"Microsoft" naudojimasPašto suliejimo funkciją galite siųsti tą patį dokumentą su nedideliais pakeitimais daugybei gavėjų. Sąvoka "sujungimas" susijusi su tuo, kad vienas dokumentas (pvz., Laiškas) yra sujungtas su duomenų šaltinio dokumentu, pvz., Skaičiuokle.
Šio pamokymo duomenys gali būti surinkti su daugeliu "Microsoft Excel" versijų, įskaitant 2007, 2010, 2013, 2016 ir "Office 365" versijas.
"Microsoft Word" pašto derinimo funkcija suderinama su Word 2010, 2013, 2016 ir "Office 365".
Žodis Pašto suliejimo funkcija veikia vientisai su "Excel" duomenimis. Nors "Word" taip pat leidžia kurti duomenų šaltinį, šių duomenų naudojimo galimybės yra riboti. Jei jau turite duomenis skaičiuoklėje, nėra prasmės pakartotinai įvesti visą informaciją į "Word" duomenų šaltinį.
Pasiruošimas duomenų sujungimui
Teoriškai galite naudoti bet kurią "Excel" darbo lapą "Word" pašto derinimo funkcijoje be specialaus pasiruošimo. Tačiau, norėdami optimizuoti pašto sujungimo procesą, turėtumėte šiek tiek laiko pasiruošti savo darbalapiui.
Tvarkykite skaičiuoklės duomenis
Jūsų "Excel" duomenys turėtų būti tvarkingi eilutės ir stulpeliai. Pagalvokite apie kiekvieną eilutę kaip vieną įrašą ir kiekvieną stulpelį kaip lauką, kurį ketinate įterpti į savo dokumentą. Jei reikia atnaujinimo, patikrinkite "Excel" duomenų įvedimo vadovą.
Sukurkite antraštės eilutę
Sukurkite lapo, kurį ketinate naudoti sujungimui, antraštės eilutę. Aantraštės eilutė yra eilutė, kurioje yra etiketės, identifikuojančios duomenis po jo esančiomis ląstelėmis. "Excel" gali būti gudrus, kartais kalbant apie duomenų ir etikečių diferencijavimą, todėl aiškiai juos aiškinkite, naudodami raišką tekstą, ląstelių sieneles ir langelių užkodą, kurios yra unikalios antraštės eilutėje, tai užtikrina, kad "Excel" išskiria jį iš likusių jūsų duomenų.
Vėliau, kai sujungsite duomenis su pagrindiniu dokumentu, etiketės pasirodys kaip sujungimo laukų pavadinimai, todėl nėra painiavos apie tai, kokius duomenis įterpiate į savo dokumentą.
Tai yra gera praktika žymėti stulpelius "Excel" skaičiuoklėje, nes tai padeda išvengti naudotojų klaidų ateityje.
Įdėkite visus duomenis į vieną lapą
Duomenys, kuriuos ketinate naudoti sujungimui, turi būti viename lape; jei jis skirstomas į kelis lapus, turite sujungti lapus arba atlikti keletą pašto sujungimų. Taip pat įsitikinkite, kad lakštai yra aiškiai įvardyti, nes jūs turite pasirinkti lapą, kurį ketinate naudoti, nežiūrint jo.
Duomenų šaltinio susiejimas su "Mail Merge"
Susieti savo parengtą "Excel" skaičiuoklę su "Word" dokumentu:
-
Spustelėkite ant Siuntimas skirtukas iš juosta.
-
Pasirinkite Pradėti "Merge" mygtukas, norint pasiekti išskleidžiamajame meniu.
Kadangi šiame pavyzdyje mes parašysime savo duomenis laiške, mes pasirinksime Laiškas pasirinkimas iš išskleidžiamajame meniu.
-
Pasirinkite Pasirinkite gavėjus mygtukas, norint pasiekti išskleidžiamajame meniu.
