Kaip ir dauguma jūsų, aš neprisimenu profesinio gyvenimo (juo labiau asmeninio), kuriame neatsakinėjau el. Paštu. Daugeliu atvejų tai efektyvus ir paprastas bendravimo būdas, o tinkamai naudojant jis taupo laiką, atsako į klausimus ir užmezga ryšius. Pakanka pasakyti, netikiu, kad galėčiau gyventi be jo.
Deja, lengvai el. Paštu ir greitai, į kurį daugelis iš mūsų esame įpratę siųsti, persiųsti ar atsakyti, prireiks kelių kliūčių. Aš mažai toleruoju neatsargias klaidas, pvz., Neteisingai parašytus žodžius (dauguma programų įspėja jus apie šiuos rašybos tipus, turinčius griežtai raudoną liniją), sakydamos, kad ketinate ką nors sutikti ir pamiršite, kad iš tikrųjų jį ar ją vadinate. Tai mėgėjų teritorija. (Nors mama yra atleista už tai, kad retkarčiais siunčia man žinutes su didžiosiomis raidėmis.)
Tačiau rimtai, nes forumas dažnai yra svarbiausias būdas bendrauti su klientu, viršininku ar tinkliniu asmeniu, būtina, kad jūs tai tinkamai suprastumėte. Ir ne tik ten esantiems lipdukams, bet ir sau - jūs nenorėtumėte, kad gavėjas praleistų pranešimo tašką, nes jis arba ji sutelkia dėmesį į (išvengiamą) klaidą. Šiandien rašybos klaida praranda jums šiek tiek pagarbos bendradarbiui, rytoj tai gali labai prarasti galimybę įsidarbinti su žmogumi, kurį sutinkate konferencijoje.
Priešais tris neįtikėtinai pagrindines klaidas, kurias galite padaryti nesuvokdami, kaip labai neprofesionaliai jos priverčia jus žiūrėti į skaitytoją.
1. Pamiršote prisirišti
Karjeros treneris Rajivas Nathanas yra labai dėkingas už raginimus „Outlook“ ir „Gmail“, leidžiančius jums žinoti, kad ruošiatės išsiųsti pranešimą be priedo, kai aiškiai nurodote, kad iš tikrųjų ką nors pridedate. Kodėl? Nes prieš jiems egzistuojant, jis reguliariai padarė didelę klaidą neprisirišdamas - ne vieną kartą, ne du kartus, o tris kartus!
Nathanas prisipažįsta, kad ankstyvą savo karjerą turėjo baisų įprotį skubėti per darbus. Dėl šios priežasties jis dažnai siųsdavo el. Laiškus, sakydamas: „Prašome peržiūrėti pridedamą failą“, faktiškai nepririšdamas. Natanas prisimena, kad atsiuntė būtinus tolesnius veiksmus: „Atsiprašau už tai! Štai tu! “Deja, ne visada tuo viskas baigdavosi. „Galiausiai, prie trečiojo paskesnio (ir viso ketvirtojo el. Laiško), prisegiau tą prakeiktą daiktą“, - prisimena Nathanas.
„Tikrai nelabai gerai“, - pripažįsta Natanas. Tiesą sakant, tai buvo tokia įprasta problema, kad per vieną savo spektaklio apžvalgų jis buvo pažymėtas vėliava, kad reikia toje srityje tobulėti. Nuo tada Natanas į ekrano viršutinę dalį įklijavo popieriaus juostelę, kurioje buvo parašyta: „Ar pridėjai failą?“
Būkite ypač atidūs paminėdami „pridedamas“, kad prieš siunčiant el. Laišką pasirodytų patogios raginimai („Sakėte, kad pridedate? Vis tiek siųsti?“). Visiems leidžiama paslysti čia ar ten, tačiau įpraskite elgtis neatsargiai ir jūs pradėsite įgyti reputaciją dėl to, kad negalite atlikti šios pagrindinės užduoties.
2. Tu eini ir toliau
Vienas iš artimiausių mano draugų yra advokatas, kuris atsiskaito pagal valandą. Taigi ji yra įpratusi rašyti saikingai ir nesibaiminti. Galėčiau iš jos pasimokyti.
