El. Laiško siuntimas yra lengviausias ir mažiausiai įsiterpiantis būdas užklausoms pateikti komandose. Bet būtent todėl, kad el. Paštas yra toks lengvas, kad gali būti visiškai švaistomas laikas. Išjungus neaiškų el. Laišką, kuriame gavėjams nebus aiškiai pasakyta, ką jie turėtų daryti arba kodėl jūsų užklausa yra svarbi, visiems bus sukurta daugiau darbo.
Veiksmingiausi el. Laiškai temos eilutėje traktuojami kaip skambinančiojo ID ir naudojami žodžiai, kurie iškart sueina.
Čia yra keletas žodžių pasirinkimo patarimų, kurių nereikia ir ko nereikia, kurie aiškiai parodytų jūsų žinią ir neleistų erzinti (ar painioti) jūsų bendradarbių:
1. Kai yra užduočių, kurias reikia atlikti
Nerašykite: ir tt
Rašykite: Tai, Tai arba Šie
Jūsų mokytojai gimnazijoje buvo teisūs - būkite konkretūs! Net jei jūsų el. Laiškas yra po neseno pokalbio ar susitikimo, greičiausiai jis bus pateiktas kaip kažkas, ką reikia padaryti vėliau. Kai jūsų gavėjas bus pasirengęs jį perskaityti, nebus naudinga pamatyti „Darbuotojų susitikimų stebėjimas ir tt“. Vietoj to, aiškiai pasakykite, ko jums reikia, ir parašykite: „Prašau išspręsti šiuos klausimus iš personalo susitikimo“ arba „Ataskaita, aptarta personalo susirinkime“. Pagalvokite apie savo temą, pavyzdžiui, iš anksto parašykite darbų sąrašo elementą, kad lauke būtų lengva. norint pasitikrinti.
2. Kai dalijatės kitu el
Nerašykite: „FWD:“
Parašykite: Pagalba
Tai visada priverčia susimąstyti apie 90-uosius, kai buvo įprasta matyti el. Laiškus, kuriuose buvo maždaug taip: „Fwd: fwd: fwd: fw: Nusiųsk tai 10 žmonių ir tai bus tavo laiminga diena!“ Nebent jūs tikrai siunčiate grandininius laiškus darbe (rimtai, ne), tikriausiai tiesiog dalijatės tuo, ką kažkas parašė, kad norite, jog jūsų bendradarbis perskaitytų ar padarytų ką nors. Tokiu atveju padarykite jai paslaugą ir parašykite „Ar galėtumėte man padėti tai iššifruoti?“ Arba „Panašu, kad klientui reikia pagalbos“. Žinoma, galbūt jūs planavote parašyti tą pranešimą el. Laiško turinyje, tačiau tema yra daug geresnė vieta, jei norite, kad tai greitai pastebėtų.
3. Kai bandai būti asmeniškas
Nerašyk: Ei
Parašyk: tu
Siųsti „Ei“ el. Laiško temoje yra tas pats, kas siųsti tekstinį laišką „Mums reikia pasikalbėti“ draugui ar tam, su kuriuo susipažinai. Nedaryk to! Priversite gavėją įtarinėti, kas bus vėliau, ir galite ilgai laukti atsakymo, nes jis gali niekada neatsidaryti. Kadangi iš tikrųjų gali tekti kalbėtis apie ką nors asmeniško ar privataus, pabandykite „Kada turite laiko 15 minučių pokalbiui?“ Šis požiūris pašalina pranašumą ir suteikia gavėjui jėgų pasirinkti laiką, kuris jam tinka. .
4. Kai jums to reikia dabar
Nerašykite: Skubi
Rašykite: Šiandien
Kai trūksta laiko ir didelis slėgis, „skubus“ yra žodis, kuris gali sukelti tik paniką. Panika yra paskutinis dalykas, kurį turėtų atlikti už užduotį atsakingas asmuo. Jei turite pakankamai laiko atpažinti poreikį ir išsiųsti el. Laišką, taip pat turite laiko iš anksto pranešti, kad „šiandien tai turi būti jūsų pirmas prioritetas“. Jei tai išties skubu, paskambinkite arba paskambinkite asmeniškai. vietoj to.
5. Ir dar viena premijos frazė
Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas yra frazė, kurią visi sakome norėdami nutraukti savo el. Laiškus, bet kurią retai galime naudoti tiesiogiai kreipdamiesi į savo bendradarbius: „Ačiū“. Trumpas, paprastas įvertinimo pranešimas padės stiprinti ryšius tarp jūsų. ir jūsų komandos nariai. Sakoma, kad jūs suprantate jų pastangas ir vertinate jų vaidmenis. Ir tai tikrai lemia pasitikėjimo kritimą.
