O, el. Paštas. Nesvarbu, ar jūs valdote kelis žmones, didelę komandą, ar tiesiog save, tai gali padėti ir kliudyti jūsų sėkmei. Nes, kaip aš tikiu, jūs pastebėjote, kuo daugiau žmonių bendradarbiaujate, tuo daugiau pranešimų kaupiama ir tuo sunkiau juos perprasti per penkias minutes, kurias turite tarp susitikimų.
Negaliu banguoti stebuklingos lazdelės ir išspręsti šios problemos už jus, tačiau galiu pasakyti, kad radau sistemą, kuri tikrai veikia ir man, kaip valdytojui - viskas priklauso nuo to, kad gautuosiuose yra keletas patikimų etikečių. (Jei net neįsivaizduojate, kaip jais naudotis, štai 101 „Gmail“ ir „Outlook“.)
Skirtingai nuo filtrų, kuriuos naudoju nuolatiniam pateikimui, šie trys yra laikini ir naudojami tik atkreipti mano dėmesį į svarbius dalykus. Kai tik adresuoju pranešimą, pašalinu etiketę ir failą, kaip įprasta.
Taigi, daugiau nieko nedarydami:
1. „BLOKERIS KITAI“
Taip, tai yra didžiosiomis raidėmis. Net pakeičiau gautų laiškų spalvą, kad ji būtų raudona. Kiekvieną rytą einu per savo pašto dėžutę įsitikinti, kad nustatiau kritines žinutes, į kurias reikia atsakyti. (Aka: Be mano atsakymo žmonės negali judėti į priekį. Iš viso.) Identifikuodamas konkrečius asmenis užtikrinu, kad neteikiu prioriteto greitam atsakymui, o ne svarbiam.
Kiekvienos dienos pabaigoje įsitikinu, kad visi likę el. Laiškai su šia žyma bus tvarkomi pirmiausia. Ir, išskyrus retą išimtį, aš nepasirašau nakties, kol tai nebus padaryta. Tai reiškia ne tik tai, kad niekam neatsisakau, bet ir galiu pabaigti kiekvieną dieną žinodamas, kad yra pasirūpinta pačiomis skubiausiomis problemomis.
2. „Asmens, su kuriuo reguliariai susitinki, vardas“
Kiekvieną savaitę turiu susitikimą su kiekvienu iš savo tiesioginių pranešimų ir, nors ir laikomės vykstančios darbotvarkės „Google“ dokumente, kuriame aptariami dalykai, pastebėjau, kad kartais įtrūkimai patenka į greitus klausimus ar FYI.
Man tai pakeitė tai, kad kiekvienam asmeniui buvo sukurta viena etiketė su jų vardais, pavyzdžiui, „For Lindsay“ ir „Yusuf“. Kadangi el. Laiškai patenka į mano pašto dėžutę, manau, kad jie būtų tinkami, arba kad noriu atnaujinimo įjungiau žymą su jų pavadinimu. Tuomet per savo savaitinius susitikimus galiu greitai atlikti paiešką ir išsiaiškinti, ar prieš kalbėdamas su jais kalbėjau apie viską. Kai ši misija bus atlikta, aš pašalinsiu žymą.
Nors aš tai naudoju savo tiesioginėms ataskaitoms, jūs galite naudoti tai visiems , su kuriais reguliariai susitiksite, pradedant savo vadybininku, rinkodaros komanda ir baigiant projekto vadovu.
3. „Greitas atsakymas“
Aš jau esu apie tai rašęs anksčiau, tačiau man buvo be galo naudinga turėti sąrašą el. Laiškų, į kuriuos galiu atsakyti per penkias ar mažiau minučių. Kai laukiu eilės prie kavos, važiuodamas metro keliomis stotelėmis arba anksti susitikdamas, dabar turiu pirmą stotelę (taip, prieš „Twitter“ ar „Instagram“), kad įsitikinčiau, jog tvarkysiu visus prašymus.
Geriausia šios etiketės dalis? Jūs labai greitai jaučiatės puikiai atliktas.
Štai viskas, trys paprastos etiketės, kurias galite lengvai nustatyti vieną popietę. Ar turite kitų gautų žinučių gudrybių, kurios padeda valdyti? Pasidalink jais su manimi „Twitter“ @acav!