Jenny Foss, „Muse“ karjeros trenerė, pabrėžia, kad svarbu pasakyti tai, ką reikia pasakyti, ir ne daugiau. Ji paaiškina: „Negalėjimas pasakyti to, ką reikia pasakyti - lakoniškai ir atsižvelgiant į gavėjo laiką - gali lengvai erzinti žmogų, kuris galbūt norėjo tave išgirsti ar net džiaugiasi, kad tave išgirdo“.
Tai ypač pasakytina apie „el. Laišką, kuriame ieškote palankumo, įvesties ar palaikymo ar net tiesiog norite paliesti bazę ar užduoti klausimą“. Nepaisant to, kokie naudingi gali būti šaudymo pranešimai pirmyn ir atgal, jis yra gautas. kai kuriems žmonėms tai yra tikras nutempimas, o „Foss“ įspėja jus „nepamiršti, kad asmuo, gaunantis gavėjo galą, gali rasti el. laišką (apskritai) apie savo egzistavimą. Šis asmuo gali būti iki pat vidurnakčio, tik bandydamas atsiriboti nuo daugybės el. Laiškų. “Štai kodėl ji sako, kad turite pateikti savo idėjas tvarkingai arba rizikuoti atrodyti„ neprofesionaliai ar tiesiog neapsakomai “. Natano nesėkmė, dėl kurios buvo išsiųstos kelios iš eilės be priedų esančios pastabos: „Ne, dėl dangaus vardo, siųskite tris el. Laiškus atgal. Surinkite savo mintis ir nusiųskite vieną “, - reziumuoja Fossas.
Priimti praktiką gali tiesiog atsisakyti pasakyti tik tai, ko jums reikia, tačiau ilgainiui verta pasistengti. Prieš siųsdami perskaitykite tai, ką rašote, ir iškirpkite nereikalingus dalykus, tokius kaip žodžiai, eilutės ar net visos pastraipos, kurios tik pakartoja ar pakartoja tai, ką jau sakėte. Gali kilti pagunda per daug paaiškinti, bet dažniausiai jūsų bandymai tiesiog atrodys pasikartojantys. Mokymasis rašyti tikslingai ir kryptingai jausis gerai pasitarnaus jūsų profesionaliuose elektroninio pašto korespondencijose. Jūsų skaitytojas dėkos jums už trumpumą ir bus daug didesnė tikimybė, kad atsakys natūra - užuot palikęs per ilgą pranešimą neskaitytą konkurencinguose gautuosiuose.
3. Neteisingai parašėte asmens vardą
Ne, tik ne. Visiškai nėra jokio pasiteisinimo, kad kam nors parašyti ir neteisingai parašyti savo vardą. Visi turime savo naminių gyvūnėlių, ir tai yra mano, bet aš tikiu, kad nesu vienas. Štai daiktas, mano vardas ir teisinga jo rašyba yra mano paraše ir el. Pašto adresuose, kurie yra visiškai atviri, kad siuntėjas galėtų juos pamatyti. Aš taip jautriai reaguoju į šią problemą, kad prieš paspausdamas siųsti, aš reguliariai patikrinu vardų, kurie paprastai turi daugiau nei vieną variantą, rašybą (Kristin, Stephen, Markas, Carrie ir taip, dar daug daugiau).
Ar tai trunka dvi papildomas sekundes? Aišku. Bet akivaizdu, kad pagal didžiąją dalykų schemą tam nėra laiko. Labiau norėčiau, kad tai būtų padaryta iš pirmo karto, nei kad turėčiau atsiprašyti už savo neatsargią klaidą. Jei esate toks užsiėmęs, kad net negalite gauti tinkamo asmens vardo, tada ką dar turite daryti skubotai? Tuo stebėsis tavo skaitytojas. Ši maža ir neginčijamai paprasta klaida reiškia daugybę kitų jūsų galimybių. Taigi dar kartą patikrinkite savo darbą ir teisingai kreipkitės į asmenį.
Tikriausiai bet kurią dieną siųsite ir gausite daug el. Laiškų. Venkite mažų neatsargių klaidų, kurios pirmiausia siunčia pranešimą, kad nesate toks profesionalus, koks esate. Neaukokite kokybės vardan greičio ir dėl Pete'o (ar tai Peteris?) Nepraraskite pagarbos taškų dėl išvengiamos el. Pašto klaidos.
