Vienas iš svarbiausių jūsų, kaip vadovo, išteklių yra vykdomasis arba administracinis padėjėjas. Jis ar ji gali tvarkyti jūsų biurą tvarkingai, sudaryti tvarkaraštį ir atlikti kai kurias kasdienes užduotis.
Tačiau jos veiksmingumas labai susijęs su jumis - kaip gerai ją mokote, dalijatės su ja savo lūkesčiais ir teikiate grįžtamąjį ryšį. Reikia apgalvoti ir planuoti sukurti tokią aplinką, kurioje padėjėjas galėtų gerai atlikti savo darbą (ypač tiems iš mūsų, kurie įpratę viską daryti patys!).
Taigi, nesvarbu, ar esate naujokas valdyme, ar ne, čia yra keletas gerų priminimų, kaip maksimaliai išnaudoti šį vertingą šaltinį.
1. Apsaugokite jį ar ją sėkmei
Jūsų administracinis padėjėjas yra tam, kad palengvintų jūsų gyvenimą, tačiau ji to negalės padaryti, jei tiksliai nesužinos, kaip ji gali padėti. Įsitikinkite, kad suteikėte jai pakankamai laiko, treniruočių ir išteklių, kad ji galėtų tobulėti. Pateikite instrukcijas, ko jums reikia ir kada jums reikia, taip pat pateikite konkrečių pavyzdžių, ko ieškote. Tai ypač aktualu, jei jūsų padėjėjas yra naujas, tačiau pripažinkite, kad net jei ji yra veteranė, galbūt norėsite, kad viskas būtų padaryta kitaip, nei padarė paskutinis jos viršininkas. Aiškumas ir pagrindų pateikimas išryškina jūsų veiksmingumą ir sėkmę.
2. Užmegzkite pasitikėjimo ryšį
Planuokite reguliariai susitikti su savo padėjėju aptarti dabartinių projektų ir būsenos atnaujinimų. Pranešimas jai apie tai, kas vyksta kituose įmonės lygiuose, padės suprasti, kaip jos darbas patenka į bendrą paveikslą. Ir kai ji galės labiau įvertinti tai, ką darote, ji galės nustatyti papildomus būdus, kurie padės jums pasiekti jūsų tikslus.
3. Suteikite (ir priimkite) atsiliepimų
Jei jūsų padėjėjas daro tai, kas neatitinka jūsų lūkesčių, nesijaudinkite - nurodykite, kur buvote nepatenkintas, ir pateikite pasiūlymų, kaip ateityje su juo turėtų būti elgiamasi kitaip.
Vis dėlto ne mažiau svarbu, kad jos atsiliepimai būtų atviri. Jos požiūriu, įmonė yra kitokia vieta, todėl leidimas jai atvirai pasidalyti savo mintimis ir pasiūlymais gali suteikti vertingų įžvalgų. Be to, galbūt turite blogų įpročių, kurių neįsivaizduojate - pavyzdžiui, duodami prieštaringus žodinius ir rašytinius nurodymus arba per mažai pranešate, kai norite rezervuoti didelę konferencijų salę - kuriuos galite pakeisti, kad abu jūsų gyvenimas būtų daug lengvesnis.
4. Parodykite savo dėkingumą
Puikus padėjėjas palengvina jūsų darbo krūvį ir verčia atrodyti gerai, todėl būkite dosnus ir girkite, kai to reikia. Darbuotojų susitikimas ar biuro renginys yra puiki vieta viešai parodyti savo vertinimą, tačiau taip pat niekada nepraleiskite progos parodyti savo dėkingumą paprastu, žodiniu „puikiu darbu“. Taip pat galite pasikalbėti su juo dėl atsitiktinio kapučino ar poros. kino bilietai. Geras darbdavys žino, kad laimingi darbuotojai padaro savo viršininkų gyvenimą daug lengvesnį!
5. Laikykite tai profesionalu
Viskas, ko paprašote administracinio padėjėjo, turėtų būti tiesiogiai susiję su įmonės misija, nebent tai būtų pasakyta darbo pokalbio metu. Nors jai pasiūlyti kavos klientui ar atsinešti biuro reikmenis grįžtant iš priešpiečių nėra netipiškas reikalavimas, už tokius darbus, kaip kito dantų gydytojo paskyrimo užsakymas ar būsimo skaitymo užsakymas jūsų knygų klube, jūs esate atsakingas, o ne jos . Ji buvo pasamdyta, kad padėtų jums profesinėje srityje, taigi laikykitės to taip.
Atminkite, kad kuo daugiau padėsite savo padėjėjai gerai atlikti savo darbą, tuo lengviau jai bus padėti su jumis. Būkite geriausias vadybininkas, koks tik galite būti, ir jūs abu pasirinksite sėkmę.
