Ten yra epidemija - blogų el. Laiškų epidemija.
Aš tai tikrai supratau maždaug po penkto karto, kai mano viršininkas pakomentavo el. Laišką, kurį nusiunčiau jai apžiūrėti: „Tai tikrai geras el. Paštas!“ Negalvojau, kad tai yra kažkas ypatingo, kol nepradėjau atidžiau domėtis el. Aš gavau. Buvo siaubingų gramatikos klaidų, nepatogių rašybos klaidų, neteisingų vardų, šypsenėlių, tinkamų sveikinimų ar malonumų trūkumo ir senų blogų rašymo būdų. Galėčiau tęsti ir toliau.
Tai nėra tai, kad mes nekompetentingi, žmonės. Mes tiesiog nesureikšminame savo el. Laiškų, kurių daugelis jų nusipelno. Rūpestis, tarkime, redaktorius gali duoti straipsnį.
Taigi, norėdami padėti mums visiems pagerinti komunikaciją darbo vietoje, pateikiame redaktoriaus vadovą, kaip rašyti el. Laiškus, kurie pelnys jums pagarbą (ir atsakymus). Atminkite šias idėjas, kai kitą kartą eisite į gautuosius ir sužinokite, kokį poveikį turi keli maži pakeitimai.
Lėčiau
Aš žinau, kad mes visi stengiamės patekti į pašto dėžutę. Be abejo, kai kuriais atvejais pagreitinti greitą el. Laišką yra prasminga: kai esate per ilgą bendravimo su artimu kolega giją, kai tik atleidžiate dokumentą savo viršininkui ir panašiai.
Bet dažniausiai efektyviam bendravimui (ir geram rašymui) reikia laiko. Reikia laiko suformuluoti savo mintis, išsiaiškinti, ką iš tikrųjų bandai pasakyti, ir aiškiai surašyti žinutę. Galiausiai būtent tai yra el. Paštas - tai bendravimo forma. Ne užduotis.
Taigi, kitą kartą turėsite kam nors parašyti išsamesnį el. Laišką, skirkite jam laiko, kurio jis vertas. Jei reikia, užblokuokite jį savo kalendoriuje. Ir aš nekalbu penkias minutes per vieną el. Laišką - man nėra neįprasta, kad geram el. Laiškui praleidžiu daugiau nei 15 minučių, ypač jei tai pirmas mano bendravimas su žmogumi, kuriam noriu padaryti įspūdį. Leiskite sau turėti tam laiko ir nesijauskite, kaip lėtai ar produktyviai dirbate. Jaučiasi, kaip darai teisingai.
Įsitikinkite, kad jis turi pradžią, vidurį ir pabaigą
Vien todėl, kad gyvename 140 simbolių pasaulyje, dar nereiškia, kad jūsų el. Laiškai turėtų būti tokie. Tiesą sakant, čia bus šiek tiek atkurta vidurinės mokyklos anglų kalba ir klasikinis mėsainių stiliaus esė; tai yra, kiekvienam rašiniui reikalingas įvadas, turinys ir išvada.
Turėtumėte pagalvoti apie savo el. Pašto struktūrą. Kiekvienas skyrius neturi būti ilgas, tačiau ypač pradinio bendravimo metu jis turėtų būti ten. Taigi, ką turėtų įtraukti kiekvienas skyrius?
Įvadas
Visada pradėkite nuo sveikinimo - tai gali atrodyti archajiška, tačiau tai tikrai keičia. Tada, atsižvelgiant į jūsų santykių pobūdį, įžanginė pastraipa yra puiki vieta draugiškam pasveikinimui ( „Tikiuosi, kad jūsų darbo paieška vyksta gerai!“ ), Priminimui apie jūsų pokalbio kontekstą ( „Buvo taip malonu gauti kalbėtis su jumis praėjusią savaitę. “ ) arba įžanga apie tai, kodėl jūs kreipiatės ( „ Norėjau paliesti bazę apie… “ ).
kūnas
Čia galite patekti į savo el. Pašto esmę. Svarbiausia čia atsiminti - suteikti savo gavėjams visą informaciją, kurios jiems reikia, kad ir kokių veiksmų atliktumėte. Tai reiškia, kad reikia pateikti bet kokią kontekstinę informaciją, detales ar duomenis ir pateikti juos logiškai, darniai. Jei el. Laiškas siunčiamas norint perduoti informaciją ar priimti sprendimą (o ne prašyti palankumo), būtinai pridėkite pagrindimą ar paaiškinimą.
