiniai nei asmeniniai susitikimai, jie taip pat gali sukelti efektyvumo problemų.
Pirmiausia, kadangi jie jaučiasi neoficialūs, per daug žmonėms nesunku įsitraukti. Rezultatas yra tas, kad užuot dalyvavę kritiniame darbe, kurį tik jie gali padaryti, jūsų komanda yra įstrigusi abejotino naudingumo susitikime.
Antra, lengva nepastebėti, kad, nors jie gali atrodyti labiau atsitiktiniai, jie gali labai protiškai apmokestinti. Konferencijų skambučiams reikia pasiruošimo ir intensyvaus klausymo, o tai reiškia, kad jūsų kasdienis dėmesys bus didelis. Suplanuokite tai per anksti ryte, ir tai gali sutelkti jūsų dienos dėmesį. Pieškite jį po kelių valandų, ir jums bus reikalinga diena, kurią numatysite numatydami savo latenight darbo sesiją.
Pataisymas
Pirmiausia atminkite, kad ne visi turi būti pakviesti. Užuot įtraukę žmones, kurie yra informuoti apie projektą ir yra svarbūs pagalbininkai. Nurodykite, kad vienas asmuo susitikime darytų pastabas ir dalytųsi su likusia komanda, kad kiti galėtų sutelkti dėmesį į darbą.
Ir nepamirškite protingai pasirinkti skambučio laiką. Jei įmanoma, neplanuokite konferencijų skambučių pirmiausia ryte ar vėlai vakare. Suradę laiko tarpą, apsaugosite savo dėmesį.
3. Pokalbis
Kuklys
Tarpkontoriniai pokalbiai, ypač įmonėms, įsikūrusioms daugiau nei viename aukšte ar skirtingose vietose, yra labai naudingas pakaitalas akis į akį: Tai vyksta realiu laiku, leidžia nedelsiant perduoti failus ir palengvina spontaniškumą. Tačiau, kaip ir konferencijų pokalbiuose, trūkumų turi ir pačios pokalbių dorybės.
Pagrindinė biuro pokalbių problema yra ta, kad žmonės gali laisviau rašyti klausimus, kuriuos turi rankogaliai, nes jie techniškai netrukdo - gavėjas vis tiek gali pasirinkti, ar atsakyti, ar ne. Reikalas tas, kad mes esame reaktyvūs padarai ir manome, kad turime sustoti tai, ką darome, ir lankyti žmones, kurie mus piešia. Nors jūsų ketinimas susisiekti per pokalbį yra netrukdantis, jūs mažai kontroliuojate, ar jūsų kolegos darbas nenutrūksta. Jei ji pamatys pranešimą apie pranešimą, yra tikimybė, kad ji pažiūrės. Net jei ji neatsakys tiesiai, dalį jos dėmesio dabar atitrauks jūsų pastaba ar klausimas.
Pataisymas
Apskritai, pokalbiai turėtų būti naudojami tik norint greitai užduoti klausimus, kurie neleidžia judėti į priekį toliau, arba nustatyti laiką su bendradarbiu kalbėtis didesne tema. Kas kita, įdėkite el. Laišką, kad netrukdytumėte savo kolegoms.
O jei jūs priimate per daug pokalbių? Išjunkite pranešimus taip pat, kaip el. Paštu. Daugelis pokalbių paslaugų taip pat leidžia vartotojui tapti „nematomu“, o tai yra puikus būdas įsitraukti (ypač jei esate nuolat atnaujinamų grupės pokalbių dalis) nejausdamas pareigos atsakyti.
4. Kalendoriai
Kuklys
Pirmasis piktnaudžiavimas, kurį žmonės daro su savo kalendoriais, elgiasi su jais kaip su darbų sąrašais. Pažvelgę į savo kalendorių ir pamatę ką nors panašaus, „pasiimkite pieno“ arba „suplanuokite kirpimą“, laikas pergalvoti, kaip jūs juo naudojatės.
Kitas netinkamas kalendoriaus panaudojimas yra nesugebėjimas jo naudoti siekiant apsaugoti savo laiką, o ne tiesiog organizuoti. Kai kreipiatės į naujo projekto pasiūlymą ir jūsų kalendorius sako, kad galite jį pritaikyti, atminkite, kad tai nebūtinai reiškia, kad turėtumėte. Svarbu pirmiausia pažvelgti į savo tikslus ir vertybes.
Pataisymas
Siekite, kad jūsų kalendorius būtų šventa vieta susitikimams ir renginiams, kurie yra susieti su konkrečia data ir laiku arba kuriuose dalyvauja ne tik jūs, bet ir kiti žmonės. Galite pradėti keisti savo kalendoriaus praktiką naudodami darbų sąrašą, skirtą užduotims, pavyzdžiui, paskambinti gydytojui ar pasiimti gėlių. Mažų užduočių atlikimas be galo džiugina, todėl, įtraukdamos jas į tvarkomą sąrašą, jos įgis kitokį pobūdį - tokį, kuris leidžia pamatyti, kad jos tinka kaip svarbūs įvykiai, o ne tapti įvykiais.
Ir nepamirškite visada suderinti naujas galimybes su savo vaidmeniu ir tikslais. Tai, kas nesutampa nei čia, nei dabar, nei su jūsų norima ateitimi, nepriklauso dokumentams (arba jūsų kalendoriui).
Vykdydami keletą paprastų patarimų, galite naudoti turimus įrankius, kad padarytumėte daugiau. Dalykitės šiais patarimais visame biure, o visa jūsų darbo vieta bus daug efektyvesnė, kol apie ją nesužinosite!
