Esate sąžiningi, kai kalbate apie el. Paštą. Tiesą sakant, jūs visada stengiatės atsakyti per 24 valandas. Nusibraižykite - akimirksniu nuo gaunamo pranešimo.
Ir dažniau tai ne, tai puiku. Bet kartais atsiųsdamas pirmąjį mintį, kuris atėjo į galvą, gali atsirasti reikšmingas laikas. Čia yra keletas požymių, kad turėtumėte atsitraukti nuo kompiuterio ir grįžti prie pranešimo vėliau.
1. Jūsų atsakymas tikrai ilgas
Deja, neįmanoma diplomatiškai pasakyti kam nors, jūsų manymu, jis yra idiotas. Taigi, jei parašysite el. Laišką, kuriame puikiai matysite aplinkybes, kad niekinate savo bendradarbio mintis, galiu jums pažadėti, kad el. Laiškas iš esmės verčiamas taip: „Štai keli pūkuoti sakiniai. PS manau, kad tavo idėja pasiseks. “
Jei galėtumėte vienu sakiniu parašyti tai, ką galvojate (pvz., „ Niekada nesiimčiau tokio požiūrio“), o jūsų el. Paštas vis dar yra trijų pastraipų ilgio, jūs patiriate problemų. Galite pamanyti, kad patartina vieną skyrių skirti tam, kad suprastumėte, kodėl kitas asmuo gali būti supainiotas, o kitą - tam, kad žinotumėte, apie ką jūs kalbate, o trečią - tam, kad jūsų planas būtų geresnis. Tačiau iš tikrųjų tai yra tik daugiau eilučių, kurias kitas asmuo gali neteisingai suprasti (arba pamatyti gerai).
Verčiau pabandykite būti kiek įmanoma glaustas. Jei nesutinkate su kuo nors, trumpas žodis „aš nesu tikras, kad esame tame pačiame puslapyje“ arba „aš kitaip jį perskaičiau“ iš tikrųjų yra daug gražesnis ir efektyvesnis.
2. Jūsų atsakymas perpildytas skyrybos ženklų
Jei nesakote kam nors, kad kažkas yra geriausia žinia, kokią jūs kada nors girdėjote - ir tai tikrai yra -, turėtumėte būti atsargūs el. Laiške, kuriame pabrėžiama. Jei visi kiti žodžiai yra paryškinti, kursyvu arba rašomi didžiosiomis raidėmis, o skyrybos ženklai yra trimis egzemplioriais; kitas asmuo manys, kad tavo prasmė yra kraštutinė. (Ankstesniame darbe turėjau klientą, kuris visus savo el. Laiškus, net ir kasdieniškus, rašydavo didžiosiomis raidėmis. Darbuotojai mielai minėdavo jo korespondenciją kaip išpirkos užrašus.)
Bet tai ne viskas smagu ir žaidimai. Jei jūsų jausmai nėra teigiami, kitas asmuo gali lengvai pamanyti, kad bandote išreikšti pyktį, priešingai nei sakote, paprastą sumišimą. Pavyzdžiui, „aš nesu tikras, ką tai reiškia ??? !!!!“ atrodo visiškai priešiškas. Laimei, ištaisyti čia gana lengva. Apsiribojimas vienu skyrybos ženklu ir be kursyvo („Nesu tikras, ką tai reiškia.“) Vis tiek reiškia, kad jūs dėl kažko neaiškus, bet tai daug labiau išmatuotu būdu.
3. Jūsų atsakymas neaiškus (net jums)
Skaičiuojate minutes, kol baigsis darbo diena. Arba esate supyktas dėl darbo ir tiesiog bandote išlaikyti savo galvą virš vandens. Kad ir kokia būtų priežastis, esate nenusiteikęs ir jau šešis kartus perskaitėte el. Laišką, kurį rašote.
Ir tikrai, galėtumėte tai patikrinti septintą kartą ir paspausti siųsti. Bet jei jūs vis dar klausiate savęs, ar ši linija yra prasminga, tai ženklas, kad ne, greičiausiai to nėra.
Jei galite grįžti į el. Laišką, tarkime, po pietų ar po artėjančio susitikimo, kuris kelia pavojų jūsų energijai, palaukite. Jei jums reikia atsakyti į ASAP, atsiųskite trumpą atsakymą, pažadėdami atsiųsti daugiau informacijos vėliau. Dažnai greitas pranešimas, patvirtinantis gavimą ir pranešantis, kad susisieksite su daugiau informacijos, palaiko ryšių linijas ir suteikia kvėpavimo erdvę, kad galėtumėte rašyti savo atsakymą, kai turite didesnį pralaidumą.
4. Jūsų atsakymas reiškia, kad jūs einate virš savo pareigų
Jūs žinote, kokios rūšies pranešimai paprastai būna jūsų gautuosiuose. Tačiau kartais kažkas ateina ir jūs galvojate apie bet ką: nuo „Hmm, tai keista …“ iki „Palaukite, ar tai mano darbas?“
Galbūt norėsite atšaukti greitą atsakymą dėl kelių priežasčių. Gal nemanote, kad klausimas vertas jūsų vadovo laiko. Galbūt į galvą ateina puikus atsakymas ir jūs tiesiog ieškote jo, manydami, kad jis bus laikomas iniciatyva.
Pvz., Tarkime, kad klientas siunčia jums el. Laišką apie projektą, kuris nepatenka į jūsų darbo krūvį. Taigi, jūs suprantate, pamatysite, ar galite rasti atsakymą, o jei ne, išsiųskite jai el. Laišką su jį tvarkančio asmens vardu. Tai naudinga, tiesa? Na, o ne tada, kai yra užkulisis, kurio jūs nežinote. Nors ir turėjote gerų ketinimų, galite padėti savo bendradarbį ar viršininką atsidurti sunkioje vietoje.
Geras pasirinkimas yra persiųsti el. Laišką tinkamam asmeniui, pasiūliusiam padėti. Panašu, kad taip: „Artūras iš„ ABC Corporation “paklausė, ar galėčiau perduoti jūsų kontaktinę informaciją. Ar tai būtų gerai? “Arba„ Markas paklausė apie XYZ projekto detales. Ar man būtų naudinga susisiekti su juo ar pasidalyti mūsų tvarkaraščiu? “Tai gali atidėti jūsų atsakymą, bet žinote, kad atsiųsite tinkamą.
Nesate tikri, ar el. Laiškas pateikia teisingą užrašą? Padarykite pertrauką ir grįžkite į ją.