Išvada
Laiškų išvados šiek tiek skiriasi nuo rašinių išvadų. Užuot apibendrinę tai, apie ką jau kalbėjote, turėtumėte viską supakuoti atlikdami veiksmus. Jei norite susitikti kavos, pasiūlykite datą ir laiką. Jei jūs gaunate indėlį į projektą, priminkite savo kolegai, ko jums reikia ir kada. Ir jei jūs tik teikiate informaciją, priminkite savo kontaktui, kad jis ar ji gali kreiptis į jus su bet kokiais klausimais. Galiausiai, bent jau savo pradiniame el. Laiške, visada uždarykite jį sveikindami ir pilnu parašu.
Tai gali atrodyti labai daug, bet, kaip sakiau, tai neturi būti ilga. Pvz., Tai yra el. Laiškas, kurį galiu išsiųsti tam, su kuriuo noriu įsitraukti kavos:
Ei, Dave!
Malonu su tavimi susipažinti! Buvo labai smagu pabendrauti su Aleksu, ir kai ji užsiminė, kad ji žinojo tave, aš užėjau ant jo.
Man patinka tai, ką jūs, vaikinai, darote jūsų įmonėje, ir būtų nuostabu pabendrauti su jumis apie tai, kaip jūs galvojate apie internetinę leidybą, naujausią savo dizainą ir kitus dalykus, susijusius su darbu, kurį abu praleidžiame dirbdami.
Ar manote, kad per ateinančias savaites turėtumėte šiek tiek laiko susitikti? Mielai sūpynės po jūsų kabinetus ar ragaukite kavos - kas jums patogiausia!
Geriausias ir laimingas pirmadienis.
Erin
Daug geriau nei: „Ei, Deivai, ar nori kada nors įsipilti kavos?“ tiesa?
Korektūros ir faktų patikrinimas
Kai baigsite įvesti el. Laišką, turėtumėte ne tik siųsti jį į pasaulį. Visada perskaitykite el. Laiškus bent kartą. Jūs ne tik tikrinate pagrindines rašybos ir gramatikos klaidas, bet ir tikrinate tokius dalykus kaip vardų rašyba, įvykiai, į kuriuos jūs kalbate, arba jūsų nurodytos datos. El. Pašto adresas „Ei, Jon“, kai jis turėtų būti „Ei, Jonas“, gali atrodyti mažas dalykas, tačiau jūsų kontaktas pastebės - ir pirmieji įspūdžiai daro didžiulį skirtumą.
Tai taip pat gera mintis galvoti apie jūsų el. Pašto toną. Ar tai skamba pernelyg dalykiškai, kai tiesiog bandai būti draugiškas? Ar esate per daug entuziastingas su šauktukais ir šypsenėlėmis profesionalumo sąskaita? Pabandykite atsitraukti ir pagalvokite, kaip kas nors, pirmą kartą perskaitęs el. Laišką, reaguos į jį - atitinkamai pakoreguokite. Dėl ypač svarbių el. Laiškų aš taip pat paprašau, kad kas nors kitas peržiūrėtų mane - papildomas redakcijos rinkinys niekada niekam nepakenkė.
Pagalvok, kaip jaustumėtės viešai
Galiausiai, prieš paspausdami siųsti, pagalvokite apie tai, kaip jaustumėtės, jei šį el. Laišką perskaitytų kas nors kitas, tik asmuo, kuriam jį siunčiate. O kas, jei tai kažkaip atsidurtų jūsų viršininko gautuosiuose? O kas, jei jis bus paskelbtas internete? (Ei, taip atsitinka.) Tai puikus paskutinis patikrinimas, norint įsitikinti, ar jūsų el. Laiškai skamba pagarbiai ir profesionaliai, ir galiausiai parodo, kaip norite pavaizduoti save pasauliui.
Aš žinau, kad įdėkite į vieną el. Laišką daug darbo. Tačiau turėdami daugybę blogų el. Laiškų, kuriuos gauname kiekvieną dieną, žmonės tikrai pastebės skirtumą, kai geras laiškas atsidurs jų gautuosiuose. Tai gali būti skirtumas tarp to, kad nekreipiate dėmesio ir gaunate tai, ko norite.
