Pakelkite ranką, jei darbe atsidūrėte vienoje iš šių situacijų:
- Susitikimas, kuris pasibaigia ir verčia jus atvykti vėlai į kitą susitikimą, nesugebėti laiku įvykdyti projekto arba praleisti įvykį po darbo.
- Susitikimas, kuris taip netvarkingas, jūs išeinate iš jo galvodamas, kas ką nutiko?
- Susitikimas, kuris baigiasi visišku laiko švaistymu.
Ar matau visų rankas ore? Taip manė. Kiekvieną iš šių problemų galima išspręsti vienu paprastu dalyku: posėdžio darbotvarke .
Ko jūs klausiate apie šią magišką koncepciją? Dokumentas, apimantis šiuos elementus:
- Ką reikia pasiruošti iš anksto ar atsinešti į susitikimą
- Kas lanko
- Kodėl jūs susitikote ir kokius tikslus norite įgyvendinti
- Ką jūs kalbėsite, kas ką kalbės ir kiek laiko kiekviena tema užtruks diskusijai
- Bet kokius kitus veiksmus, kuriuos norite atlikti po susitikimo
Jūs tikriausiai jau naudojote kažką panašaus anksčiau, bet ne tokiu oficialiu būdu. Pvz., Galbūt užpildėte kalendoriaus kvietimo pastabų skyrių, kad žmonės žinotų, į kokius dokumentus jie turėtų remtis. Arba jūs išsiuntėte el. Laišką, kuriame trumpai nurodoma to antradienio susitikimo, į kurį pakvietėte visą įmonę, esmė.
Tačiau išsamesnis ir konkretesnis išdėstymas, kaip tiksliai turėtų vykti ir vyks jūsų susitikimas, gali būti nepaprastai naudingas. Viena vertus, tai labai svarbi dokumentacija - surašydami tai, apie ką kalbėjote, ir priimtus sprendimus, turite tai, į ką galite kreiptis, jei kas nors (įskaitant ir jūsų viršininką) suabejoja jūsų būsimais sprendimais.
Ir, kita vertus, tai padeda net ir labiausiai audringoms žmonių grupėms išlikti organizuotoms ir susikaupusioms, tuo pat metu priversti juos atsiskaityti. Žmonės gali ateiti į paruoštą pokalbį, tai reiškia, kad galite efektyviai išnaudoti ribotą laiką kartu, galite jaustis įsitikinę, kad susitikimas buvo produktyvus, ir galėsite lengviau nustatyti kitus veiksmus, kurių reikia imtis.
Ir jums pasisekė, kad sukūrėme darbotvarkės šabloną, kurį galite užpildyti dabar, ir tai padės sutaupyti laiko jūsų pačių rašymui. Tiesiog atidarykite dokumentą, pasidarykite jo kopiją ir paprašykite, kad komandos vadovas jį užpildytų.