Kaip kažkas, kas vadovauja didelei organizacijai, turinčiai dešimtys virtualių darbuotojų, aš pamačiau nemažą savo el. Pašto adresų dalį. Ir, kaip ir visi kiti dalykai gyvenime, kai kurie pranešimai yra geresni už kitus.
El. Pašto korespondencijos pasaulyje „ugh“ yra tikriausiai paskutinis dalykas, kurį nori pasakyti tavo viršininkas skaitydamas tavo žinutę. Taigi, kokio tipo pranešimų turėtumėte vengti siųsti, ir kaip galite juos patobulinti? Žemiau yra trys pagrindiniai pavyzdžiai.
1. Nereikalingi tolesni el. Laiškai
Tolesni el. Laiškai būna visų formų ir formų, tad kas juos daro nereikalingą? Jei visa jūsų žinutė prašo jūsų viršininko atsiųsti jums el. Laišką, tai tampa labiau nepatogumu, o ne svarbiu susirašinėjimu.
Daugelis žmonių siunčia šiuos el. Laiškus iš paranojos, kad jie padarė ką nors netinkamo ar ką nors praleido, tačiau iš viršininko perspektyvos galiu pasakyti, kad yra sudėtinga gauti kelis tolesnius el. Laiškus, kai kas nors man nesuteikia galimybės kvėpuoti.
Vienas pavyzdys: Seniai turėjau darbuotoją, kuris panikuotų, jei per valandą neatsakyčiau į jos elektroninius laiškus, manydamas, kad tai reiškia, kad ji padarė ką nors blogo (kai iš tikrųjų aš tiesiog nesu gavęs į jos el. pašto adresą). Aš galiu galvoti apie vieną konkretų atvejį, kai grįžau namo iš ilgos dienos, kad surasiu šešis (taip, šešis !) Laiškus iš jos, klausdamas, ar gavau jos pranešimą.
Yikes.
Ką siųsti vietoj
Nors dauguma žmonių nebūtų tokie paranojiški, kad per dieną siųstų šešis papildomus el. Laiškus, net ir vienas netinkamas laikas, kai el. Laiškai yra netinkami, gali jūsų bosą erzinti.
Jei šiandien nereikia tvarkyti jūsų el. Pašto turinio (tokiu atveju turėtumėte pasikalbėti su savo viršininku asmeniškai, o ne siųsti el. Laišką), siūlau palaukti bent 24 valandas, tada atsiųskite tai, ką norėčiau pavadinti „faux follow“ -up “žinutė.
Tai reiškia, kad turite išsiųsti savo tolesnius veiksmus („Tik patikrinkite, ar įsitikinote, ar gavote ketvirčio ataskaitas, kurias jums atsiųsčiau prieš dvi dienas“), tačiau taip pat įtrauksite ir šiek tiek kitos informacijos, nesvarbu, ar tai klausimas apie būsimą pristatymą, ar atnaujinti dabartinį projektą („O, mes ką tik gavome naujausius numerius X sąskaitoje. Pardavimai išaugo 30%!“). Tai leidžia jums nesąžiningai prašyti savo viršininko atnaujinimo, tuo pačiu suteikdami jam informacijos, kuri pridės tam tikros naudos, todėl bus mažiau jausmo, kaip jūs tiesiog jį klaidinate.
2. El. Laiškai su naujomis idėjomis
Be galo mėgstu entuziastingus komandos narius, tačiau tai, kas šiek tiek pritrenkia, yra tai, kai darbuotojai man siunčia visas savo naujas idėjas - atskirais el. Laiškais. Kartą gavau 10 skirtingų el. Laiškų per 24 valandas, nes kažkas iš rinkodaros komandos narių įkvėpė ir vis siuntė man naujų idėjų.
Nors išbandyti tiek daug naujų dalykų buvo nepaprasta, tai taip pat nepaprastai painu buvo bandyti viską suskaidyti į katalogą ir sekti kiekvieną atsirandantį el. Laišką ir idėją. Net kai tik viename el. Laiške pateikiamos naujos idėjos ar koncepcijos, tai taip paprasta. prarasti jį juodojoje skylėje, kuri yra mano pašto dėžutė.
Ką siųsti vietoj
Pirmiausia rekomenduočiau palaukti tinkamesnio laiko idėjoms iškelti. Jei tai rinkodaros komandos darbuotojas, aš viso to laukčiau, kol įvyks „Google Hangout“ susitikimas, kurį numatėme kitą savaitę.
Jei nesate tikri, ar tinkamas laikas, ar el. Laiškai yra vienintelė galimybė dėl tam tikrų priežasčių, rekomenduoju siųsti el. Laišką savo viršininkui, kad pasakytų, jog turite kokių nors naujų idėjų ir norėtumėte sužinoti, koks yra geriausias būdas dalytis jie būtų. Jei mano darbuotoja manęs to paprašytų, būčiau liepusi jai atsiųsti man vieną laišką su „Word“ dokumentu, kuriame būtų užpildyta viskas, ko ji norėjo. Tai būtų buvę daug paprasčiau ir lengviau išsaugoti vėlesniam laikui. Jūsų viršininkas gali pasiūlyti greitą skambutį, kad galėtumėte pasikalbėti per juos, arba paprašyti sukaupti idėjas ir nusiųsti jas el. Paštu tam tikrą savaitės dieną.
3. El. Laiškai, kai jūsų bosas yra apmokestinamas be jokios priežasties
Bet kuris profesionalas susierzintų, kad yra įskaitytas el. Pašto gijose, kurių dalis iš tikrųjų nėra: Tai tik prideda prie vis gausėjančių el. Laiškų ir jūs eikvojate laiką skaitydami tai, ko jums greičiausiai nereikia.
Žvelgiant iš darbuotojo pusės, aš tai suprantu: norite įsitikinti, ar jūsų viršininkas žino, kad darote savo darbą, ir kad jūs stengiatės palaikyti atvirą komunikacijos liniją. Bet dažniausiai visa tai iš tikrųjų užkemša tavo viršininko gautuosius.
Ką siųsti vietoj
Išskyrus tuos atvejus, kai jūsų viršininkui būtinai reikia atsidurti akiratyje, pašalinkite jį iš CC linijos ir, kai bendravimas baigsis, atsiųskite labai trumpą pokalbio metu sukauptos svarbios informacijos santrauką („FYI, įmonė Y bus rodomas toje istorijoje per Z datą “). Tai leidžia jūsų vadybininkui būti informuotam apie tai, kas vyksta, nelaikydamas jo ar jos nuolat aiškindamas. Vienas el. Laiškas neabejotinai įveikia 42!
Apskritai, žaidimo, kuriame el. Laiškas siunčiamas el. Paštu, pavadinimas yra supaprastinti jūsų pranešimus ir būti selektyvesniems to, ką siunčiate. Tai gali atrodyti prieštaringi, tačiau jei iš darbuotojo gaunu mažiau el. Laiškų, tačiau visi jie yra prasmingi, turbūt manau, kad tas asmuo daro geresnį darbą nei tas, kurį visą laiką girdžiu.
