Kitą dieną elektroniniu paštu nusiunčiau kolegai kelis klausimus ir gavau atsakymą: „Aš daugiau telefono žmogus - ar galite man paskambinti?“
Turiu pasakyti, buvau šiek tiek sukrėstas.
Ne dažnai būna, kad sutinki ką nors, kas mieliau renkasi telefoną verslui. Atsižvelgiant į pasirinkimą, aš manau, kad dauguma įprastos darbovietės darbuotojų bet kurią dieną pasirinks el. Laišką telefono skambučio metu. Ir tai yra prasminga: el. Paštas yra greitas, efektyvus ir neturi nepatogių tylų ar atitraukia foninio triukšmo tikimybės.
Nepaisant didžiulio pirmenybės el. Paštui, yra keletas situacijų, kurios tiesiog veikia geriau, kai jūs pasiimate telefoną.
1. Skubi
Apie 60% žmonių laukia dvi dienas, kol atsakys į su darbu susijusį el. Laišką. Taigi, jei siųsite el. Laišką, į kurį reikia atsakyti ASAP - net su temos eilute, kurioje yra „Skubi!“ - didelė tikimybė, kad ateinančias 48 valandas liksite atnaujinę gautuosius ir perbraukę pirštais atsakymas.
Kita vertus, paskambinimas telefonu dėl kritinio dalyko gali padėti perteikti skubos jausmą, įsitikinti, kad kitas asmuo tiksliai žino, ką jis turi daryti, ir atsakyti į visus klausimus, nesinaudodamas nesibaigiančia el. Pašto grandine. . Iki to laiko, kai pakabinsite, galėsite būti tikri, kad visi yra tame pačiame puslapyje ir suprantate, kas turi nutikti norint išspręsti problemą.
2. Jūs negaunate atsakymo
Galbūt jums elektroniniu paštu atsiųsta užklausa, kuri nėra visiškai skubi, tačiau tam tikru momentu jums reikia atsakymo - ir po kelių dienų tylos jūs susijaudinote.
Yra tik tiek kartų, kai galite paraginti prašymą kartu su kitu el. Laišku, kuriame sakoma: „Ei, aš tik norėjau imtis tolesnių veiksmų - ar turėjo galimybę pažvelgti į tai?“
Jei negaunate atsakymo po pirminio el. Laiško ir vieno tolesnio pranešimo, numatytasis telefono skambučio pasirinkimas. Turėsite daug didesnę galimybę gauti greitą atsakymą arba bent jau pateikti jį savo bendradarbio radarui kaip problemą, kuriai reikia jo ar jos dėmesio.
3. Reikia daugiau nei kelių sakinių
Kažkuriuo metu jūs tikriausiai gavote romaną su el. Laišku, kurio jums prireikė per 20 minučių, kad galėtumėte perskaityti, ir vis tiek palikote jums klausimų, kai pasirašysite. Nepaleisk kitų kankinimų.
Jei viskas, ką jums reikia perduoti, užtrunka daugiau nei keletą pastraipų - tarkime, jūs paaiškinate užduoties niuansus ar paaiškinate skyriaus procesą kažkam iš kitos komandos - dažnai yra veiksmingiau pasiimti telefoną. Tai leis kitam asmeniui užduoti klausimus ir, kalbant apie jos balsą, iki to laiko, kai jūs susikausite, galėsite būti tikri, kad ji supranta visiškai.
4. Norite grįžtamojo ryšio
Galbūt jūs turite puikią idėją, skirtą straipsniui ar pardavimo žingsniui, ir norite sužinoti, ką jūsų kolega galvoja prieš pradėdami dirbti.
Gavę el. Laišką galite sulaukti tokio atsakymo: „Gerai. Tai skamba gerai. “Nors šis atsakymas yra teigiamas, jis nekelia jokių rūpesčių ir nesukelia papildomų pasiūlymų. Trumpai tariant, tai nėra labai naudingi atsiliepimai.
Tačiau telefono skambutis, kuris iš prigimties reikalauja ne tik greito, neįpareigojančio atsakymo, leis išgirsti bendradarbio balso toną, įsigilinti į jūsų idėjos niuansus, išspręsti visus jūsų kolegos klausimus ir Apskritai, sulaukite daugiau apgalvotų, nuoširdžių atsiliepimų.
5. Norite užmegzti ryšį
El. Paštas yra puikus greitam ir efektyviam bendravimui. Bet kartais jums reikia asmeniškesnio prisilietimo, pavyzdžiui, kai susisiekiate su nauju nuotoliniu kolega ar įmonės klientu.
Žinoma, galite parašyti visiškai gražų įvadinį el. Laišką. Bet telefono skambutis gali padėti jums perduoti šilumą ir nuoširdumą, kurio negali siųsti el. Paštas ir kuris negali padėti užmegzti faktinių santykių su antrosios pusės asmeniu, o ne tapti dar vienu el. Pašto kontaktu jo adresų knygoje. .
6. Jūs nenorite pokalbio įrašo
Geriau ar blogiau, amžinai išsaugomi el. Pašto adresai, paruošti citavimui ar persiuntimui tam tikru momentu.
Taigi, jei jums reikia aptarti konfidencialią ar neskelbtiną informaciją, kuri dar nėra visiškai priklausanti raštui (pvz., Gandai apie įmonių susijungimą ar bendradarbį, kurį pasamdo konkuruojanti įmonė), geriausia yra paskambinti telefonu.
Tai galioja ir atsitiktiniams pokalbiams, kuriuos verčiau laikyti privačiais, pavyzdžiui, kai jums reikia bendradarbio pagalbos, kad patenkintumėte paskutinės minutės prašymą ir norite paaiškinti situacijos aplinkybes, pvz., „Aš nekenčiu jūsų paklausti už malonumą 16:45 val., bet mano vadybininkas numetė kamuolį dėl Smitho pasiūlymo ir mes šį vakarą turime suburti “.
Tai gali būti tiesa ir neabejotinai padeda paaiškinti užklausos kontekstą, tačiau tai nėra kažkas, kas turėtų grįžti į jūsų vadybininką perduodant el. Pašto adresą. Telefone jūs galite būti nuoširdūs, nepakeisdami savo žodžių į netinkamą vietą (gerai, jei tik uždarysite biuro duris).
Aaronas Kwittkenas, „Kwittken“ generalinis direktorius ir vadovaujantis partneris, gali tai apibendrinti taip: „Viskas, ką turite pagalvoti du kartus, viskas, kas, jūsų manymu, gali būti jautri, viskas, kas, jūsų manymu, reikalauja jūsų santykių įgūdžių … būtinai turėtumėte pasiimti telefoną“.
