El. Laiškų pasaulyje net ir mažiausias pakeitimas gali paversti jūsų gerą žinią fantastiška. Raštu pataisydami tik tamprę, svarbų ryšį galite paspausti šiukšliadėžės piktogramą arba iš tikrųjų spustelėti „Atsakyti“.
Būdamas kažkas, kuris vadovauja visiškai virtualiai organizacijai, kurioje dirba daugiau nei 120 darbuotojų, aš mačiau ne tik nemažą dalį nuostabių el. Laiškų, bet ir visiškai ne tokių, ir pastebėjau, kad daug kartų žinutės profesionalumas (arba jos trūkumas) ) būtent tai priverčia mane apsispręsti, ar padėti siuntėjui.
Taigi, kokie yra šie mažyčiai pakeitimai, kurie gali padaryti jūsų el. Pašto adresus profesionalesnius (ir dėl to daug didesnė tikimybė, kad gausite tai, ko norite)? Čia yra devyni pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia atsiminti.
1. Turėkite tikslinę temą
Nesvarbu, kam siunčiate el. Laišką, niekada nepalikite temos eilutės tuščios ar neaiškios (aš žvelgiu į jus, „Klausimas“ arba „Svarbi žinutė“). Triukas turi būti kuo konkretesnis, tačiau taip pat išlaikyti savo eilutę maždaug nuo keturių iki devynių žodžių. Mažiau yra daugiau, bet labai svarbu ką nors pradėti - tai paskatins skaitytoją spustelėti jūsų el. Laišką ir padės jums abiem vėliau jį rasti gautuosiuose.
Dalykas taip pat gali būti puiki vieta paaiškinti, kokie yra tolesni veiksmai. Pabandykite pridėti (Reikia iki antradienio), jei yra terminas, (Neatidėliotina), jei neatliekamas laikas, arba (Nereaguoti nereikia), jei tai FYI el. Laiškas, į kurį jums nereikia atsakyti.
2. Parašykite savo el. Pašto adresą atgal
Turbūt žinote, kad kiekviename el. Laiške turėtų būti raginimas veikti. Nesvarbu, ar tai tam tikru laiku jums atsiųs el. Laišką, ar suorganizuos susitikimą, norėsite, kad jūsų skaitytojas galėtų lengvai žinoti, ką jis ar ji turi daryti toliau.
Tačiau daugelis žmonių tai įklijuoja paskutiniame pranešimo sakinyje. Vietoj to, kad jūsų el. Laiškai būtų lengviau suplanuoti, pirmame sakinyje įrašykite savo konkrečią užklausą ir pridėkite bet kokią informaciją, kurios jums reikia atsarginėms kopijoms kurti, sekančiose pastraipose.
3. Duokite kontekstą
Pateikdami kvietimą veikti būtinai įtraukite kažkokį sakinį, nustatantį el. Laiško kontekstą („Tai ataskaita, kurią aptarėme praėjusiame susitikime“ arba „Tai aš sekiau mūsų praėjusio pirmadienio renginį“).
4. Pasinaudokite tarpais
Tai tikrai atrodo nesąžininga, tačiau iš tikrųjų nėra neįprasta gauti el. Laiškus be pertraukų tarp skirtingų pastraipų ar naujų minčių. Nieko nėra nepalankesnio, nei gauti el. Laišką, kuris atrodo kaip teksto siena, kur rašytojas net nesivargino suskaidyti sakinių į mažas, lengviau valdomas pastraipas. Padarykite tai lengvai skaitytojui: nurodykite el. Laiško pradžią, (trumpą) vidurį ir pabaigą.
5. Laikykis vieno šrifto
Neoninių komiksų „Sans“ naudojimas el. Laiške nepadarys jūsų įsimintino, tiesiog pavers jus keistu. Kitaip tariant, visada išlaikykite numatytąjį el. Pašto šriftą ir spalvą. Taip pat el. Laiške nenaudokite kelių šriftų. Dažnai tai nutinka atsitiktinai, kai žmonės kopijuoja ir įklijuoja informaciją iš kitų svetainių, nes el. Pašto klientai, tokie kaip „Gmail“, nenuima iš formatų. Norėdami to išvengti, spauskite „shift + komandą + v“, o ne tik „komandą + v“, todėl tekstas atitiks el. Laiško formatą.
6. Paryškintas arba pabrauktas - bet tik tada, kai to tikrai reikia
Jei jūsų el. Laiške yra daugiau nei vienas labai svarbus punktas ar klausimas, paryškinkite arba pabraukkite, kad šios pranešimo dalys išsiskirtų. Tiesiog saugokitės šrifto formavimo už borto - juk nenorite, kad el. Laiškas būtų visiškai kursyvuotas, paryškintas ir pabrauktas.
7. Patikrinkite viską
Visi žino, ar el. Laiškuose nėra rašybos ir gramatikos klaidų, tačiau ar jūs patikrinote, ar datos, įvykių pavadinimai, terminai ir vardai parašyti teisingai? Mano atveju, aš visada jaučiuosi šiek tiek susierzinęs, kai žmonės prideda tą papildomą „l“ į „Lily“, kad ji taptų „Lilly“.
8. Laikykite savo parašą paprastu
Malonu turėti parašą, kuris nėra vien tik jūsų vardas, tačiau tai neturėtų užimti pusės el. Laiško. Palikite ilgas citatas, pastraipas su savo gyvenimo istorija, atnaujinkite fragmentus, gausite idėją. Pakanka jūsų vardo, dabartinės buvimo vietos ir vieno ar dviejų būdų su jumis susisiekti (pvz., El. Pašto adresą ir „Twitter“ tvarkyti su hipersaitomis).
Kita pašalinė pastaba: aš mačiau stebėtiną skaičių profesionalų, pateikiančių religinių citatų ant savo elektroninio parašo galo, ir tai tikrai yra apie ką gerai apgalvoti. Atminkite, jūs tikriausiai nežinote daugumos žmonių, kuriems siunčiate el. Laišką, įsitikinimų sistemos ir nenorite, kad kas nors būtų atidėtas dėl kažko, kas jums visiškai priklauso.
9. Jei reikia, naudokite BCC
Užuot laikę ką nors, kas jau nebėra pokalbio dalis, perkelkite tą asmenį į BCC (ir būtinai praneškite jam (jai), kai tai padarysite!). El. Laiško pradžioje pakaktų paprasto „Persikėlimas į BCC“, kad įsitikintumėte, jog visi yra tame pačiame puslapyje.
Siunčiant puikius el. Laiškus, reikia įsisavinti mažus niuansus, kurių jūsų skaitytojas gali nepastebėti, bet nesąmoningai įvertins. Apsiginklavę šiuo sąrašu, esate vienu žingsniu arčiau savo pašto dėžutės šeimininko.
