Ar jūsų el. Laiškai per ilgi? (užuomina: tikriausiai)

Gettysburg adresas buvo 271 žodžio ilgio.

Vakar gavau 350 el. Laišką apie įmonės politikos, susijusios su kavos ir arbatos pasirinkimu, pakeitimą.

Aš žinau - kava yra svarbi. Bet jei Linkolnas 271 žodžiu sugebėjo iškalbingai papasakoti susiskaldžiusiai tautai apie žmonijos ir lygybės svarbą, manau, kad turėtume sugebėti nusiųsti su darbu susijusius el. Laiškus, kurie yra šiek tiek trumpesni.

Labai daug kartų bijome trumpai rašyti el. Laiškus, nes nenorime, kad tai skambėtų, arba todėl, kad manome, kad turime pateikti daug informacijos ar nurodymų, kad galėtume suprasti savo mintis. Ir tai teisinga. Bet aš manau, kad mes visi sutiktume, kad mažiau el. Laiškų palengvintų mūsų darbinį gyvenimą. Ir tai prasideda nuo to, kad kiekvienas būtų šiek tiek trumpesnis.

Čia yra greitas ir lengvas vadovas, kaip išlaikyti jūsų el. Laiškus trumpus ir neskanius (neskamba kaip skurdus).

Supjaustykite pūką

Gaunu daug el. Laiškų, kurie prasideda nuo pūkų. Ir nors tai tikrai malonu, tai taip pat gali būti laiko švaistymas, ypač jei aš jūsų tikrai nepažįstu arba jei ketinu susitikti susitikime 16 val.

Kitaip tariant, nereikia rašyti kiekviename el. Laiške žmonėms, kad tikėjotės, kad jie praleido gerą savaitgalį. Nebent jūs tikrai kreipsitės į ką nors pasivyti, tarkime, kad visi tikimės, kad visi praleido gerą savaitgalį, laukiame artėjančio savaitgalio ir jam apskritai sekasi. Ir tada atsitraukite nuo verslo.

Iškirpti papildomus žodžius

Mes visi pridedame papildomų žodžių prie savo rašymo laikas nuo laiko dėl įvairių priežasčių. Tai daro perėjimus sklandesnius. Tai sušvelnina griežtą kalbą. Kartais tai daro mus protingesnius.

Tačiau el. Paštu jūsų darbas yra ne sukurti tobuliausią pasaulio laišką, bet greitai ir lengvai bendrauti. Tiesą sakant, aš raginu jus pašalinti visus žodžius ar frazes, kurie nėra būtini.

Paimkite šį sakinį iš pranešimo, kurį neseniai gavau:

Šiuo metu manau, kad mums visiems būtų labai prasminga pergrupuoti šį klausimą ir per dvi savaites surengti keletą pagrindinių diskusijų punktų, kurie padės mums arčiau rasti sprendimą, kuris dirba visoms partijoms.

Kokia čia esmė? Sunku pasakyti tiek daug papildomų žodžių. Tokios frazės kaip „šiuo metu“ nieko neprideda, todėl jų nereikia įtraukti. Kodėl neparašius to taip?

„Leiskime visiems sugalvoti 2–3 diskusijų taškus prieš mūsų kitą susitikimą“.

Visi siūlai žino, apie ką jūs kalbate, yra aiškus sakinio taškas ir jūs ką tik sumažinote žodžių skaičių apie 70%.

Būk glaustas, nepainiok

Aš kažkada turėjau viršininką, kuris man atsiųs trumpus, slaptus el. Laiškus, kurie neturėjo prasmės. 8:00 ryte gaučiau el. Laišką, kuriame sakoma tik ši informacija:

„Šiandien pirmiausia tvarkykite„ Facebook “. -MJ “

Ką jis turėjo omenyje rankena? O kaip su „Facebook“ reikėjo tvarkyti? Jo el. Laiškas privertė mane užduoti kelis klausimus atgal, į kuriuos jis turėjo atsakyti. Nors jo pradinis el. Laiškas buvo trumpas, mes galėtume keistis daugiau el. Laiškų ir gaišti daugiau laiko, nei jei jis pirmą kartą būtų pateikęs šiek tiek daugiau informacijos. Jei jis būtų pridėjęs dar keletą žodžių, sakyk: „Šiandien pirmiausia atsakyk į„ Facebook “vartotojo atsakymus, nes per naktį turėjome daug skundų“, mes galėtume išvengti nereikalingų pirmyn ir atgal.

Protingas žodis ir trumpas vykdymas nereiškia tik trumpalaikiškumo. Įsitikinkite, kad vis dar aiški jūsų žinutė.

Norėdami atminti

Prieš suaktyvindami el. Laišką, skirkite dar 30 sekundžių ir perskaitykite. Užduokite sau šiuos klausimus:

Ar yra aiškus, lengvai suprantamas šio el. Pašto adresas?
Ar galiu išimti ką nors, kas nepridėtų prie pagrindinio dalyko?
Ar galima ką nors supaprastinti?

Kuo daugiau treniruositės peržiūrėti savo rašymą, tuo daugiau pamatysite, kad yra tobulintinų sričių. Ir, kas dar svarbiau, tuo daugiau pradėsite automatiškai atlikti šiuos pakeitimus būsimuose el. Laiškuose.

Paskutinis patarimas: sudėkite el. Laiškus į žodžių skaitiklį, kad pamatytumėte, kiek žodžių šiuo metu vidutiniškai naudojate el. Laiške - tai gali jus šokiruoti. Sekite savo pažangą ir pažiūrėkite, kaip žemai galite eiti.