Bendra pašto dėžutė leidžia savo klientams, tiekėjams ir kitiems siųsti el. Laišką į pagrindinį adresą, kuriame visi komandos nariai gali matyti ir atsakyti į tuos pranešimus.
Kas yra "Office" bendrai naudojama pašto dėžutė?
Vienas iš efektyviausių būdų, kaip bendrai naudoti el. Pašto pranešimus su žmonių grupe, yra nustatyti bendrąją "Office 365" pašto dėžutę. Naudodamiesi bendrai naudojama pašto dėžute, kiekvienas asmeniui, priskirtai pašto dėžutei, turi pilną prieigą prie pranešimų. Jie gali skaityti gaunamus el. Laiškus, atsakyti į pranešimus, siųsti pranešimus ir sužinoti, kaip kiti atsakė į gaunamus laiškus.
Kai komandos narys atsako į el. Pašto pranešimą iš bendros pašto dėžutės, el. Laiškas siunčiamas iš bendrai naudojamos pašto dėžutės adreso, o ne iš asmens el. Pašto adreso. El. Pašto gavėjas mato tik bendrinamos pašto dėžutės adresą. Tai užtikrins, kad jūsų darbuotojų individualus el. Pašto adresas būtų konfidencialus, ir tai suteiks jūsų verslui profesinę išvaizdą.
Jūsų organizacija gali sukurti tiek bendrų pašto dėžučių, kiek jums reikia. Bendrinamose pašto dėžutėse nėra naudotojų vardų ar slaptažodžių. Bendrai naudojamai pašto dėžutei nereikia "Office 365" licencijos, tačiau kiekvienas vartotojas, kuriam priskirta pašto dėžutė, turi turėti "Office 365" prenumeratą.
Kodėl naudokite "Office" bendrąją pašto dėžutę?
Klientų aptarnavimo, žmogiškųjų išteklių arba rinkodaros tarnybos, norintys gauti gaunamus el. Laiškus, turi atsakyti kitas turimas komandos narys, yra geri pavyzdžiai, kaip veiksmingai naudotis bendrai naudojama pašto dėžute. Kiekvienas asmuo, priskirtas bendrai naudojamai pašto dėžutei, gali matyti ir atsakyti į kiekvieną šios pašto dėžutės pranešimą.
Darbas su "Office 365" bendrai naudojama pašto dėžute yra ne tik el. Paštas. Tai padeda padėti jūsų organizacijos žmonėms efektyviau dirbti. Kartu su bendrai naudojama pašto dėžute jūsų komandos turi prieigą prie bendrai naudojamų kontaktų sąrašo ir bendrai naudojamo kalendoriaus. Bendrame kontaktų sąraše visi grupės nariai turi prieigą prie svarbių el. Pašto adresų. Bendruosiuose kalendoriuose grupės nariai gali įvesti savo susitikimus centrinėje vietoje, kurią matys visi grupės nariai.
Nustatykite bendrąją pašto dėžutę
"Office 365" bendrinamas pašto dėžutes gali nustatyti tik "Office" prenumeratos administratorius.
Norėdami nustatyti bendrąjį pašto dėžutę, vadovaukitės šiomis instrukcijomis:
- Prisijunkite prie "Office 365" administratoriaus centro, naudodami savo administratoriaus paskyrą.
- Pasirinkite Grupės> Bendrosios pašto dėžutės.
- Pasirinkite Pridėti pašto dėžutę.
- Puslapyje "Pridėti pašto dėžutę" įveskite bendros pašto dėžutės pavadinimą lauke "Vardas". Pašto dėžutės slapyvardis automatiškai sukurtas lauke El. Paštas, tačiau jį galite pakeisti į kitą. Nustačius bendrąją pašto dėžutę, pasirinkite Papildyti sukurti pašto dėžutę.
- Skiltyje "Kiti veiksmai" pasirinkite Pridėti narių į šią pašto dėžutę.
- Puslapyje "Bendrosios pašto dėžutės dalyviai" pasirinkite Pridėti narių.
- Pažymėkite žymės langelį šalia tų žmonių, kurie galės naudotis bendrai naudojama pašto dėžute. Jei sąraše nematote asmens vardo, įveskite jo vardą paieškos laukelyje. Kai baigsite, pasirinkite Sutaupyti.
Išsaugoti atsiųstą el. Laišką į bendrąją pašto dėžutę
Kai kas nors iš bendrinamos pašto dėžutės siunčia el. Laišką, jo kopija išsaugoma kataloge "Išsiųstieji", o ne bendrai naudojamai pašto dėžutei. Jei norite, kad šie el. Laiškai būtų išsaugoti bendrai naudojamoje pašto dėžutėje, redaguokite bendrintus pašto dėžutės nustatymus.
Štai kaip išsaugoti išsiųstus el. Pašto pranešimus į bendrinamą pašto dėžutę:
- Pasirinkite Grupės> Bendrosios pašto dėžutės.
- Pasirinkite bendrąją pašto dėžutę.
- Pasirinkite Redaguoti šalia išsiųstų elementų nustatymo.
- Puslapyje Išsiųstieji, perkelkite slankiklį į padėtį Įjungta, jei norite kopijuoti elementus, išsiųstus kaip ši pašto dėžė, ir Kopijuoti elementus, išsiųstus šios pašto dėžutės vardu. Kai baigsite, pasirinkite Sutaupyti.
Naudokite bendrąją pašto dėžutę Outlook 2016, Outlook 2013 ir Outlook 2010
Kai jūsų organizacijos administratorius nustatys bendrąją pašto dėžutę, jūsų vartotojams nereikės nieko daryti, kad būtų rodoma bendroji pašto dėžutė "Outlook" darbalaukio versijoje. Bendra pašto dėžutė automatiškai pasirodys aplanke.
Siųsti el. Laišką iš bendrinamojo pašto dėžutės:
- Atidarykite "Outlook".
- Pasirinkite Naujas elektroninis paštas sukurti naują žinutę.
- Pasirinkite Nuo ir pasirinkite bendrąją pašto dėžutę.
- Įveskite savo pranešimą ir pasirinkite Siųsti.
Prisijunkite prie "Shared Mailbox" "Outlook" žiniatinklyje
Jei norite dirbti su bendrai naudojama pašto dėžute žiniatinklio naršyklėje, ją turėsite pridėti neautomatiškai.
Norėdami pridėti bendrąją pašto dėžutę prie internetinės "Outlook" versijos:
- Prisijunkite prie savo "Office 365" paskyros ir pasirinkite Outlook app
- Navigacijos srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite savo pašto dėžutės pavadinimą ir pasirinkite Pridėti bendrintą aplanką.
- Viduje konors Pridėti bendrintą aplanką dialogo lange įveskite bendrinamos pašto dėžutės el. pašto adresą ir pasirinkite Papildyti.
Pasidalijamos pašto dėžutės ir "Outlook Mobile App"
Bendrosios pašto dėžutės nėra rodomos "Outlook" mobiliojoje programoje. Tai reiškia, kad jei norite pasiekti bendrintą pašto dėžutę iš savo išmaniojo telefono, turėsite atidaryti naršyklę ir naudoti "Outlook" žiniatinklyje.
Jūs pastebėsite nedidelį skirtumą, kaip dirbate su savo individualia el. Pašto paskyra "Outlook" ir bendrai naudojama pašto dėžute. Naudodamiesi bendrai naudojama pašto dėžute, jūs ir jūsų komandos nariai dirbs kartu, kad atsakytų į jūsų klientų, tiekėjų, tiekėjų ir kitų klientų el. Laiškus.