Mes norime importuoti savo duomenis iš išsaugoto "Excel" darbalapio, todėl pasirinkite Naudoti esamą sąrašą … pasirinkimas.
-
Iš dialogo lango suraskite ir pasirinkite savo "Excel" failą.
Spustelėkite Gerai Pereiti.
-
Nuo Pasirinkite lentelę dialogo langas, pasirinkite lapą su savo stalu ir spustelėkite Gerai mygtukas.
Jei Excel turi stulpelių antraštes, užtikrinkite Pirmoje duomenų eilutėje yra stulpelių antraštės parinktis yra patikrinta.
-
SpustelėkiteGerai.
Dabar, kai duomenų šaltinis buvo susietas su pagrindiniu dokumentu, galite pradėti teksto įvedimą arba redaguoti "Word" dokumentą. Tačiau negalite keisti savo duomenų šaltinio programoje "Excel". Jei norite atlikti duomenų pakeitimus, prieš atidarant "Excel" duomenų šaltinį turite uždaryti dokumentą "Word".
Įterpimas sujungimo laukus į jūsų dokumentą
-
SpustelėkiteĮterpti jungimo lauką mygtuką įrankių juostoje "Mail Merge", kad atidarytumėteĮterpti jungimo lauką išskleidžiamajame meniu.
-
Pažymėkite lauko, kurį norite įterpti iš sąrašo, pavadinimą ir spustelėkiteĮdėti.
Susirašinėjimo dokumentų peržiūra
Įterpdami sujungimo laukus į dokumentą, "Word" neperkelia duomenų formato iš duomenų šaltinio. Jei norite taikyti formatavimą, pvz., Kursyvu, paryškintuoju tekstu arba pabrėžti, tai turite padaryti Word.
Jei peržiūrėjote dokumentą su laukeliais, abiejuose lauko kraštuose pasirinkite dvigubas rodykles, į kurias norite taikyti formatavimą. Jei peržiūrėjote susietus duomenis dokumente, paryškinkite norimą pakeisti tekstą.
Visi formatavimo pakeitimai atliekami visuose sujungtuose dokumentuose, o ne tik atskiruose.
Susijungimų dokumentų peržiūra
Norėdami peržiūrėti susietus dokumentus, spustelėkite mygtukąPeržiūrėkite sujungtus duomenis mygtukas įrankių juostoje "Mail Merge". Šis mygtukas veikia kaip perjungimo jungiklis, taigi, jei norite grįžti tik į laukus, o ne į jų duomenis, spustelėkite jį dar kartą.
Vykti per susietus dokumentus naudodami " navigaciniai mygtukai ant Pašto suliejimo juosta. Jie yra iš kairės į dešinę:Pirmasis įrašas, Ankstesnis įrašas, Eiti į įrašą, Kitas įrašas, ir Paskutinis įrašas.
Prieš sujungdami dokumentus, peržiūrėkite juos visus arba kiek galite, kad patikrintumėte, ar viskas teisingai sujungta. Ypatingą dėmesį reikia atkreipti į skyrybas ir suskirstytus duomenis.
Kai esate pasirengęs sujungti dokumentus, turite du pasirinkimus. Nepriklausomai nuo pasirinkto metodo, jums pateikiamas dialogo langas, kuriame galite pasakyti "Word", kad sujungtumėte visus įrašus, esamą įrašą ar įrašų asortimentą. Spustelėkite variantą, esantį šalia jūsų pasirinkto, tada spustelėkiteGerai. Jei norite sujungti diapazoną, įrašykite pradžios numerį ir galutinį įrašų, kuriuos norite įtraukti į sujungimą, prieš spustelėdamiGerai. Jei pasirinksite spausdinti dokumentus, pasirodžius dialogo langui, jums bus pateikta Spausdinti dialogo langas. Galite bendrauti su juo taip pat, kaip ir bet kurio kito dokumento. Baigti dokumentą sujungimo paštu
