Gavo darbą? Tai, kas apima kompiuterį, interneto ryšį ir stalą?
Tuomet tikriausiai ketinate parašyti romaną, kurio vertė šiais metais yra el. Paštas, tuo pačiu tvarkydami apie 100 el. Laiškų per dieną.
Manau, kad mes visi galime susitarti: El. Pašto perkrova pasiekia karščiavimo piką. (Ir ne geras karščiavimas, pavyzdžiui, diskoteka ar karvė. Blogas karščiavimas. Kaip vidurių šiltinė.)
Kaip ir dauguma žmonių, aš nemažai laiko praleidau galvodamas apie tai, kaip sutvarkyti el. Laiškus, nustatyti el. Pašto adresus prioritetais ir greičiau reaguoti į el. Laiškus. Bet pastaruoju metu aš galvoju apie įdomesnį klausimą: kaip aš galėčiau „išmokyti“ žmones (žinoma, švelniai ir su meile) man atsiųsti mažiau el. Laiškų?
Čia yra trys mano mėgstamiausios technikos.
Ar tai revoliucinės sąvokos? Ne visai. Ar jie yra sveiki, protingi priminimai? Aš taip manau. Ir jei jūs sutinkate, tikiuosi, kad atsiųsite man laišką ir viską papasakosite. (Tiesiog juokauju. Visiškai.)
1. Neatsakykite į kiekvieną el. Laišką iškart (arba išvis)
Tai gali atrodyti prieštaringi, tačiau kai jūs tikrai gilinatės į tai, daugybė skubių el. Laiškų išsisprendžia patys be jūsų pagalbos.
Pavyzdys: Maždaug kartą per dieną aš gausiu pasiutęs el. Laišką iš mielo kliento, kolegos ar kliento, kuris sako kažką panašaus:
„Aleksas! Pagalba! Bandau daryti _________, bet nepamenu, ką liepei man daryti _________. Ar galite dar kartą tai priminti? “
Apie 90% laiko, jei laukiu valandą ar dvi ir nieko nedarau, tas pats asmuo atsaka ir sako:
„Aleksas! Hooray! Sugalvojau. Mano kaltė. Nesvarbu!"
Pasirinkę nereaguoti akimirksniu, „mokote“ žmones labiau pasitikėti savimi - kartu sukuriate sveikus ir realius lūkesčius, kaip greitai galėsite atsakyti.
Žinoma, naudokitės sveiku protu. Jei dirbate klientų aptarnavimo tarnyboje ir pagrindinis jūsų darbo elementas yra greitai reaguoti į žmones, kuriems reikia jūsų pagalbos, tada akivaizdu, kad jūsų „kam reikia mano pagalbos“ apibrėžimas bus kitoks nei kažkieno.
Bet nesvarbu, kokį darbą turite, galite išbandyti šį kitą žingsnį.
2. Sukurkite automatinį atsakiklį naudingais atsakymais į dažnai užduodamus klausimus
Sudarykite DUK sąrašą, kurį žmonės jums siunčia kiekvieną dieną. Tada pateikite atsakymus į automatinį atsakiklį, kuris žmonėms suteikia tiksliai tai, ko jiems reikia.
Tai labai efektyvu ir vėl siunčia subtilų pranešimą, kad vertinate žmones, kurie nori padėti sau.
Štai paprastas pavyzdys:
Labas!
Labai ačiū už rašymą.
Jei skaitote šiuos žodžius, tai reiškia, kad giliai įsimenu į didelį įdomų projektą ir kelias valandas netikrinsiu savo el. Pašto adresų.
Bet dėl el. Pašto stebuklingumo aš vis tiek galiu jums padėti dabar!
Jei siunčiate el. Laišką norėdami nustatyti susitikimą:
Prašome naudoti mano internetinį planavimo įrankį čia. Tai geriausias būdas užfiksuoti laiką.
Jei siunčiate el. Laišką norėdami gauti būsenos atnaujinimą „Project XYZ“:
Peržiūrėkite naujausią laiko juostą čia.
Jei turite labai svarbų laiką:
Prašau paskambinti mano kameroje numeriu ### - ### - ####. Arba nueik prie mano stalo trečiame aukšte. Aš būsiu šalia.
3. Atsakykite deklaracijomis, o ne daugiau klausimų
Jei savo el. Laiškus sudarysite su tokiais atvirojo tipo klausimais:
„Kaip manote, kuriam laikui turėtume pietauti?“
„Ar prisimeni, kaip atnaujinti svetainę, ar tau reikia pagalbos?“
„Kaip, jūsų manymu, turėtume žengti iš čia?“
Jūsų klausimai sugeneruos tik daugiau el. Laiškų ir dar daugiau klausimų, kuriems reikės nuolatinės minties ir dėmesio.
Taigi, užuot atviro tipo klausimą, pabandykite el. Laiškus baigti aiškia deklaracija, pvz .:
Pietūs 12:30 val. Iki pasimatymo kavinėje „Luna“. “
„Kai būsite pasirengę atnaujinti svetainę, čia yra„ WordPress “pamoka ir nuoroda į mūsų įmonės prekės ženklo naudojimo gaires. Aš čia, jei jums reikia daugiau pagalbos. “
„Prisijunkite iš naujo per vieną savaitę. Aš jums paskambinsiu kitą pirmadienį 10 val. “
Jei jūsų pasiūlytas gavėjas neveikia, jie jums praneš! Bet dažniausiai jie bus dėkingi už jūsų tikslumą. Jūs pašalinsite protinį jų darbą, jau nekalbant apie ilgą nereikalingo atgaivinimo virvę.
Apibendrinant?
Jei norite išmokyti žmones siųsti jums mažiau (ir geresnių) el. Laiškų: modeliuokite elgesį, kurį norite pamatyti pasaulyje.
Jei įprasite el. Laiškus siųsti draugams ir kolegoms, prašydami patarimo dėl dalykų, kuriuos galbūt turėtumėte tiesiog „Google“, tada kiti tikriausiai padarys tą patį su jumis.
Jei rašysite ilgus, siautulingus, dėlionės eskizais el. Laiškus, gausite atsakymus, kurie yra vienodai mistifikuojantys.
Bet jei esate apgalvotas ir glaustas, tada pakelsite juostą visiems savo ratui - išmokysite kitus tiksliai, kaip norite būti elgiamasi.
Taigi, būkite aiškus ir nuoseklus mokytojas. Jūsų gautieji (ir psichika) jums padėkos.
