Gerbiami derybininkai,
Suglumęs verslo komunikatorius
Gerbiami pasipiktinę,
Praėjo 20 metų nuo tada, kai verslininkai pradėjo naudoti el. Paštą, ir mes vis dar nesugalvojome būdo, kaip išvengti daugumos jo sukeliamų problemų.
Anot Pietų Kalifornijos klinikinio psichologo Randi Gunther, rizikuojame netinkamai bendrauti, jei nenaudojame nė vieno iš penkių bendravimo būdų: žodžių, balso tono, prisilietimo, laikysenos ir veido išraiškos.
Kalbėdami telefonu mes koreguojame tai, ką sakome, ne tik reaguodami į ištartus žodžius, bet ir į tų žodžių pateikimo toną. Ar mūsų verslo partneris yra reiklus ir atšiaurus, atkaklus ir direktyvus, šaltas ar šiltas, abejotinas ar tikras, atsitiktinis ar formalus? Mes daugiau ar mažiau natūraliai koreguojame savo toną, kad jis atitiktų kito žmogaus jausmą ar jį sumažintų, jei jo temperatūra atrodo per aukšta, norint kartu spręsti problemas.
Bet net telefonu trūksta visos mūsų idėjos išraiškos. Kai kalbame telefonu, mums trūksta kūno kalbos ir veido išraiškų, kurios gali sukelti abejonių, kai pabrėžiame savo tikrumą, pasipriešinimą, kai teigiame, kad laikomasi, ar humorą, kai vengiame konfliktų.
Pridėkite prie šių trūkumų mūsų abipusio nežinojimo apie kontekstą, kuriame bendrauja kiekviena šalis, ir jūs turite tai, ką profesorius Raymondas A. Freidmanas Oweno vadybos mokykloje vadina „giliai asocialiu pokalbiu“.
Tai blogos žinios.
Geros žinios yra tai, kad „vien žodžiai“ gali perduoti kontekstą ir toną, taip pat empatija, aistra, smalsumas ir abejonės. Jei ne taip, nebūtume verkę, kai tėvai mus skaitytų „ Bambi“ , nesijaustume pikti skaitydami apie naujausius etninius valymus ir nesijuoktume skaitydami humoristinę skiltį „Facebook“ skiltyje. Tiesiog reikia šiek tiek daugiau priežiūros.
Čia yra tik keletas būdų, kaip prie derybų el. Paštu pridėti atitinkamą toną, tekstūrą, kontekstą ir emocijas - scenarijaus pavyzdį, kurį galite pritaikyti pagal savo situaciją.
1. Nustatykite sceną ir jauskite pokalbį
3. Paminėkite jausmus, kurių paprastai trūksta verslo ryšių srityje
6. Nebijokite užsiminti apie savo paties abejones
7. Uždarykite pabrėždami aukštą pasitikėjimo savo sugebėjimu rasti abipusiai naudingą sprendimą laipsnį
Trumpai tariant, atneškite kuo daugiau savo asmenybės, nuovargių emocijų, pagarbos derybų partneriui ir optimizmo dėl jūsų sugebėjimo susitarti, kaip tik galite. Kuo daugiau mėgdžiojate „tikro gyvenimo“ pokalbį el. Laiške, tuo mažiau vietos bus įtarimams ir nesusipratimams. Šis pavyzdinis pokalbis palieka daug erdvės jūsų derybų partneriui ieškoti paaiškinimų, užduoti klausimus ir pateikti papildomų pasiūlymų. Vien jau tokiu būdu reikėtų išvengti nesusipratimų, vedančių į aklavietę.
Neturiu pagrindo abejoti, ar jums, kaip sakote, gerai derybos vienas su kitu ir asmeniškai. Į savo el. Laišką įtraukite bet kokias savybes, kurias suteikiate toms derybų sesijoms, nesvarbu, ar tai patinka, autoritetas, aiškumas, rūpestis dėl jūsų derybų partnerio gerovės, bendros vertybės ar aukščiausio lygio problemų sprendimo įgūdžiai.
Sėkmės jums iškilus konkretiems iššūkiams ir nedvejodami rašykite mums, kad gautumėte daugiau informacijos, išsamesnių paaiškinimų ar pranešimą apie naujų įgūdžių, kuriuos įdėjote į savo derybas el. Paštu, sėkmę.
Šis straipsnis yra mūsų serijos „Klausk eksperto“ dalis - stulpelis, skirtas padėti jums išspręsti jūsų didžiausias karjeros problemas. Mūsų ekspertai džiaugiamės atsakydami į visus jums rūpimus klausimus, ir jūs galite juos pateikti, atsiųsdami mums el. Laišką adresu edit (at) themuse (dot) com ir temos eilutėje naudodamiesi „Ask the Expert“.
